Внедрение решения «Планирование отпусков» на основе системы Directum на фармацевтическом предприятии с численностью более 2000 человек
Компания по производству лекарственных препаратов, в которой работает более 2000 сотрудников
Перед компанией стояли следующие задачи:
- Формирование и согласование графика ежегодных отпусков;
- Оформление ежегодного отпуска;
- Оформление дополнительных отпусков;
- Формирование приказа об отпуске (ежегодный, дополнительные);
- Контроль за выполнением плана отпусков.
На момент обращения к нам учет отпусков в компании велся в двух не связанных между собой системах: в учетной и документооборота, которыми занимались различные департаменты предприятия. В учетной системе велись остатки по отпускам, а в системе документооборота — планирование отпуска.
Необходимо было определить регламент работы с заявлениями на отпуск, а также проблему синхронизации между этими системами: правильно построить процесс учета остатков отпусков, корректно согласовать действия сотрудников по оформлению отпусков и отражения остатков отпусков в каждой из систем.
Важный нюанс проекта: сотрудники, которые работают на заводе, как правило, в систему учета отпусков доступа не имеют. За них должен кто-то представлять информацию об отпуске. Поэтому в системе должна быть процедура согласования и сообщения сотрудника о том, согласовали ли ему или не согласовали отпуск, какие дополнительные документы ему нужно предоставить в бухгалтерию, чтобы завершить оформление отпуска, и тому подобное.
Промышленное предприятие — это предприятие на котором соблюдаются все возможные виды отпусков согласно действующему законодательству Украины. Руководство компании ставило перед нами следующие задачи:
- необходимо было спрогнозировать финансовую нагрузку на те месяцы, когда сотрудники уходят в отпуск, и суммы выплат по компенсациям этих отпусков.
- не испортить уже устоявшийся на предприятии рабочий процесс, обеспечив при этом сотрудников отдыхом в соответствии с действующим законодательством.
- фиксировать неиспользуемые отпуска для того, чтобы была возможность или выплачивать компенсацию по ним, или контролировать использование этих отпусков.
Цели внедрения решения
- Привести в соответствие с действующим трудовым законодательством Украины порядок предоставления отпусков
- Получить механизм контроля за соблюдением трудового законодательства Украины
- Снизить общее время на согласование заявок на отпуск
- Создать единую точку регистрации заявлений на отпуск
- Сделать прозрачным процесс согласования заявок на отпуск.
Реализовали возможность подавать заявление на отпуск от имени сотрудника. Автоматизировали процесс согласования отпусков, сохранив при этом существующую систему их согласования, то есть снизу-вверх (сначала согласование отпусков непосредственным руководителем, затем согласование руководителем вышестоящего подразделения графиков отпусков в нижестоящих подразделениях).
При разработке решения мы разработали наглядный механизм выбора отпуска в виде календаря, где сотрудники могли визуально выделить начало и конец отпуска. Кроме того, данные об отпуске сразу же переносились в карточку заявления. Если же отпусков было несколько, то сотрудник, открывая свой график отпусков на следующий год, мог видеть их выделенными разными цветами.
Такой же механизм был использован и для руководителей департаментов. Поэтому при согласовании отпусков своих подчиненных они могли наглядно видеть все графики и быстро принимать решения.
Помимо планирования отпусков система учитывала и фактическое использование отпусков. Она автоматически сообщала как сотрудника, его руководителя, так и бухгалтерию о приближении отпуска за определенное количество дней.
По требованию заказчика не было жесткой привязки к графику отпусков. В системе мы предусмотрели возможность выбора сотрудником даты выхода в отпуск.
Производство решение «Планирование отпусков» на базе системы Directum позволило предприятию проводить кампанию по согласованию отпусков на следующий год в течение одного месяца. Решение «бесшовно» интегрировалось с учетной системой организации: мы обеспечили двустороннюю синхронизацию данных по неиспользованным отпускам между системами учета и документооборота.
«Понравилась коммуникация с бизнес-заказчиком. Общение было очень конструктивным, не было сложностей в построении и согласовании бизнес-процессов. Это очень важно, поскольку, как правило, на проектах такого масштаба это большая редкость. Кроме того, чтобы успешно реализовать проект, мы подтянули свои знания законодательства, в части управления персоналом предприятия».
Инна Хоменко. Руководитель проекта
- Сокращение времени на создание годового плана отпусков с 3 месяцев до 3 недель
- Снижение личных обращений сотрудников в отдел кадров и бухгалтерию — в 3 раза
- Снижение количества ошибок при оформлении отпуска — в 6 раз
- Снижение количества неиспользованных дней отпуска — в 3 раза.
