Вышла новая версия Directum RX 4.1: какие возможности для пользователей появились?

Среди полезных нововведений: автоматическая разблокировка карточек, настройка сценариев согласования документов, отправка их нескольким адресатам одновременно. Ожидается, что новая версия облачным клиентам станет доступной в ближайшие дни, а для пользователей локальной версии обновления вступят в силу спустя несколько недель.

Обновленный веб-клиент

Поскольку каждый пользователь системы использует веб-клиент, важно, чтобы он отличался удобным дизайном, повышал эффективность работы. С этой целью вендор в новой версии программы предусмотрел следующие изменения:

Автоматическая разблокировка карточек

Ранее, если кто-нибудь из сотрудников редактировал карточку документа, то другие могли только ее просматривать. Чтобы снять блокировку, приходилось писать администратору системы.

Сейчас “режим просмотра” имеет двухчасовое ограничение. То есть, если пользователь открыл карточку, внес в нее изменения и больше не редактировал в течение 2 часов, то она автоматически разблокируется и станет доступной для редактирования коллегам. Свободную карточку возможно повторно отредактировать, кликнув по ссылке в сообщении.

Фильтр записей по датам

В новой версии вендор улучшил фильтр по датам: добавлена возможность задавать период дат.

Например, вывести в списке только задачи с датой создания в прошлом месяце, или договора, созданные в период с февраля по апрель.

Также списки можно отфильтровать по числовым значениям. К примеру, среди “Входящих счетов” вывести только те, сумма которых находится в нужном диапазоне:

Исполнители в тексте задачи

В более ранних версиях Directum RX для просмотра исполнителей задачи (parent task) нужно было развернуть весь список подзадач (child task). Теперь же фамилии ответственных сотрудников можно увидеть сразу в тексте parent task, причем те, кто выполнил подзадачи, отображаются первыми:

Важность в теме задачи

В списке задач вендор отказался от отдельной колонки для важности. Теперь задачи, имеющие наивысший приоритет важности отображаются с соответствующим значком возле темы, тем самым позволяя сотруднику сфокусироваться и правильно распланировать свой рабочий график.

Фильтр по важным задачам стал частью фильтра по теме:

Присвоить задаче высокую важность можно одним нажатием кнопки. А кнопку низкой важности убрали из системы с расчетом на то, что менее приоритетные задачи просто обозначат длительным сроком выполнения.

Поиск по цвету меток

Цветные метки в прошлой версии Directum RX появились с целью удобства работы с объектами системы. В новой версии по цвету метки можно производить поиск документов, задач и прочих сущностей:

ID в карточке объекта

Одно из преимуществ новой версии — ID видно сразу в карточке, искать и копировать из адресной строки его больше не нужно. А значит сотруднику проще и быстрее назвать ID администратору, сообщая о неполадках или для разблокировки карточки документа.

Отправка служебных записок одновременно нескольким адресатам

Теперь отправлять служебные записки можно сразу нескольким получателям. Для этого в карточке появились кнопка “Несколько адресатов”, а также отдельная закладка “Адресаты”.

Указывать сотрудников можно как из готового списка, так и вручную.

Шаблон для создания служебных записок

Для служебных записок, которые вы планируете отправлять нескольким получателям, в системе существует отдельный шаблон с одноименным названием. С его помощью можно сэкономить время на заполнения документа, а также поддерживать единый корпоративный стиль оформления. К новому шаблону прикреплен лист рассылки со всеми указанными адресатами.

При необходимости можно создавать собственные шаблоны для многоадресных служебных записок.

Рассмотрение многоадресных служебных записок

Для согласования служебных записок несколькими согласующими необходимо доработать используемое в компании правило согласования. Для этого в новой версии Directum RX 4.1 предусмотрена возможность редактирования соответствующего сценария с типом “Рассмотрение несколькими адресатами”.

Например, в сценарии можно настроить моменты продолжения согласования (выбрать один из вариантов): одновременно с процессом рассмотрения или только после него. Для новых пользователей, которые впервые купили и установили систему, рассмотрение многоадресных служебных записок уже настроено в правиле согласования “Правило по умолчанию для служебных записок”.

Разные варианты обработки служебных записок несколькими адресатами

В новой версии предусмотрены гибкие настройки рассмотрения служебных записок. К примеру, если документ должен рассмотреть только один адресат, то к схеме обработки служебной записки следует добавить три разных этапа. Для рассмотрения несколькими адресатами — достаточно использовать новое условие “Несколько адресатов”.

Для определенного сотрудника Вы можете настраивать свой порядок рассмотрения документа. Например, если в списке согласующих указан директор компании, то документ вначале отправляется на дополнительную контрольную проверку. Если же директор в списке отсутствует, то документ может сразу отправляться на рассмотрение. Для настройки правила используется “новое условие”. При этом сотрудник, создавший правило, входит в роль согласования.

Гибкие настройки сценариев согласования документов

В новой версии 4.1 появилась возможность улучшения процесса согласования документов при помощи сценариев.

Отметим, что сценарии — это определенные этапы с вычислениями, которые вы можете добавлять к схеме согласования на любом из его этапов.

Для оперативной адаптации ваших собственных правил согласования в Directum RX предусмотрены готовые сценарии:

  • Рассмотрение документа несколькими адресатами — система автоматически отправляет служебные записки указанным в списке получателям.
  • Конвертация документа в PDF файл — преобразовывает документы в формат PDF со штампом, на котором отображается информация о подписи.
  • Установка статуса “Оплачен” для счетов — для оплаченных счетов проставляет штамп с надписью “Оплачен”.

При необходимости сценарии можно настраивать.

Участие AI в обработке документов

В новой версии интеллектуальные механизмы обработки документов с помощью Directum Ario могут работать асинхронно, что значительно:

  • ускорило обработку потока, состоящего из нескольких сотен документов, на самом веб-сервере Directum RX. Документы разбиваются на пакеты, которые параллельно обрабатываются;
  • повысило надежность загрузки большого объема данных. Даже в случае, когда сервисы Ario затягивают обработку пакетов, сам процесс не прекращается по тайм-ауту. Документы продолжают обрабатываться.

Данные возможности сохраняются и при работе со службой ввода документов DCS 3.1.

Кроме того, в системе присутствует более усовершенствованный механизм нотификации, когда ответственному лицу оперативно сообщается информация об ошибках, возникающих в процессе интеллектуальной обработки документов. Получив такое сообщение, сотрудник может обработать соответствующий документ вручную.

Также в новой версии добавлена возможность распознавания адресата для входящих писем, если в результатах распознавания сервисами Directum Ario ФИО адресата указано в дательном падеже.

Безопасность, оптимизация и быстродействие

Безопасность: в версии Directum RX 4.1 в карточке объекта на закладке “История” можно увидеть всю историю изменений прав доступа с указанием сотрудника и его должности, чьи права были изменены, а также тип прав до и после изменения.

Оптимизация: библиотека Aspose обновлена до версии 25.0.0. Благодаря этому качество преобразованных в PDF формат документов повысилось.

Быстродействие: окна предпросмотра в заданиях на верификацию открываются значительно быстрее. Содержимое документов готовится к предпросмотру еще при старте задачи, а не при нажатии окна предпросмотра, что значительно сокращает время сотрудников на проверку комплектов документов.

Оставайтесь в курсе событий
Подписывайтесь на рассылку новых материалов блога по почте
Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Хотите узнать как ускорить бизнес процессы и получить X2 продуктивности компании?

Оставьте заявку и специалист Александр перезвонит вам в ближайшее время

Задайте вопрос
менеджер свяжется с вами в течении 20 минут