Техническое решение «Управление командировками» позволяет выполнять следующие операции:
- Ведение реестра командировок;
- Создание Приказа (распоряжения) на командировку;
- Согласование Приказа (распоряжения) на командировку;
- Создание служебных записок по командировке;
- Расчет аванса на командировку;
- Формирование сметы планируемых расходов;
- Оформление командировочного удостоверения;
- Печать бланка отчета об использовании средств (Авансовый отчет);
- Формирование отчета «Журнал командировок».
Описание работы
Ведение реестра командировок
Карточка справочника Командировки содержит реквизиты, необходимые для учета командировок в реестре и оформления командировочных документов:
- Командируемый работник (ФИО, должность, подразделение);
- Цель командировки;
- Плановые и фактические даты отъезда и возвращения;
- Плановая и фактическая продолжительность;
- Пункты назначения;
- Номер и дата приказа.
Вкладка Суммы планируемых расходов содержит информацию о предполагаемых расходах, связанных со служебной командировкой, а именно:
- Суточных расходов за время пребывания в командировке;
- Расходов на проезд;
- Расходов на проживание.
Создание Приказа (распоряжения) на командировку
Создание служебных записок
В Системе реализована возможность создания следующих типов служебных записок:
- О необходимости выезда в командировку;
- О предоставлении автотранспорта для командировки;
- На выдачу бензина для командировки на автомобиле.
Служебные записки создаются по кнопке из карточки командировки. Документы создаются по шаблону и отправляются на согласование по типовому маршруту «На согласование».
Создание служебных записок
Расчет планируемых суточных расходов производится на основании данных справочника Нормы командировочных расходов. Можно установить нормы расходов для:
- отдельного города выбранной страны;
- всех остальных городов выбранной страны (кроме, тех, для которых созданы отдельные карточки);
- всех городов выбранной страны;
- Всех остальных стран (кроме, тех, для которых созданы отдельные карточки).
Техническое решение позволяет учитывать командировочные расходы в таких валютах:
- Украинская гривна;
- Российский рубль;
- Доллар США;
- Евро.
Формирование командировочных документов
После создания Приказа на командировку пользователь имеет возможность сформировать и распечатать документы:
- Плановая смета расходов;
- Командировочное удостоверение;
- Бланк авансового отчета.
Формирование отчета «Журнал командировок»
Отчет «Журнал командировок» формируется в зависимости от выбранных параметров.
Поиск командировок
Сценарий «Поиск командировок» позволяет быстро найти необходимые командировки, например, по сотруднику, по пункту назначения, по датам. В результате работы сценария открывается справочник Командировки, отфильтрованный в зависимости от выбранных параметров.
Дополнительные возможности
При оформлении командировки сотрудники компании имеют возможность ознакомиться с памятками по оформлению командировок по Украине и загранкомандировок, которые содержат необходимую информацию о порядке оформления командировочных документов и возмещения расходов. Наличие этих документов минимизирует обращения сотрудников в бухгалтерию и к секретарю за разъяснениями.
Бизнес-эффект
Техническое решение «Управление командировками» позволит автоматизировать процесс планирования и учета служебных командировок сотрудников. Использование решения позволяет достичь следующих эффект:
- Консолидированный учет командировок всех сотрудников компании, включая офисы и территориально-распределенные подразделения;
- Рациональное управление командировками с учетом требований действующего законодательства;
- Возможность предварительной оценки бюджета на командировку и принятие решения о необходимости в поездке;
- Сокращение времени на оформление и согласование документов;
- Оперативный доступ к информации.
