Как мы автоматизировали учет договоров с контрагентами для крупного производителя продуктов питания

Длительность проекта — 40 рабочих дней
Объем проекта — около 300 человеко/часов
Количество сотрудников предприятия-заказчика — 84 человека

Целью обращения юридического департамента компании-производителя к LITIKO было упорядочить и упростить процесс согласования договоров с новыми контрагентами, поскольку на предприятии:

  • сложный механизм согласования договоров из-за особенностей его организационной структуры
  • участники процесса согласования и подписания договора с новым контрагентом не всегда имели доступ к последней версии шаблона документа
Цели и задачи проекта
  • Ведение единой базы шаблонов и образцов договоров
  • Поддержка регламентов согласования договорных документов
  • Контроль выполнения обязательств по договору
  • Поиск и анализ комплектов договорных документов
  • Ведение реестра договоров
  • Формирование отчетности в различных разрезах
  • Ведение архива договорных документов
Бизнес-процесс До внедрения и После
Общая схема бизнес-процесса

Общая схема согласования договоров с контрагентами, предложенная нами, выглядела следующим образом:

  • В системе создается контрагент, если с ним никогда ранее не работали.
  • Создается документ, который проходит согласование внутри компании.
  • Договор согласовывается с контрагентом.
  • Когда все этапы согласования позади, следует утверждение и подписание договора со стороны контрагента.
  • Получение оригинала документов от контрагента.
  • Исполнение и контроль сроков действия договора.

Данную схему бизнес-процесса можно считать типовой для всех предприятий. Но в нашем случае мы предложили клиенту еще и усовершенствовать блок “Создание контрагента в системе”. Связано это было с тем, что у бизнес-заказчика существовала определенная процедура проверки контрагента, то есть когда служба безопасности предприятия подтверждала легитимность контрагента и безопасность сделки с ним.

Схема процесса создания контрагента в Системе

Для создания контрагента в системе разработали отдельный бизнес-процесс. Мастер действий запускался только в том случае, когда пользователь устанавливал признак “Новый контрагент”.

Запуск мастера действий

После запуска мастера действий, пользователь заполнял необходимые данные и документы, подтверждающие легитимность новой компании, отправлял на рассмотрение в службу безопасности предприятия и юридический отдел. И только после их согласования и проверки, происходило утверждение и заключение договора с этим контрагентом. То есть процедуре подписания самого договора предшествовала процедура согласования работы с контрагентом.

Если результат проверки был положительным, то в системе создавалась карточка контрагента (карточка компании), в которую заносилась вся недостающая информация, в том числе которая нужна для формирования договора.

Кроме того, данные о новом контрагенте из системы DIRECTUM передавались в 1С:Предприятие для того, чтобы уже в ней контролировать исполнения договора.

Схема процесса обработки договорного документа

Второй особенностью предложенного внедрения стала разработка справочника шаблонных договорных документов, а также матрицы согласования договоров. В зависимости от того, кто из участников бизнес-заказчика заключает договор, круг согласования меняется. Схема согласования зависела от:

  • контрагента;
  • категории договора;
  • вида договора.

Матрица согласования договоров не входит в стандартное решение вендора.

Пользователь может добавить других согласующих, а может и убрать. Система зафиксирует, что для данного шаблона был изменен регламент согласования, и при повторном его использовании применит новый набор согласующих.

Когда документ поступает на согласование согласующему, то он просто выполняет задание либо возвращает на доработку и указывает свой результат согласования. Когда документ приходит на утверждение, действия пользователя будут аналогичны.

Результаты внедрения проекта
  • Ускорение процесса заключения договоров
  • Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами
  • Сокращение случаев утери договорных документов
  • Контроль исполнения договорных обязательств
  • Контроль использования утвержденных шаблонов договоров
  • Оперативный контроль состояния согласования договоров
  • Ускорение подготовки и анализа информации по договорным документам в различных разрезах

«Среди особенностей данного проекта можно выделить создание матрицы согласования договоров. Мы разработали механизм, который позволил вычислять на основании других данных, введенных в систему, маршрут согласования договора, а также предоставили пользователю возможность управлять им», — Инна Хоменко, руководитель департамента проектного бизнеса LITIKO LLC.

Результаты

Ускорение процесса заключения договоров

Оперативный контроль состояния согласования договоров

Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами

Срок реализации
40 рабочих дней
Команда проекта

Инна Хоменко — Руководитель проекта

Наталья Гальченко — бизнес-аналитик

Святослав Романов — ведущий разработчик по системе DIRECTUM

Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Александр Хуторной
Директор по развитию бизнеса LITIKO
Понравился кейс?
Получите консультацию по своему проекту
Хотите узнать как ускорить бизнес процессы и получить X2 продуктивности компании?

Оставьте заявку и специалист Александр перезвонит вам в ближайшее время

Задайте вопрос
менеджер свяжется с вами в течении 20 минут