Кейс Молдовагаз: как оптимизировать делопроизводство в компании на 5 тысяч человек?

Насколько эффективен бумажный документооборот в сравнении с электронным? Вот несколько фактов о бумажном документообороте:

  • Средний жизненный цикл бумажного документа составляет 30 дней;
  • Примерно 90% этого времени документ путешествует от одного сотрудника к другому или ждет рассмотрения вместе с другими бумагами. Соответственно, скорость согласования документов и принятия решений по ним низкая;
  • Только 10% времени уходит на производительную работу с документами;
  • Бумажные документы чаще теряются или портятся, в них сложнее исправлять ошибки;
  • Чаще случается утечка конфиденциальной информации;
  • Документы накапливаются и возникает необходимость организации их хранения;
  • Сложно/невозможно организовать удаленную работу;
  • Инструменты контроля исполнительской дисциплины очень слабые.

В итоге: низкая продуктивность, повышенные затраты, упущенные возможности, технологическое отставание. Поэтому современное предприятие нуждается в электронном документообороте (ЭДО).

Для перехода на ЭДО компания Молдовагаз обратилась к специалистам с многолетним опытом внедрения электронных решений для бизнеса — компании LITIKO.

О клиенте

АО «Молдовагаз» является одним из самых крупных предприятий энергетического комплекса Республики Молдова. Деятельность предприятия и его зависимых обществ направлена на беспрерывное предоставление качественных услуг по поставке, транспортировке и распределению природного газа более чем 740 тыс. потребителям, физическим и юридическим лицам Республики Молдова, а также на транзит природного газа в Балканском направлении. В компании и дочерних предприятиях работают около пяти тысяч человек.

Какие задачи стояли перед командой?

С 2019 года Молдовагаз начала планирование повышения уровня автоматизации бизнес-процессов, в том числе документооборота. На предприятии уже использовали систему Directum 4.0., однако возможности системы использовались ограниченно. Большую часть документов продолжали вести в бумажной форме, документы периодически не согласовывались в установленные сроки либо терялись. Руководящему составу АО «Молдовагаз» было сложно контролировать исполнительскую дисциплину своих сотрудников. Также у старой версии системы были проблемы совместимости с современными операционными системами как на уровне клиентской части, так и на уровне серверной.

Соответственно, основные задачи, которые были поставлены перед командой интеграторов LITIKO:

  1. Стандартизировать и ускорить документооборот.
  2. Перевести делопроизводство на предприятии с бумажного в электронный вид.
  3. Оптимизировать процессы работы с внутренними и внешними документами, сократить время на их на создание, поиск и обработку.
  4. Автоматизировать работу с договорами, ускорить их согласование, усилить и обеспечить эффективный контроль за их выполнением.
  5. Внедрить электронную цифровую подпись для работы с электронными документами, чтобы вести документооборот в электронном виде, отказаться от бумажных документов и ручного подписания. .
  6. Вовлечь больше сотрудников компании в работу с электронными документами, чтобы минимизировать рутинные операции и высвободить время для более сложных производственных задач
  7. Обеспечить дистанционное согласование документов;
  8. Повысить исполнительскую дисциплину.
  9. Обновить платформу Directum до последней версии, поскольку компания перешла на OS Windows 10.

Ход проекта

Специалисты компании LITIKO изучили требования к системе, составили и согласовали план-график работ по проекту и техническое задание, и приступили к работе над проектом. В первую очередь, в рамках подписки и без дополнительных оплат, обновили систему до последней версии DirectumRX 4.1.

Затем были внедрены такие модули, как:

  • организация работы с договорами;
  • работа с организационно-распорядительным документооборотом;
  • внутренние документы (инструкция, регламент, положение);
  • нормативные документы;
  • делопроизводство.

В ходе проекта в электронный вид были переведены такие документы:

  • входящие и исходящие письма,
  • служебные записки,
  • договоры и дополнительные соглашения к ним,
  • приказы и распоряжения,
  • нормативные документы.

Реализовано подписание документов электронно-цифровой подписью, выданной внутренним центром сертификации АО «Молдовагаз».

Сотрудники Молдовагаз обеспечены мобильными приложениями «Directum Solo», позволяющим просматривать и выполнять входящие задания, а также подписывать документы при помощи внутренней ЭЦП.

В результате перехода на ЭДО на смену бумажным документам пришли удобные электронные карточки, в которых часть данных заполняется автоматически, а часть вносится автором задачи.

Формирование задач и списка согласующих

Специалисты Litiko внедрили и настроили автоматизацию формирования задач. Теперь непосредственные руководители автора документа, который отправляется на согласование, добавляется в список автоматически. Для согласования документа начальниками управлений и членами правления организации доработаны два отдельных поля. Таким образом, согласование документа проходит в три этапа:

  1. автозаполняемые руководители;
  2. начальники управлений,
  3. члены правления.

Участники каждого этапа одновременно получают документ на согласование. Пока все участники этапа не согласуют документ, он не пойдет на согласование на следующий этап.

Это обеспечивает соблюдение регламента согласования документа и его последовательное продвижение по этапам. При этом в листе согласования можно видеть, кто из участников уже согласовал документ, и какие есть комментарии.

Эта функция, совокупно с другими нововведениями, позволила сократить средний срок согласования документа с 1 месяца до 3-5 дней.

Механизм схлопывания задач

Еще один новый удобный механизм – схлопывание задач, который позволяет избежать дублирования их в системе. Один и тот же согласующий может фигурировать при согласовании документа и как член правления, и как начальник управления, на этапах 2 и 3, описанных выше. В результате бумажный документ мог попадать к нему в проработку несколько раз.

Механизм схлопывания задач позволил исключить двойную постановку задачи и сделать так, чтобы документ не приходил к одному согласующему больше одного раза.

Настройка прав доступа к документам

Одна из новых функций системы — разделение прав доступа к реестру документов для разных отделов. Так, сотрудники подразделения А не видят всех документов, с которыми работают сотрудники подразделения Б, и наоборот. При этом делопроизводители и руководство видят все документы. Эта функция значительно улучшила защиту коммерческой информации предприятия.

Повышение исполнительской дисциплины и прозрачная отчетность
В системе DirectumRX существует базовая отчетность. Команда Litiko доработала базовый функционал по требованиям заказчика. Теперь отчет показывает эффективность обработки входящей корреспонденции на предприятии. Канцелярия формирует поручение исполнителю, в котором выставляется плановая дата выполнения. По завершению работы с документом, когда документ снимается с контроля сотрудником канцелярии, формируется фактическая дата выполнения. Таким образом отчет отображает полную картину исполнения зарегистрированных документов на предприятии. Использование отчетов позволяет руководителям разных уровней оценивать общую эффективность работы предприятия\организации, а также исполнительскую дисциплину каждого из сотрудников.
Оптимизация процесса делопроизводства
Отказ от бумажного документооборота значительно сократил время выполнения поручений. Если раньше каждый входящий документ распечатывался и двигался по цепочке в бумажном виде, требуя ручного подписания на каждом этапе, то сейчас эти процессы происходят в электронном виде. Сбор резолюций и согласований сократился до нескольких дней, хотя раньше мог длиться месяц и более. Соответственно, ускорилось выполнение поручений.
Проведенная работа с пользователями системы

Специалисты LITIKO провели первичное обучение рабочей группы заказчика. После выполнения настроек и доработок системы команда Litiko разработала и предоставила инструкций по работе для пользователей по каждому направлению, провели обучение сотрудников всех подразделений.

АО «Молдовагаз» подготовило регламент по работе в системе и видео-инструкции по работе с системой в целом и всеми типами документов в частности.

На данный момент сотрудники Litiko продолжают оказывать консультационную поддержку в рамках договора о технической поддержке.

Результаты проекта:
  • Упорядоченная, удобная структура документации и соответственно снижение нагрузки на работников канцелярии;
  • Ускорение процесса согласования документов с несколькими согласующими подразделениями за счет того, что процесс согласования идет параллельно, а не последовательно, как это было с бумажными документами;
  • Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников за счет уменьшения времени, затраченного на поиск документов и поручений;
  • Повышение исполнительской дисциплины сотрудников за счет наличия механизмов контроля сроков исполнения поручений;
  • Снижение риска утери документов за счет хранения документов в едином электронном архиве;
  • Снижение риска утечки информации за счет того, что доступ к документам производится строго в соответствии с назначенными правами;
  • Сокращение затрат на расходные материалы (бумагу, картриджи) и более экологичный процесс делопроизводства;
  • Использование ЭЦП для внутренних документов и отказ от ручного подписания.
Результаты

Снижение риска утери документов за счет хранения документов в едином электронном архиве

Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников

Сокращение затрат на расходные материалы

Срок реализации
4 месяца
Команда проекта

Инна Хоменко (руководитель проекта)

Манакова Виктория (аналитик)

Гальченко Наталья (аналитик)

Липодат Игорь, Круглый Владислав (разработчики)

Стратегия LITIKO #безбумаги​

Нажимайте «Хочу консультацию», чтобы узнать как в вашей организации  перевести в электронный вид весь документооборот?

Оцените преимущества СЭД для вашей организации?
Оставьте заявку и в течение дня с вами свяжется менеджер. Это нужно для уточнения вашего запроса.
Александр Хуторной
Директор по развитию бизнеса LITIKO
Понравился кейс?
Получите консультацию по своему проекту
Вебинар Сергея Литвиненко на тему Юридически значимого электронного документооборота
Cookie.

Мы используем файлы cookie для оптимизации скорости и содержания сайта, персонализации сервисов и удобства пользователей.

Задайте вопрос
менеджер свяжется с вами в течении 20 минут