Как внедрить СЭД и сэкономить десятки тысяч гривен: опыт завода «‎Насосэнергомаш»

Нет времени читать? Смотрите видеозапись вебинара с презентацией кейса Говорят, что на одном предприятии электронный документооборот внедрили только после того, как главный инженер, один из ключевых сотрудников компании, потребовал предоставлять ему документы исключительно в электронном виде, иначе он уволится. Хотя правда заключалась в другом. Главный инженер был знатным кофеманом — каждый его день начинался с чашечки ароматного арабского кофе. Но в приемной директора, пока он ждал подписания документов, секретарь угощала его “плохим” кофе. Устав пить некачественный кофе, главный инженер выдвинул свои требования директору предприятия. Чтобы заменить бумагу цифрой, не нужно быть знатоком кофе.
Справка.
«Насосэнергомаш» — известный завод по производству насосного оборудования в г. Сумы. Объем реализованной продукции в год в среднем составляет полтора миллиарда гривен. Коллектив — более 2 300 человек. Каждый год завод демонстрирует рост прибыли, экспортируя свою продукцию в страны ближнего и дальнего зарубежья, в том числе Китай, Индию, Германию, Казахстан, Беларусь и другие.
Проблема
У такого большого предприятия, как “Насосэнергомаш”, сложное техническое оборудование и большой производственный цикл. С внешними контрагентами и внутри самого предприятия велась обширная переписка, а для документооборота использовалась система т.н. «росписи» документов. Документы поступали в канцелярию, где расписывались по адресатам и исполнителям внутри завода. Даже письма из электронной почты распечатывались в нескольких экземплярах. Руководитель лично изучал входящие документы и решал: кому из своих подчиненных передать для ознакомления либо на исполнение. Затем секретари-курьеры вручную доставляли бумажные документы и письма всем исполнителям, в том числе и копии. Как результат, сотрудник мог получить документ спустя 3 суток после его поступления в канцелярию. Сотни человеко-часов тратилось “впустую” — на изготовление многочисленных копий, доставку и обработку. Особенно много своего драгоценного времени тратили ТОП-менеджеры. Аналогичная схема использовалась и для составления исходящей документации, например, договоров. Вначале следовало согласовать документ со всеми участниками производственного цикла — для этого ответственному сотруднику приходилось часами ждать в приемных руководителей отделов вместо того, чтобы работать на производстве. Кроме того, на предприятии применялась схема контроля исполнения поручений. После очередного совещания ответственным сотрудникам ставились задачи, которые они должны были выполнить и отчитаться. И снова бумага была “главной героиней” рабочего процесса: сотруднику выдавался бланк поручения. После выполнения поставленной задачи он заполнял данный документ, подписывал у руководителя, который поставил задачу и сдавал бланк в отдел учета. С учетом того, что в Украине среднестатистическая официальная стоимость 1 рабочего часа составляет 75 грн, реальные затраты на документооборот у предприятия исчислялись сотнями тысяч, если не миллионами, гривен!
Задача
Документооборот в бумажном виде слишком дорого обходится компании, отнимает много времени у руководителей и вызывает раздражение у сотрудников. Но без процессов согласования, резолюций и разрешений ни одно сложное производство работать не будет. Основная задача заключалась в следующем — как заводу уменьшить расходы на документооборот, не отказываясь от документов как таковых. На старте проекта требовалось:
  • Перевести в электронный вид весь существующий в компании документооборот:
    • регистрация входящей и исходящей корреспонденции
    • согласование договоров
    • служебные записки
    • приказы и распоряжения
  • Перевести в электронный вид процесс выдачи и контроля исполнения поручений.
Решение
Было предложено внедрить систему электронного документооборота «Directum». Внедрение позволило в короткие сроки решить поставленные задачи при умеренных финансовых затратах. Что понадобилось:
  • Желание ТОП-менеджера ускорить процессы обработки документов, повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников предприятия, прекратить выбрасывать деньги на “ненужную бумагу”;
  • 4 месяца на внедрение основной части решения + 2 месяца, чтобы перевести всю систему служебных записок в электронный документооборот;
  • Обучение каждого сотрудника предприятия, как пользоваться системой Directum RX.
Стоимость решения, как и сам процесс внедрения были вполне приемлемы для завода. Трудности внедрения возникали скорее из-за психологической неготовности некоторых сотрудников принять что-то новое:
  • многие боялись, что с системой электронного документооборота будет неудобно работать, опасались ошибок;
  • часть сотрудников элементарно не умели пользоваться компьютером.
Итог внедрения Directum
  • Свыше 700 пользователей активно использует систему электронного документооборота для выполнения своих ежедневных задач;
  • Каждый сотрудник учился работе с Directum по каскадной системе образования, когда прошедшие обучение сотрудники обучали других сотрудников, а те в свою очередь следующих. Кроме того была обучена группа разработчиков системы Directum из числа ИТ-специалистов предприятия, что позволило компании адаптировать систему под специфику своих бизнес-процессов.
  • Сотрудник или руководитель может отслеживать все статистические данные по работе с любым документом в системе: когда открывали документ, сколько времени с ним работали, когда были внесены изменения, когда и кому передали его дальше и прочие атрибуты.
Выгоды
  • Рациональное использование сотрудниками своего рабочего времени
  • Оптимизация и ускорение процесса обработки всех документов предприятия
  • Исключение случаев потери документа
  • Полный контроль над состоянием обработки любого документа: пользователь может отследить, на какой стадии находится документ в данный момент времени, где были задержки по его обработке
  • Создание электронного архива всей документации предприятия с возможностями практически моментального поиска нужного документа
Благодаря электронной системе выдачи поручений и контроля за их исполнением существенно повысился уровень исполнительской дисциплины на предприятии.
Дополнительные решения, которые ускорили внедрение системы
Гендиректор предприятия сделал первый, самый важный шаг: объявил сотрудникам, что обработка всей входящей и исходящей корреспонденции будет происходить исключительно в электронном виде. Документы в бумажном виде больше не принимаются. Кроме того, он и сам начал работать по новой методике. После этого процесс перехода к электронным документам поддержали руководители всех подразделений завода.
  • Был применен следующий способ обучения:
    • LITIKO обучило небольшую группу консультантов и программистов завода.
      • Далее консультанты НЭМ провели начальное обучение всех ответственных сотрудников, которым предстоит работать в системе.
    • Через некоторое время стартовал второй этап обучения:
      • 2 часа 2 раза в неделю в учебном классе завода находился сотрудник ИТ-службы, который консультировал сотрудников по всем вопросам работы в Directum.
Спустя месяц сотрудники перестали задавать вопросы относительно работы системы. В приемных можно сменить не только кофе, но и всю систему документооборота предприятия. На сэкономленные от внедрения средства купите целый кофейный завод и радуйте себя и своих сотрудников комфортной работой с документами в кресле с чашечкой ароматной арабики! LITIKO и «Directum» всегда помогут построить бизнес со вкусом комфорта! Отзыв Насосэнергомаш
Результаты

Свыше 700 пользователей в системе

Исключение случаев потери документа

Электронный архив всей документации предприятия

Срок реализации
Команда проекта
Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Александр Хуторной
Директор по развитию бизнеса LITIKO
Понравился кейс?
Получите консультацию по своему проекту
Задайте вопрос
менеджер свяжется с вами в течении 20 минут