- Молдавский металлургический завод (г. Рыбница)
- 2500 сотрудников
- С 1990-х годов поставляет продукцию в страны Евросоюза, США, Канаду, Австралию, Юго-Восточную Азию и Латинскую Америку
- Годовой оборот: $500 млн
- Задача: перенести бумажный документооборот в электронный вид с помощью интеграции платформы DirectumRX
Специалисты LITIKO перенесли на платформу DirectumRX 90% документации Молдавского металлургического завода (ММЗ). Чтобы настроить ЭДО предприятия со множеством подразделений, понадобилось 7 месяцев.
В итоге, внедрение системы позволило в разы разгрузить сотрудников завода, сэкономить затраты на бумагу и ускорить бизнес-процессы.
Система делопроизводства на ММЗ не менялась более 30 лет и велась исключительно в бумажном виде. Для внешней коммуникации использовали e-mail, обычные почтовые отправления и телефонную связь.
Регистрация и движение внутренних бумажных документов были не менее громоздкими. Всё это требовало больших операционных затрат и тормозило бизнес-процессы.
Для модернизации LITIKO использовала платформу DirectumRX 4.0. Цель модернизации — перевести на ЭДО ключевые технологические процессы делопроизводства.
Предстояло внедрить несколько модулей и решений, а также обучить ведущих специалистов завода работе в системе.
Но когда менеджмент ММЗ обозначил требования к проекту, стало очевидно, что систему нужно кастомизировать. Каждый модуль требовал апдейта.
Этапы проекта:
- Предпроектное обследование бизнес-процессов ММЗ
- Разработка, оформление и согласование требований к проекту и настройкам системы
- Презентация базовых решений ключевым пользователям компании, и методических материалов по ним
- Дополнения к требованиям
- Создание плана-графика работ по проекту
- Создание технического задания
- Реализация проекта, кастомизация системы под требования компании
- Выявление функциональных особенностей во время тестового запуска. Их внедрение и доработки
- Разработка инструкций для пользователей по каждому направлению — с учетом выполненных настроек и доработок
- Обучение рабочих групп по разработанным инструкциям
- Тестирование системы с целью возможного выявления ошибок и дополнительных пожеланий. Если необходимо, проведение дополнительных работ по системе.
- Подписание договора о технической поддержке
Исторически процесс обработки входящих/исходящих запросов на ММЗ был достаточно громоздким. Бумажный документ попадал в центральную канцелярию, оттуда его направляли в следующий отдел, где присваивали отдельный номер — просто дописывали ручкой. Когда, пройдя несколько департаментов, запрос доходил до исполнителя, на бумаге просто не было места для финального штампа! Всё было исписано номерами, присвоенными каждым департаментом в цепочке.
Число журналов регистрации тем временем перевалило за 300.
Руководство завода было полностью «за» модернизацию этого процесса. Но ключевые специалисты опасались, что в электронном виде станет невозможно отслеживать движение документов. Чтобы снять опасения, пользователям наглядно продемонстрировали, что в электронной системе повышается прозрачность работы, есть возможность отслеживания пути документа, а риск утери информации почти исключен.
В итоге модуль «Делопроизводство» успешно внедрили. Теперь документы «живут» в системе и движутся в электронном виде.
В канцелярии осталось всего 2 журнала: для входящей и исходящей документации. Здесь документ регистрируют, и дальше он движется в электронном виде под одним номером.
А любой руководитель в два клика может посмотреть любой документ в системе.
Внедрив модуль «Делопроизводство», специалисты LITIKO перевели в электронный вид 90% документооборота завода. Кроме того, настроили уровни доступа к секретной коммерческой информации.
Это было одним из ключевых пожеланий руководства.
Этот модуль был успешно внедрен в базовом функционале — специалисты LITIKO добавили только «Регулярные совещания». Однако, существующие шаблоны протокола совещаний клиенту не подошли. Их пришлось серьезно дорабатывать. Причём, несколько раз.
Пользователи, привыкшие к дизайну и формату бумажных бланков, выразили пожелание, чтобы электронный документ был максимально похож на бумажный оригинал.
В частности, шрифты, отступы от края/ между абзацами, и даже знаки пунктуации нужно было сделать такими, как в бумажном бланке. Чтобы выполнить все пожелания клиента, пришлось даже подключать сторонние библиотеки. В итоге пользователи получили комфортный и привычный для них формат.
ММЗ выпускает несколько видов продукции: металлопрокат, арматуру, фасонный прокат и др. Свои требования заказчики прописывают в запросе, который поступает по одному из каналов коммуникаций (обычная почта, телефон или e-mail). Далее идет преддоговорной, договорной и последоговорной процесс, в котором задействовано 5 подразделений.
Процесс выглядит так:
- Запрос покупателя движется из одного подразделения в другое
- Прорабатывается на каждом этапе
- Детализируется и согласуется с заказчиком
- Трансформируется в коммерческое предложение
- КП согласовывают с заказчиком
- На основании КП формируется договор
- Формируется заказ на производство и отгрузку.
Всего было задействовано около 10 видов бумажных документов. И обработка каждого из них занимала рабочее время нескольких специалистов.
Теперь процесс проработки запроса, поступившего по любому каналу, движется по этапам преддоговорного, договорного и постдоговорного процесса в электронном виде. Это минимизировало риск потери важной информации и в разы ускорило процесс обработки документов.
Помимо основных модулей, были настроены еще два решения, связанных с преддоговорной деятельностью: конкурентные листы и техническая проработка. Конкурентные листы — это рабочий инструмент службы закупок. В этот электронный лист вносится информация о ценах и характеристиках продукции внешних поставщиков, которые присылают свои КП с предложениями . По итогам выбирается поставщик и осуществляются закупки.
Матрица согласования договоров:
На ММЗ существуют такие виды внутренних документов: приказы, распоряжения, постановления, служебные записки, заявки, дополнительные акты. Например, заявки на транспорт, которые раньше заполняли вручную и передавали в транспортный цех. Либо заявки на разработку в производственно-конструкторский отдел.
Внутренние документы в бумажном виде продвигались через канцелярию по департаментам.
После внедрения системы 90% организационно-распорядительных документов перевели в электронный вид. Вместо нескольких видов актов создан единый тип электронных документов «Акт», который пользователь вручную запускает по свободному регламенту на согласование.
Несколько типов заявок в разные департаменты тоже перевели в электронный вид.
Разработали инструкции и обучили 18 ключевых специалистов
Команда LITIKO разработала понятные инструкции и методички по каждому направлению.
За 2 недели курс обучения по базовым инструкциям прошли 18 ведущих специалистов ММЗ. После этого провели тестирование системы — чтобы учесть возможные вопросы и пожелания пользователей.
На данный момент первую линию техподдержки на 90% закрывает специалист предприятия. По более сложным вопросам или в случае сбоев в системе, согласно договору технической поддержки, помогают консультанты LITIKO.
В ходе проекта вышла новая версия платформы — DirectumRX 4.1, в которой вместо веб-сервисов перешли на сервис интеграций. Процессы там настроены совершенно иначе. К тому времени одна из двух интеграций уже была настроена под веб-сервисы прошлой версии, DirectumRX 4.0. Заморозить работу над ней и заниматься другими модулями, а потом перенастроить первый — означало бы затянуть проект.
Озвучили заказчику ситуацию: если мы сейчас реализуем проект, то при следующем обновлении системы вам придется переписать модули, связанные с интеграцией. Кроме того, за новую версию клиенту нужно было доплатить. В итоге, специалисты LITIKO сумели провести конвертацию прямо в ходе проекта. Форс-мажорная ситуация была решена.
- Внутренний документооборот оцифрован на 90%
- Значительно снизилась нагрузка на центральную канцелярию
- Процессы работы с внутренними документами стали электронными, что позволило разгрузить делопроизводителей.
- Реализованы механизмы ознакомления, подачи и согласования документов.
- Секретные коммерческие документы тоже стали электронными, с возможностью контролировать уровень доступа к ним
- Менеджменту завода теперь доступен мониторинг документов на каждом этапе.
- В системе заведено 700 учетных записей — по количеству пользователей
- Подписан договор технической поддержки с LITIKO.
- Модуль «Делопроизводство»: входящие и исходящие письма, внутренние документы;
- Модуль «Совещания»
- Работа с оргдокументами: приказы, распоряжения, служебные записки, заявки.
- Модуль «Договоры» + работа с документами «Технические проработки» и «Конкурентные листы».
