Кейс Аратта Инвест: зависит ли пользовательский опыт и эффективность использования системы от качества технической поддержки?

Предприятие «Аратта Инвест»

Коллектив ООО «Аратта Инвест» работает с 2003 года.

Деятельность предприятия направлена на массовое производство молотовых и прессовых поковок. «Аратта Инвест» изготавливает поковки по чертежам, которые им предоставляет заказчик. Масса поковок колеблется от 50 килограммов до 7 тонн.

В первую очередь, на предприятии концентрируют свое внимание на качестве выпускаемой продукции, которая полностью соответствует ГОСТам. Здесь работает только высококвалифицированный персонал, что позволяет предприятию гарантировать высочайшие качественные характеристики каждой единицы продукции.

Продукция «Аратта Инвест» зарекомендовала себя не только на внутреннем рынке Украины, но и за ее пределами. Выпускаемые поковки пользуются спросом также в странах ближнего и дальнего зарубежья.

Компания «Аратта Инвест» имеет большой опыт использования систем автоматизации. Еще до 2018 года команда пользовалась системой Directum. В 2018 году приобрели более новую версию системы — Directum RX. Был настроен стандартный функционал системы Directum RX в облаке вендора. Первый год обновленной системой практически не пользовались. Затем начали понемногу использовать, был обучен секретарь, стали вносить входящую и исходящую документацию.

Техническое обслуживание осуществляла компания-вендор. Но его качество не устраивало руководство, т.к. вопросы решались долго, возникали сбои и трудности. В компании специалиста по системе не было, поэтому руководству компании часто приходилось заниматься администрированием системы самостоятельно.

При этом были некорректно настроены права пользователям: одни документы не были доступны пользователям, которым нужно было с ними работать, но в тоже время конфиденциальная информация могла попасть к широкому кругу лиц компании.

Пользователи системы сталкивались со сложностями в использовании системы: не могли самостоятельно редактировать и регистрировать документы; документы (входящие/исходящие письма, заявки, спецификации) создавались и заполнялись вручную на компьютерах под каждый контакт с клиентом или партнером компании. Это значительно замедляло работу и приводило к ошибкам, связанным с человеческим фактором.

Т.о. стала задача в качественном обслуживании и технической поддержке системы. Вендор предложил компанию LITIKO как официального представителя. И с ноября 2021 года началось сотрудничество компаний «Аратта Инвест» и LITIKO по технической поддержке существующей системы в компании.

1. Делопроизводство: входящие и исходящие письма
2. Документооборот (договора, сертификаты, приложения и т.д.)

1. Подключение новых пользователей и распределение прав доступа, роли, группы
2. Переход с российского облака вендора на свой сервер
3. Расширение области использования системы (настройка шаблонов, карточек документов, писем), настройка системы под запросы и требования компании (внешний вид, процессы)

Техническое сопровождение и поддержка. Администрирование системы.

• добавить/убрать пользователя;
• назначение прав и ролей новым и существующим пользователям для корректного доступа к документам;
• настройки общих папок документов всех сотрудников (для быстрого доступа к определенным документам);
• добавление новых видов документов, новых журналов регистрации и т.д.

Перенос системы из облака.

Для независимой работы системы руководством «Аратта Инвест» было принято решение о переходе с облака вендора на свой сервер. Для этого сотрудники LITIKO провели перенос системы и миграцию данных.

После перевода системы с российского облака, необходимо было сделать украинскую локализацию системы: изменение и добавление полей документов в соответствии с требованиями украинского законодательства; перенос данных, внесенных ранее; очистка системы от российских каталогов (города, банки, области); интеграция с Украинскими банками; корректировка справочников.

Работы по расширению функционала.

• Настроены правила и процессы согласования различных документов (в т.ч. входящих и исходящих договоров.
• Созданы шаблоны документов для автоматического заполнения реквизитов и необходимых полей (контрагент, номера договоров, адреса, дата, регистрационный номер и т.д.)
• Внесены изменения во внешний вид системы (добавлены/изменены различные кнопки, поля и т.п.)
• Проведено точечное обучение ключевых сотрудников работе в системе по основному и новому функционалу

Результатом совместной работы «Аратта Инвест» и LITIKO стала актуализированная система, которой стали активно пользоваться сотрудники компании. Команда LITIKO продолжает оказывать техническое сопровождение и администрирование системы, выполняя различные задачи от заказчика.

1. Проходит более оперативное согласование вопросов по договорам за счет подключения к системе всех необходимых для согласования специалистов.
2. Вся входящая и исходящая документация зарегистрирована в системе.
3. Созданы шаблоны карточек предприятий (партнеров и клиентов) и шаблоны документов для более оперативного заполнения документов. Тем самым уменьшается время, необходимое на создание, согласование и отправку документов.
4. Система переведена с облака вендора на сервер компании, что дает компании независимость в кастомизации системы и безопасность данных.
5. Регистрация, сохранение, оформление документов проходят в системе, что обеспечивает оперативный доступ к необходимым документам.
6. Появилась возможность быстрого согласования, назначения заданий, коллективной работы с документами.
7. Оптимизировано количество персонала.
8. Весь персонал стал вовлечен в использование системы.
9. Обучение новых сотрудников проводится самостоятельно командой компании.
10. Быстрая обработка запросов по технической поддержке.