Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» решает следующие задачи:
- создание удобной среды для работы с технической и строительной документацией;
- централизованное структурированное хранение технической и строительной документации по объектам собственности;
- структурирование, доступность и удобный поиск архивной документации;
- контроль своевременной передачи документов в архив;
- разграничение прав доступа к архивной документации в соответствии с политикой конфиденциальности в компании.
Функциональность технического решения позволяет выполнять следующие операции:
- Ведение каталога объектов собственности;
- Поддержка работы нескольких, разных по тематике и содержанию архивов компании;
- Создание структуры архива для разных типов объектов собственности;
- Создание архивного документа в привязке к определенному уровню структуры архива;
- Импорт архивных документов;
- Автоматическое формирование описи содержимого архива;
- Проведение инвентаризации документов в архиве;
- Отображение фактического местонахождения оригинала документа и ведение реестра выдачи документов;
- Оповещение архивариуса об окончании сроков действия документов или о необходимости возврата оригинала документа;
- Быстрый поиск архивных документов
Описание работы
Создание структуры архива
Основным инструментом для работы является справочник Наименования архивных документов, который имеет иерархическую структуру.
Наполнение справочника осуществляется вручную, с использованием вспомогательных компонент Объекты собственности, Разделы архивов и Подразделы архивов или путем копирования созданной ранее структуры. Функция копирования позволяет создавать дерево архива с одинаковыми наборами наименований документов по разным объектам собственности. Документы по одному объекту собственности могут храниться в разных специализированных архивах компании, которые имеют разную структуру. При этом, по разным типам объектов собственности состав документов может отличаться в пределах одного архива.
Создание архивного документа
Создать архивный документ можно следующими способами:
- используя стандартную функциональность системы –из файла или со сканера;
- используя кнопку «Создать документы» в справочнике Наименования технических документов;
- используя сценарий Импорт документов. При этом есть возможность указать реквизиты создаваемого документа.
Документ создается с видом Архивный документ и типом карточки Техническая документация.
Поиск архивных документов
Поиск необходимых документов осуществляется несколькими способами:
- Создание папок поиска – выбирая необходимые критерии поиска пользователь имеет доступ, например:
— ко всем документам по определенному объекту;
— к документам по всем объектам собственности, находящимся в определенном городе, регионе;
— к документам, определенного архива, раздела архива, подраздела архива и т.д.
- Использование кнопки «Документы»:
— в карточке справочника «Архивы» — отображение всех документов в выбранном архиве;
— в карточке справочника «Разделы архивов» — отображение документов по выбранному разделу архива;
— в карточке справочника «Подразделы архивов» — отображение документов по выбранному подразделу архива;
— в карточке справочника «Наименования архивных документов» — отображение документов по выбранному наименованию.
- Использование специального поиска «Поиск архивных документов» — поиск документов по основным реквизитам, например, по сроку действия, по плановой дате возврата, наличию оригинала и т.д.
Формирование отчетов
Отчет Опись документов формируется по кнопке «Опись» в справочнике Архивы. Отчет содержит перечень созданных в системе документов, содержащихся в выбранном архиве по указанному объекту собственности и ссылки на них.
Отчет Инвентаризация содержит информацию о наполнении выбранного архива с учетом указанных параметров: по объекту собственности, по всему архиву, по разделу архива, по подразделу архива. Отчет формируется по кнопке «Инвентаризация» в карточках справочников Архивы, Разделы архивов, Подразделы архивов:
Так же анализировать наполнение архива можно используя фильтры и группировки в справочнике Наименования технических документов, с последующим экспортом содержимого экрана в Excel.
Реестр выдачи формируется по кнопке «Реестр выдачи» в карточке документа или в справочнике Наименования технических документов и содержит информацию о перемещении оригинала документа с указанием местоположения, даты выдачи и возврата документа. Данные для отчета содержаться на вкладке Выдачакарточки архивного документа
Бизнес-эффект
Техническое решение «Архивы технической и строительной документации» позволит реализовать возможности архивного учета, сократив временные и трудовые издержки на работу с архивными документами за счет хранения и обработки документов в электронном виде. Использование позволяет достичь следующий эффект:
Для работников архива:
- автоматизировать учет архивных документов;
- контролировать комплектность архивных документов;
- гибко разграничивать доступ к архивным документам;
- обеспечить сохранность (уменьшить физический износ) оригиналов бумажных архивных документов за счет предоставления пользователям архива электронных копий документов.
Для сотрудников организации:
- осуществлять самостоятельный поиск архивных документов;
- сократить время на поиск и работу с архивными документами за счет использования электронных копий бумажных документов.
