Кейс LLC ENGINEERING CORP.
АВТОМАТИЗУВАЛИ ОБРОБКУ ТА ПОГОДЖЕННЯ
ЮРИДИЧНО ЗНАЧУЩИХ ДОКУМЕНТІВ
- Створили єдину базу документів із метаданими.
- 70 співробітників щодня працюють у системі.
- Розмежували права доступу.
- 4 місяці — термін реалізації.
Про клієнта
LLC ENGINEERING CORP. — провідна інжинірингова компанія України, що проєктує та супроводжує будівництво житлових, комерційних і інфраструктурних об’єктів.
Через складні погодження та великий обсяг кореспонденції компанії було важко обробляти документи й відстежувати їх статус. Щоб пришвидшити процеси та навести лад, вирішили впровадити єдину цифрову систему документообігу.
«Без централізованого сховища було складно зрозуміти, у кого знаходиться документ і як довго він затримується на кожному етапі. Робочі процеси сповільнювались, а через розподілену мережу філій пересилка паперових документів займала надто багато часу».
Аліса Дмітрієва
LLC ENGINEERING CORP
Завдання проєкту
Впорядкувати роботу з документами компанії, щоб прискорити виконання завдань. Оскільки замовник лише формував бачення нових процесів, ми структурували їх із нуля.
Окремо підготували команду клієнта: адаптували англомовні матеріали від вендора та провели навчання.
Створити централізоване сховище документів.
Налаштувати погодження договорів і документації.
Розмежувати права доступу для захисту інформації.
Автоматизувати обробку кореспонденції.
Підхід до реалізації
СТВОРИЛИ ЦЕНТРАЛІЗОВАНЕ
СХОВИЩЕ ДОКУМЕНТІВ
Ми сформували єдину базу, де кожен документ зберігається разом із набором метаданих (назва об’єкта, дата, контрагент, статус тощо). Це перетворило хаотичний набір папок на впорядкований електронний архів. Тепер знайти будь-який договір або проєктну схему можна за кілька секунд, просто ввівши ключовий параметр.
АВТОМАТИЗУВАЛИ КОРЕСПОНДЕНЦІЮ
Ми інтегрували M-Files із поштовими скриньками компанії, щоб всі вхідні та вихідні листи реєструвалися автоматично. Також налаштували маршрути обробки, які дозволяють направляти кореспонденцію відповідальним співробітникам.
НАЛАШТУВАЛИ ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
І КОНТРОЛЬ ДОСТУПУ
Розробили окремі сценарії погодження для різних типів документації: договорів, проєктних документів та фінансових заявок. У системі видно, на кому «завис» документ і як довго він там знаходиться. Тому варіант «я не бачив документ» більше не працює.
Паралельно реалізували систему управління доступом. Завдяки налаштуванню ролей кожен співробітник працює тільки з тими документами, які необхідні для його задач.
ВПРОВАДИЛИ ХМАРНУ АРХІТЕКТУРУ
Безперервність роботи
Інженери можуть працювати з документами навіть на об’єктах у полі — віддалений доступ дозволяє обробляти файли з будь-якої точки світу.
Безпека в умовах воєнних ризиків
Зберігання даних у хмарі гарантує їхню цілісність навіть у разі фізичного пошкодження офісної інфраструктури.
Захищеність даних
Система відповідає вимогам безпеки й комплаєнсу (ISO/IEC 27001:2022, ISO 9001:2015, SOC 2 Type II, GDPR), що забезпечує надійний захист інформації.
ПІДСУМКИ ВПРОВАДЖЕННЯ
Після перших результатів клієнт краще зрозумів можливості системи, тому ми допрацьовували маршрути погодження та логіку доступів уже під час впровадження. Попри нові вимоги, систему запустили за 4 місяці.
Зараз робота прозора: видно, хто отримав документ, де він знаходиться і скільки часу в обробці. Це спростило роботу команди й дало основу для подальшої автоматизації.
Скоротили час на пошук і обробку документів.
Стандартизували процеси погодження документів.
Підвищили прозорість
роботи компанії.
Налагодили роботу
70 працівників у системі.
ВІДГУК КЛІЄНТА
«Система M-Files значно прискорила роботу нашої компанії. Тепер ми маємо повний контроль над документами та завжди знаємо, де вони знаходяться та хто з ними працює.
Особливо цінуємо допомогу команди LITIKO: ми активно спілкуємося з технічною підтримкою, яка допомагає, консультує та масштабує систему під наші потреби. Окрема вдячність Світлані Камінській та Олександру Хуторному за детальні консультації щодо роботи програми.
Важливо, що під час впровадження не було нав’язливих пропозицій — вся увага була спрямована на наші реальні потреби».
Аліса Дмітрієва,
LLC ENGINEERING CORP.
