Кейс BASF: Подписание документов КЭП и MobileID в Украине
Диджитализация бизнеса заказчика
Идея реализовать систему электронного документооборота возникла в связи с тем, что BASF принял решение о диджитализации своих рабочих процессов.
«Когда мы просто подсчитали число документов, которые генерируем ежегодно (а это десятки тысяч!), вопросов, что делать дальше, не возникло»
Поняв, сколько времени сотрудники компании тратят на работу с бумагами, в BASF приняли решение перейти на электронный документооборот.
Прежде чем внедрять систему электронного документооборота (СЭД), определили основные направления работ:
- снизить количество времени при работе с документами;
- упростить процедуру оформления и обработки документов;
- повысить качество выполняемой работы сотрудниками компании.
Одной из важных задач проекта внедрения стала разработка механизма подписания документов в Directum RX с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП), что соответствует требованиям действующего законодательства Украины.
«Подписание документов ЭЦП»
Процесс перевода документов в электронный вид проходил в несколько этапов. На первом этапе были переведены бухгалтерские, кадровые документы и договора. Важно было, чтобы подписанные документы не потеряли своей юридической силы.
Именно по этой причине одним из основных этапов реализации проекта была разработка решения по подписанию документов квалифицированной электронно-цифровой подписью (КЭП). Реализована работа сертификатами электронной подписи, которые выданы украинскими Аккредитованными центрами сертификации ключей (АЦСК) и хранятся на токенах и SIM-картах Mobile ID (Vodafone).
До внедрения и После
В Украине с 2003 года цифровая подпись приравнена к собственноручной подписи (печати). Если имеется подтверждение усиленным сертификатом ключа, то подпись считается наделенной юридической силой и может использоваться для подписания документов.
Первоначально Directum RX поддерживал подписание документов исключительно российской ЭЦП. Поскольку внутри системы существовала определенная программная среда со своими требованиями, при разработке решения важно было органично в нее вписаться. В марте 2020 года в версии Directum RX 3.3 появилась возможность работать с подписями других стран (в том числе и украинской).
Базовый функционал системы Directum RX позволяет подписывать документы при помощи сертификата ЭП, который можно хранить на локальном диске ПК, USB-флешке, USB-токене или cмарт-карте. Отметим, что после внедрения решения пользователи получили возможность подписывать документы также с помощью SIM-карты Mobile ID мобильного оператора Vodafone.
Кроме того, реализовано создание PDF с отметкой об ЭП и функция экспорта документов с ЭЦП.
Чтобы подписать документ, пользователь должен выбрать нужный ему документ в системе Directum RX, нажать кнопку «Подписать» и в открывшемся диалоговом окне выбрать сертификат для подписания и тип подписи.
Серверная часть плагина формирует хэш подписываемых данных и передает его в клиентскую часть плагина. Клиентский плагин, который установлен в агенте веб-доступа, обращается к веб-сервису, который по отпечатку сертификата возвращает в плагин номер телефона пользователя.
Если номер телефона найден, веб-сервис обращается к оператору мобильной связи для получения списка должностей пользователя в компании.
Оператор мобильной связи отправляет запрос ввода пароля на мобильное устройство.
Если веб-сервис не обнаружил номер телефона, то возвращается ответ о невозможности подписания.
После корректного ввода пароля оператор мобильной связи возвращает должности пользователя в клиентскую часть плагина через веб-сервис.
Если должность одна – ее идентификатор с хэшем данных и номером мобильного телефона направляется с клиентского плагина через веб-сервис к мобильному оператору для подписания. Если должностей, для которых доступен метод усиленного подписания, несколько, то выводится окно выбора должности на рабочем месте пользователя. Если должностей с правом подписи документа нет – возвращается сообщение о невозможности подписания.
Для подтверждения операции, оператор снова запрашивает пароль в телефоне пользователя, после чего, в случае успеха, возвращает подпись через веб-сервис в систему Directum RX и связывается с подписываемым документом.
Для проверки подписи также реализован метод серверной части плагина, который верифицирует подпись отправляя запросы на OCSP-сервера Центров сертификации. Результат верификации доступен в интерфейсе Directum RX.
Для настройки плагина созданы конфиденциальные файлы конфигураций с параметрами для настройки в конкретном сетевом окружении.
— при подписании сертификатом ЭП в отметке содержится информация о сертификате ЭП, его владельце, сроке действия и время подписания;
— при подписании простой ЭП (без сертификата) в отметке содержится ФИО сотрудника, который подписал документ, его идентификатор в системе и время подписания;
— возможно нанесение малого штампа
Также в рамках проекта реализована возможность выгрузки документа с информацией о подписях для предоставления в проверяющие органы. Файл документа вместе с файлами подписей возможно проверить на внешнем ресурсе.
Из системы выгружаются последние подписанные версии документов (которые удовлетворяют условиям отбора) в указанную пользователем директорию экспорта.
Для выгрузки документов предусмотрены параметры:
- Выбор документов по критериям:
- Наша организация;
- Контрагент;
- Вид документа;
- Дата с;
- Дата по.
- Выбор документов из папки в системе;
- Тип подписи для выгрузки:
- Утверждено;
- Согласовано;
- Не согласовано.
- Группировка:
- Не группировать;
- По контрагентам;
- По типам документов.
В зависимости от выбранной группировки в каталоге для экспорта формируется следующая структура:
- Не группировать – для каждого выгруженного документа создается отдельная подпапка.
- По контрагентам — для каждого контрагента создается отдельная подпапка. Выгруженные документы размещаются в подпапках с наименованием соответствующего контрагента.
- По типам документов — в результате создаются подпапки с названиями выгруженных типов документов. Выгруженные документы размещаются в соответствующих подпапках.
- Реализован удобный механизм подписания электронных документов с использованием ЭЦП, что позволило ускорить создание, корректировки, подписание и пересылку документов контрагентам.
- По запросу клиента веб-сервис был модернизирован для возможности отправки запросов к мобильному оператору через прокси.
- 150 сотрудников охвачены проектом. Благодаря внедрению инициативы удалось заметно снизить время на работу с документами. Это позволяет уделять больше рабочего времени непосредственно работе с клиентами и партнерами;
- Оцифровано около 60% от общего количества документов. В планах также — охватить и неавтоматизированные процессы, завершив полный переход на электронный документооборот;
- В 7 раз снизилось количество ошибок в документах. Если раньше ошибку содержал каждый 3-й отчет, после внедрения решения ошибки были обнаружены только в каждом 20-м отчете. Этот момент больше связан с процессом адаптации к системе, прогнозируется, что и эта цифра уменьшится.
«Основными задачами для BASF являлись специфика внутреннего документооборота и возможность максимально адаптировать решение под компанию. Для реализации проекта в результате тендера мы выбрали компанию Litiko, которая обладает необходимыми компетенциями и опытом.
Важным аспектом стало для нас то, что увеличилась скорость работы с документами, в том числе их создание и доставка. Чем меньше времени менеджер тратит на документы, тем больше внимания может уделить партнеру.
Реализация проекта стала важным этапом на пути диджитализации BASF. У нас уже есть идеи по дальнейшему развитию. Мы понимаем, что современное общество привязано к смартфонам. Поэтому в ближайшем будущем следующее, что хотим реализовать, это просмотр и подписание документов в мобильном приложении».
Хоменко Инна Васильевна
Руководитель проекта
Липодат Игорь Александрович
Разработчик
Романов Святослав Викторович
Разработчик
"ООО БАСФ Т.О.В "Свидетельствует свою благодарность ООО "ЛИТИКО" за блестящее внедрение системы электронного документооборота на базе продукта Directum RX.
Выражаем благодарность ООО "ЛИТИКО" за учет всех требований заказчика и за оперативную реакцию на какие-либо изменения или проблемы. А также, отдельно, за создание и имплементацию модуля электронной подписи в соответствии с законодательными требованиями."
