Минюст приказом от 21.04.2022 г. № 1581/5 внес изменения в Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных собственным приказом от 18.06.2015 г. 1000/5 (далее – Правила).
Изменения начали действовать с 27.04.2022 г. (опубликовано в Официальном вестнике Украины от 26.04.2022 г. № 32).
Важно: теперь оформление реквизитов организационно-распорядительной документации и порядок их расположения осуществляется с учетом требований Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. ДСТУ 4163-2020» (п. 11 гл. 1 разд. II Правил).
Что изменилось в Правилах?
- Организация делопроизводства в учреждении возлагается на службу делопроизводства, которая обеспечивает регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архив учреждения.
Служба делопроизводства разрабатывает инструкцию по делопроизводству учреждения, которой одновременно регламентируются вопросы организации делопроизводства в бумажной и электронной формах. Инструкция по делопроизводству утверждается распорядительным документом учреждения. - Ответственность за компанию делопроизводства и архивного дела сейчас несет управляющий учреждения, а не бухгалтер. Контроль за оформлением на должном уровне документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях осуществляют их руководители.
Поэтому, подчеркиваем, что руководитель предприятия должен выбирать организацию делопроизводства на предприятии (электронный документооборот или бумажный), а также быть осведомленным в этой теме. - Изменены требования к обозначению «Наименование учреждения» в документах.
- Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и внесение его в дело).
- Проекты нормативно-правовых актов, приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственных вопросов и приложения к ним визируются также руководителем службы делопроизводства, руководителем структурного подразделения (специалистом) по предотвращению и обнаружению коррупции, а также редактором (при наличии).
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам и приложения к ним визируются работником кадровой службы, создавшим документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов должностными лицами структурного подразделения по предотвращению и выявлению коррупции (при наличии), бухгалтерской службы, другими должностными лицами, к которым относится документ. - Уточнен порядок внесения надписи об удостоверении документа и его копии, в т.ч. при отправке документа в бумажной форме одновременно нескольким учреждениям; в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько человек; при подписании общего документа несколькими лицами, занимающими одинаковые должности и т.п.
- Личные дела руководящего состава и работников предприятий, учреждений и организаций сохраняются по основному месту работы.
- Удаление документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещается.
На некоторых предприятиях документооборот ведется как в электронном, так и в бумажном виде. Это значительно увеличивает время для подготовки таких документов. По новым Правилам этого делать не нужно.
Ознакомиться с документами можно по ссылкам: