Как мы автоматизировали учет договоров с контрагентами для крупного производителя продуктов питания

Длительность проекта — 40 рабочих дней
Объем проекта — около 300 человеко/часов
Количество сотрудников предприятия-заказчика — 84 человека

Целью обращения юридического департамента компании-производителя к LITIKO было упорядочить и упростить процесс согласования договоров с новыми контрагентами, поскольку на предприятии:

  • сложный механизм согласования договоров из-за особенностей его организационной структуры
  • участники процесса согласования и подписания договора с новым контрагентом не всегда имели доступ к последней версии шаблона документа
Цели и задачи проекта
  • Ведение единой базы шаблонов и образцов договоров
  • Поддержка регламентов согласования договорных документов
  • Контроль выполнения обязательств по договору
  • Поиск и анализ комплектов договорных документов
  • Ведение реестра договоров
  • Формирование отчетности в различных разрезах
  • Ведение архива договорных документов
Бизнес-процесс До внедрения и После
Общая схема бизнес-процесса

Общая схема согласования договоров с контрагентами выглядит следующим образом:

  • В системе создается контрагент, если с ним никогда ранее не работали.
  • Создается проект договора, который проходит согласование внутри компании.
  • Проект договора согласовывается с контрагентом.
  • Когда все этапы согласования позади, следует утверждение и подписание договора со стороны контрагента.
  • Получение оригинала договора от контрагента.
  • Исполнение и контроль сроков действия договора.

Данную схему бизнес-процесса можно считать типовой для всех предприятий. Но в нашем случае мы усовершенствовали блок “Создание контрагента в системе”. Связано это было с тем, что у бизнес-заказчика существовала определенная процедура проверки контрагента: служба безопасности предприятия подтверждала благонадежность контрагента и давала свое заключение о возможности дальнейшего сотрудничества с ним.

Схема процесса создания контрагента в Системе

Для создания контрагента в системе разработали отдельный бизнес-процесс. Мастер действий запускался в том случае, когда пользователь не находил в справочнике Контрагентов нужного и устанавливал признак “Новый контрагент”.

Запуск мастера действий

После запуска мастера действий, пользователь заполнял необходимые данные и вкладывал документы, подтверждающие благонадежность новой компании, отправлял на рассмотрение в службу безопасности предприятия и юридический отдел.

Если результат проверки был положительным, то в системе создавалась карточка контрагента (карточка компании), в которую заносилась вся недостающая информация, в том числе которая нужна для формирования договора.

Кроме того, данные о новом контрагенте из системы DIRECTUM передавались в 1С:Предприятие для того, чтобы уже в ней контролировать исполнения договора.

Схема процесса обработки договорного документа

Второй особенностью предложенного внедрения стала разработка матрицы согласования договорных документов, аналога которой в стандартном решении вендора нет. Данный механизм, в зависимости от вида и категории договора, определял круг обязательных согласующих и связывал шаблон документа с выбранной категорией договора.

Пользователь мог добавить дополнительных согласующих, а мог и изменить порядок согласования. Пользователю с правами администратора было доступно изменение настроек по каждой из категорий договора, а также добавление новых категорий договоров со своим порядком согласования и шаблоном. Система фиксировала данные изменения и применяла новые правила в новых задачах на согласование.

Результаты внедрения проекта
  • Ускорение процесса заключения договоров
  • Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами
  • Сокращение случаев утери договорных документов
  • Контроль исполнения договорных обязательств
  • Контроль использования утвержденных шаблонов договоров
  • Оперативный контроль состояния согласования договоров
  • Ускорение подготовки и анализа информации по договорным документам в различных разрезах

«Среди особенностей данного проекта можно выделить создание матрицы согласования договоров. Мы разработали механизм, который позволил вычислять на основании других данных, введенных в систему, маршрут согласования договора, а также предоставили пользователю возможность управлять им», — Инна Хоменко, руководитель департамента проектного бизнеса LITIKO LLC.

Результаты

Ускорение процесса заключения договоров

Оперативный контроль состояния согласования договоров

Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами

Срок реализации
40 рабочих дней
Команда проекта

Инна Хоменко — руководитель проекта

Наталья Гальченко — системный аналитик

Святослав Романов — ведущий разработчик по системе DIRECTUM

Стратегия LITIKO #безбумаги​

Нажимайте «Хочу консультацию», чтобы узнать как в вашей организации  перевести в электронный вид весь документооборот?

Оцените преимущества СЭД для вашей организации?
Оставьте заявку и в течение дня с вами свяжется менеджер. Это нужно для уточнения вашего запроса.
Александр Хуторной
Директор по развитию бизнеса LITIKO
Понравился кейс?
Получите консультацию по своему проекту
Cookie.

Мы используем файлы cookie для оптимизации скорости и содержания сайта, персонализации сервисов и удобства пользователей.

Задайте вопрос
менеджер свяжется с вами в течении 20 минут