Электронный документооборот: пять критериев выбора оптимальной СЭД

Что такое СЭД

Документооборот — неотъемлемая часть жизни любого предприятия, его кровеносная система. Ни одно решение не может быть внедрено эффективно, если оно не задокументировано. Отстройка процессов оборота документации — это не бюрократия, а обязательный шаг к нормальной, бесперебойной работе в компании.

Сейчас большая часть деловых документов существует в электронном виде. Как и бумажные, их надо заполнять, регистрировать, систематизировать, хранить, обновлять, и пересылать нужным адресатам. Наверняка каждому из нас приходилось либо самому заниматься этой работой, либо ждать, пока это сделают другие — например, чиновники госучреждений. Так что всем известно, какой утомительной рутиной может стать работа с документами.

Для ускорения и упрощения работы с документами существуют СЭД — системы электронного документооборота. Это пакеты из нескольких приложений, каждое из которых отвечает за часть операций с документами. Это шаблоны корпоративных документов, регистрация входящей корреспонденции, механизмы согласования и утверждения документов, автоматические отчеты, и так далее.

Выделяют четыре основных типа СЭД:

  • Делопроизводство. Это система корреспонденции и движения документов между агентами и контрагентами.
  • Workflow. Это настройка бизнес-процессов, связанных с документооборотом.
  • Архивы. Это хранение документов с разным уровнем доступа и с возможностью быстрого поиска.
  • ECM. Комплексная система управления контентом, включая документы, таблицы, файлы PDF и так далее. Включает функции всех перечисленных выше систем.

Внедрение СЭД на предприятии позволяет сократить рутинные процессы, связанные с обработкой, заполнением и обменом документами, в несколько раз! Кроме экономии времени, СЭД уменьшает риск потери данных, ускоряет рабочие процессы, и улучшает взаимодействие внутри компании, а также с контрагентами.

Как понять, нужно ли внедрять в вашей компании СЭД

Если планировать внедрение СЭД в компании, нужно ответить на несколько вопросов:

  • Как происходит обмен документами между отделами, их обработка и сохранение? Есть ли возможность при необходимости быстро найти нужный документ?
  • Есть ли в компании правила сохранения документов — систематизация, срок пересмотра, правила хранения копий и окончательного удаления? Выделено ли место для архива? Настроен ли регулярный бэкап архива?
  • Какой путь преодолевает документ с момента создания до отправки в архив? Есть ли возможность контролировать этот процесс на каждом этапе? Сколько времени занимает каждый этап?
  • Настроены ли в компании уровни доступа для разных документов? Определены ли группы сотрудников, каждой из которых присваивается определенный уровень доступа? Идентичны ли уровни доступа в разных отделах, и что происходит с доступом при обмене документами?

Если руководитель предприятия или другое ответственное лицо уверенно отвечает на все эти вопросы, без внедрения СЭД можно обойтись. Скорее всего, по причине того, что СЭД в данной компании уже используется. Во всех остальных случаях внедрение СЭД стоит запланировать в ближайшее время.

Какие преимущества СЭД дает бизнесу

Что получает бизнес, который внедряет систему электронного документооборота:

  • Автоматизация рутинных задач и экономия времени сотрудников.
  • Уменьшение влияния человеческого фактора на ошибки в данных и потерю документов.
  • Ускорение донесения информации до всех или некоторых сотрудников компании.
  • Лучшая защита важной информации за счет настройки допусков разного уровня.
  • Прозрачность документооборота с возможностью быстро найти нужный документ, проследить его путь в системе и историю редактирования.
  • Соответствие международному стандарту информационной безопасности ISO 9000.
Как выбрать оптимальную СЭД: пять основных критериев

Критериев выбора СЭД бесчисленное множество, поскольку в каждой индустрии они имеют свою специфику. Поговорим о тех пяти критериях, которые можно считать универсальными для всех отраслей деятельности.

1. Удобный интерфейс

Пользовательский интерфейс — это главный инструмент взаимодействия сотрудников компании с системой. От того, насколько он удобен, зависит время обучения сотрудников работе с СЭД, а также число ошибок в будущем и затраты времени на их исправление.

2. Настройка доступов разного уровня

Как правило, документы в компании имеют разные уровни конфиденциальности — от общедоступных до суперсекретных, в которых содержится финансовая и другая важная информация. СЭД должна предоставлять возможность настройки ролей и уровней доступа для отдельных сотрудников и для групп, например, отделов.

3. Возможность совместной работы

Чем больше компания, тем ниже вероятность, что над документом будет работать только один человек. Возможность совместной работы упрощает и ускоряет создание важных документов, а также их утверждение у руководства.

4. Создание автообновляемого архива.

Средний срок хранения важного документа в компании — три года. Самые важные документы могут храниться бессрочно. Для выполнения этой функции СЭД должна предоставлять возможность создать архив, настроить персонализированный доступ к нему, а также автоматическое создание резервной копии через указанный промежуток времени.

5. Удаленный доступ

Для администраторов системы настройка внешнего доступа — отдельная, довольно сложная задача. Но без ее реализации невозможно настроить удаленную работу сотрудников, что во времена пандемии нивелирует выгоды от внедрения СЭД.

Коробочная или кастомная версия СЭД?

Коробочная версия — это готовое программное решение, а кастомная — разработка уникальной системы под требования заказчика. Выбор типа версии всегда зависит от пожеланий заказчика. Мы же рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

Предложение рынка. Сейчас существует множество готовых решений СЭД для бизнесов любой сферы и размера. У каждого решения есть свои особенности, но они доступны к внедрению сразу после покупки. Кастомную версию придется разрабатывать с нуля, и на это уйдет время.

Стоимость внедрения. Для пакетных предложений стоимость внедрения определяется в начале проекта и включает описанный пакет услуг. Для кастомной версии стоимость внедрения сложно просчитать сразу.

Стоимость поддержки. Как правило, настройка и оптимизация пакетного решения считаются отдельным проектом с отдельным бюджетом — если это не оговорено со старта. Поддержка индивидуального решения входит в стоимость, но связана с дополнительными сложностями, например, наличием ресурсов у компании-разработчика.

Интеграции с другими системами и продуктами. У популярных коробочных решений интеграция с популярными продуктами либо входит в основной пакет, либо легко приобретается дополнительно. У компаний-интеграторов уже есть опыт внедрения нового ПО и настройка совместной работы разных систем.

Предварительный аудит перед внедрением СЭД

Перед тем, как внедрять систему электронного документооборота, необходимо провести аудит. Изучению подлежат, во-первых, процессы работы с документами в компании, во-вторых, техническая инфраструктура. Это поможет правильно подобрать саму систему и необходимый функционал.

При аудите текущее состояние документооборота описывается и фиксируется. Эти данные помогут впоследствии оценить рентабельность установленной СЭД.

Аудит проводят сотрудники компании-вендора, которая поставляет программное обеспечение. По итогам аудита составляется план внедрения СЭД, а также список необходимых интеграций. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные расходы на обновление инфраструктуры.

Как оценить эффективность внедрения СЭД

Сразу предупреждаем, что такая масштабная система полностью окупится только через несколько лет. В зависимости от выбранной системы и установленного пакета, средний срок составляет 3-5 лет. Но для того, чтобы точно рассчитать окупаемость системы, необходимо провести аудит процессов до ее внедрения и зафиксировать показатели, о которых говорилось выше — например, продолжительность пути документа, временные затраты на работу с документами, и так далее.

Систему можно считать рентабельной, если эффективность работы персонала возрастает за счет экономии времени на работу с документами. В среднем СЭД позволяет сэкономить до шестидесяти процентов времени. Кроме того, следует учитывать непрямые выгоды, стоимость которых не всегда очевидна. Например, это уменьшение потерь информации и связанных с потерями перебоев в бизнес-процессах.

В заключение

По опыту компании Litiko, система электронного документооборота — это не просто компетентное преимущество по сравнению с компаниями, которые все еще ведут делопроизводство в бумажном виде. После начала глобальной пандемии многие компании перешли на удаленную работу. Документооборот стал электронным почти на 100%. В этих условиях поддержка документооборота вручную — нерациональная трата времени персонала, особенно если речь идет о высококвалифицированных сотрудниках. Переход на СЭД для большинства бизнесов — необходимость, и принятие решения о внедрении системы — это всего лишь вопрос времени.

Оригинал статьи

Оставайтесь в курсе событий
Подписывайтесь на рассылку новых материалов блога по почте
Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Хотите узнать как ускорить бизнес процессы и получить X2 продуктивности компании?

Оставьте заявку и специалист Александр перезвонит вам в ближайшее время

Задайте вопрос
менеджер свяжется с вами в течении 20 минут