+38 (044) 467-50-98
Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» решает следующие задачи:
  • создание удобной среды для работы с технической и строительной документацией;
  • централизованное структурированное хранение технической и строительной документации по объектам собственности;
  • структурирование, доступность и удобный поиск архивной документации;
  • контроль своевременной передачи документов в архив;
  • разграничение прав доступа к архивной документации в соответствии с политикой конфиденциальности в компании.

 

Функциональность технического решения позволяет выполнять следующие операции:
  • Ведение каталога объектов собственности;
  • Поддержка работы нескольких, разных по тематике и содержанию архивов компании;
  • Создание структуры архива для разных типов объектов собственности;
  • Создание архивного документа в привязке к определенному уровню структуры архива;
  • Импорт архивных документов;
  • Автоматическое формирование описи содержимого архива;
  • Проведение инвентаризации документов в архиве;
  • Отображение фактического местонахождения оригинала документа и ведение реестра выдачи документов;
  • Оповещение архивариуса об окончании сроков действия документов или о необходимости возврата оригинала документа;
  • Быстрый поиск архивных документов

 

Описание работы

Создание структуры архива

Основным инструментом для работы является справочник Наименования архивных документов, который имеет иерархическую структуру.

Справочник Наименования технических документов

Карточка справочника

Наполнение справочника осуществляется вручную, с использованием вспомогательных компонент Объекты собственности, Разделы архивов и Подразделы архивов или путем копирования созданной ранее структуры. Функция копирования позволяет создавать дерево архива с одинаковыми наборами наименований документов по разным объектам собственности. Документы по одному объекту собственности могут храниться в разных специализированных архивах компании, которые имеют разную структуру. При этом, по разным типам объектов собственности состав документов может отличаться в пределах одного архива.

 

Создание архивного документа

Создать архивный документ можно следующими способами:

  • используя стандартную функциональность системы –из файла или со сканера;
  • используя кнопку «Создать документы» в справочнике Наименования технических документов;
  • используя сценарий Импорт документов. При этом есть возможность указать реквизиты создаваемого документа.

Документ создается с видом Архивный документ и типом карточки Техническая документация.

 

Карточка архивного документа

Реквизиты документа для импорта

Поиск архивных документов

Поиск необходимых документов осуществляется несколькими способами:

  • Создание папок поиска – выбирая необходимые критерии поиска пользователь имеет доступ, например:

— ко всем документам по определенному объекту;

— к документам по всем объектам собственности, находящимся в определенном городе, регионе;

— к документам, определенного архива, раздела архива, подраздела архива и т.д.

  • Использование кнопки «Документы»:

— в карточке справочника «Архивы» — отображение всех документов в выбранном архиве;

— в карточке справочника «Разделы архивов» — отображение документов по выбранному разделу архива;

— в карточке справочника «Подразделы архивов» — отображение документов по выбранному подразделу архива;

— в карточке справочника «Наименования архивных документов» — отображение документов по выбранному наименованию.

  • Использование специального поиска «Поиск архивных документов» — поиск документов по основным реквизитам, например, по сроку действия, по плановой дате возврата, наличию оригинала и т.д.

Критерии поиска

 

Формирование отчетов

 

Отчет Опись документов формируется по кнопке «Опись» в справочнике Архивы. Отчет содержит перечень созданных в системе документов, содержащихся в выбранном архиве по указанному объекту собственности и ссылки на них.

Отчет Инвентаризация содержит информацию о наполнении выбранного архива с учетом указанных параметров: по объекту собственности, по всему архиву, по разделу архива, по подразделу архива. Отчет формируется по кнопке «Инвентаризация» в карточках справочников Архивы, Разделы архивов, Подразделы архивов:

Так же анализировать наполнение архива можно используя фильтры и группировки в справочнике Наименования технических документов, с последующим экспортом содержимого экрана в Excel.

Реестр выдачи формируется по кнопке «Реестр выдачи» в карточке документа или в справочнике Наименования технических документов и содержит информацию о перемещении оригинала документа с указанием местоположения, даты выдачи и возврата документа. Данные для отчета содержаться на вкладке Выдача карточки архивного документа

Бизнес-эффект

Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» позволит реализовать возможности архивного учета, сократив временные и трудовые издержки на работу с архивными документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде. Использование позволяет достичь следующий эффект:

Для работников архива:

  • автоматизировать учет архивных документов;
  • контролировать комплектность архивных документов;
  • гибко разграничивать доступ к архивным документам;
  • обеспечить сохранность (уменьшить физический износ) оригиналов бумажных архивных документов за счет предоставления пользователям архива электронных копий документов.

Для сотрудников организации:

  • осуществлять самостоятельный поиск архивных документов;
  • сократить время на поиск и работу с архивными документами за счет использования электронных копий бумажных документов.