Кейс “Впровадження рішення для автоматизації процесу відряджень”

Про клієнта 

Внутрішній кейс компанії LITIKO — провідного ІТ-інтегратора в Україні, резидента Дія.City, з понад 20-річним досвідом впровадження систем електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів. Компанія реалізувала понад 350 проєктів для таких клієнтів, як АТБ, ALEF, Київський картонно-паперовий комбінат, Фармак, UNIQA, BASF та ін.

Проблема

Ми запитали у багатьох бухгалтерів, керівників підрозділів фінансових та IT департаментів з якими проблемами вони частіше стикаються при оформленні відряджень.

У багатьох компаніях організація службових відряджень — це складний та неструктурований процес, який передбачає ручне узгодження, обробку заявок, бронювання, звітність після повернення. Такий підхід має:

• Високе навантаження на бухгалтерію та керівників;
• Складний контроль етапів погодження;
• Затримки і втрати документів;
• Повільна швидкість надання звітності;
• Ризики дублювання, неточностей, людських помилок.

Структура розв’язання задачі 

Команда LITIKO вирішила розробити таке рішення по управлінню процесом відряджень, засноване на базі системи Scriptum та адаптоване до реальних задач користувачів.

Ціль — надати уніфікований, контрольований та швидкий механізм планування, узгодження і супроводу всіх етапів відрядження.

Функціонал рішення:

В рамках рішення Litdoc по відрядженнях та авансових звітах реалізовано:

• Заявка на відрядження — створюється з фіксацією цілей, термінів, маршруту, очікуваних витрат.
• Автоматичне погодження — запуск погоджень за ролями: керівник, фінансовий департамент, логістика тощо.
• Формування наказу на відрядження — автоматично на основі даних заявки.
• Звіт по фактичних витратах — фіксація реальних витрат по завершенню відрядження та створення авансового звіту.
• Контроль строків та статусів — нотифікації, прозорість етапів, доступ тільки до інформації.

Спосіб реалізації проєкта 

• Рішення базується на коробковому функціоналі, який налаштовується за 2-3 робочих днів.
• Аналітики LITIKO описали типовий процес службового відрядження, який був уніфікований і зафіксований у шаблоні.
• Після встановлення система одразу готова до запуску — достатньо заповнити довідники структурних підрозділів і ролей.
• Рішення може масштабуватись — для додаткових етапів, специфічних полів, інтеграції з обліковими системами.

Переваги системи в порівнянні з попередньою: 

• зручність роботи з файлами;  
• можливість додавати до картки документу файли різних форматів;  
• зручність роботи з процесом погодження та зручні інструменти контролю;  
• інтуїтивно дуже зручна та зрозуміла система;  
• можливість роботи як з мобільною версією, так із десктопною. 

Результати  по проекту: 

• Зменшено середній час на погодження заявки на відрядження у 2–3 рази.
• Всі погоджені документи (заявка, наказ, звіт) тепер зберігаються централізовано, з прив’язкою до працівника та підрозділу.
• Зведено до мінімуму людський фактор — завдяки шаблонізації, використанню довідників і контролю на всіх етапах

• Підвищено прозорість — керівництво в будь-який момент бачить статуси заявок
• Підготовка звітності тепер займає лічені хвилини, а не дні.

Висновок 

Впровадження рішення для процесу службових відряджень у LITIKO стало прикладом швидкої автоматизації рутинного процесу, що водночас зберігає гнучкість та масштабованість. Завдяки структурованому підходу, компанія забезпечила прозорість, відповідальність та зручність в управлінні відрядженнями, відкривши можливість впровадження подібного рішення для інших бізнесів.