Техническое решение «Планирование отпусков» позволяет выполнять следующие операции:
- Формирование и согласование графика ежегодных отпусков с учетом неиспользованных дней отпуска за предыдущие рабочие периоды;
- Оформление и согласование ежегодного основного отпуска;
- Оформление и согласование дополнительных отпусков согласно закону Украины «Об отпусках»;
- Формирование приказов об отпусках;
- Формирование отчетов о ходе планирования отпусков.
Формирование графика ежегодных отпусков
Ежегодно, в установленную дату в Компании начинается процесс формирования графика отпусков на следующий год. Система автоматически рассылает всем пользователям задания на заполнение графиков отпусков.
Работники, имеющие учетные записи в Системе, самостоятельно создают свои графики ежегодных отпусков. Графики отпусков работников, не имеющих учетные записи, создают ответственные пользователи – табельщики.
Все созданные графики работников группируются по подразделениям и отправляются на согласование руководителям структурных подразделений.
После согласования графиков всех структурных подразделений по каждой службе/департаменту автоматически формируется документ «График отпусков Службы/Департамента», который отправляется на утверждение руководителю службы.
После утверждения графиков всех служб автоматически формируется сводный график отпусков организации, который отправляется на утверждение сотруднику отдела кадров, ответственному за график отпусков.
В любой момент ответственный сотрудник отдела кадров может сформировать отчет с перечнем работников, которые не создали графики отпусков.
Справочник Графики отпусков содержит графики отпусков сотрудников. Записи в справочнике создаются отдельно для каждого работника.
Карточка справочника Графики отпусков содержит реквизиты, необходимые для планирования ежегодного отпуска и его распределения — количество дней в счет будущего периода и за счет отпусков прошлых лет.
При создании графика сотрудником Система контролирует выполнение условий:
- Планирование проводится на следующий календарный год;
- Планирование проводится с учетом доступных остатков;
- Непрерывная часть отпуска должна быть не менее 14 дней;
- Учет праздничных дней;
- Минимальное и максимальное количество дней планируемого отпуска;
- Другие условия, предусмотренные корпоративным стандартом.
Для удобства пользователя разработан специальный интерфейс календаря, непосредственно в котором выбираются даты начала и окончания планируемых отпусков.
За установленное количество дней до даты начала запланированного по графику отпуска работник получает задание со вложенной карточкой справочника Отпуска. Карточка отпуска создается Системой автоматически на основании данных, введенных на этапе создания графика отпусков.
В зависимости от решения работника отпуск отправляется на согласование с непосредственным руководителем или отменяется.
После согласования отпуска с руководителем ответственный сотрудник отдела кадров получает задание на формирование приказа об отпуске.
После выполнения задания на формирование приказа информация об отпуске передается в учетную систему.
Сотрудники, которые были приняты на работу после утверждения графика отпусков компании имеют возможность вручную создать карточку отпуска и отправить ее на согласование по типовому маршруту.
Для оформления дополнительного отпуска сотрудники создают записи в справочнике Отпуска и отправляют их на согласование по типовому маршруту.
После согласования с руководителем и проверки условий отпуска сотрудником отдела кадров ответственный сотрудник получает задание на формирование приказа об отпуске.
После выполнения задания на формирование приказа информация об отпуске передается в учетную систему.
В зависимости от вида отпуска Система контролирует выполнение условий его предоставления:
- Учет остатков;
- Компенсируемый или без сохранения заработной платы;
- Наличие документов, подтверждающих право на отпуск;
- Перенос отпуска на следующий год;
- Деление отпуска на части;
- Учет праздничных дней;
- Обязательное согласование с отделом кадров.
Каждому виду отпуска соответствует одно или несколько оснований предоставления такого отпуска.
Для ведения остатков отпусков разработан специальный справочник. Данные в справочнике Остатки отпусков заполняются путем импорта из учетной системы и обновляются ежедневно по расписанию.
- Приведение процесса предоставления отпусков в соответствие действующему трудовому законодательству Украины;
- Получение механизма контроля за соблюдением законодательства в части предоставления отпусков;
- Сокращение времени на планирование, оформление и согласование отпусков;
- Снижение личных обращений сотрудников в отдел кадров и бухгалтерию.