Согласование договоров – процесс рассмотрения договора уполномоченными должностными лицами с целью исключения юридических, производственных, финансово-хозяйственных и экономических рисков. Каждый тип риска находится в зоне ответственности разных служб и отделов, поэтому в процессе согласования, кроме инициаторов заключения договора, могут участвовать юридический и финансовый департаменты, а также служба безопасности и другие подразделения.
Если уполномоченные лица замечают в текущей версии договора риски в зоне ответственности их департамента, договор отправляется на доработку, после чего процесс согласования запускается заново, с полным составом согласующих или выбранными специалистами.
Согласованию подлежит большинство договоров, заключаемых в организации. Это могут быть договоры поставки, договоры подряда, договоры лизинга и сублизинга, договоры аренды, договоры реализации, соглашения о конфиденциальности и другие.
Основные задачи автоматизации согласования договоров – это:
- Регламентация процессов обработки документов;
- Оптимизация принимаемых решений;
- Контроль возврата и хранения оригинала документа;
- Обеспечение прозрачности согласования документов;
- Единое хранение договоров;
- Сокращение сроков согласования;
- Автоматизация цикла работы по созданию и согласованию документов.
Процесс согласования бывает последовательным, он же вертикальный, параллельным, он же горизонтальным, и смешанным. При вертикальном согласовании цепочка может выстраиваться так: составитель договора – непосредственный руководитель – топ-менеджер или высшее должностное лицо. Горизонтальный процесс согласования означает движение договора к руководителям смежных отделов, юристам или бухгалтерии. В смешанном типе процесса договор движется по сложной цепочке согласующих и визирующих.
При этом участие в процессе согласования могут принимать как сотрудники компании, так и контрагенты, а также внешние партнеры. То есть процесс согласования не ограничен рамками компании.
Сложность процесса согласования договора напрямую зависит от размера и структуры организации, поскольку от этого нередко зависит, сколько видов договоров используется в данной компании. В малом бизнесе с линейной структурой организации процесс согласования, как правило, прост и скор. Регламент согласования в малом бизнесе нередко даже не фиксируется документально, основываясь на устных договоренностях.
В средних и крупных организациях с разветвленной структурой департаментов процесс согласования может занимать много времени, что негативно сказывается на остальных процессах в организации.
В случае если в организации используются десятки, а то и сотни видов договоров, которые варьируются по десяткам критериев, список обязательных согласующих, как правило, тоже меняется от документа к документу. Для упорядочивания процессов согласования создается регламент согласования, в который вносятся уполномоченные сотрудники, а также их приоритет в процессе согласования.
Если регламент согласования и списки согласующих составляются и обрабатываются вручную, это увеличивает время, необходимое для завершения процесса.
Поэтому, когда компания внедряет систему электронного документооборота, в ней можно настроить регламенты согласования договоров. Специалисты компании Litiko уже несколько лет практикуют решение “Матрица согласования договоров” для среднего и крупного бизнеса, которая является дополнительной частью модуля Договоры системы Directum RX.
Матрица согласования договоров предназначена для организации процесса согласования договорных документов в системе Directum RX. Это универсальный маршрут, этапы и состав участников которого варьируются в зависимости от атрибутов договорных документов.
На начальном этапе следует настроить маршруты. Маршрут — это правило согласования договорного документа с указанием всех этапов.
Такая настройка требует времени, но затем процесс выполняется автоматически. Инициатору согласования достаточно запустить процесс согласования, а система вычислит исполнителей по каждому этапу согласно регламента.
Далее выполняется настройка справочника “Матрица согласования договоров”. Матрица учитывает атрибуты документа, а именно: вид договора, сумма сделки, способ оплаты, способ создания документа в системе и другие.
В данном примере П — это подписание, а С — согласование. Эти роли могут совпадать, а могут отличаться: ответственное лицо может согласовывать документ, но не ставить на нем свою подпись.
На приведенном примере видно, что генеральный директор подписывает все договора на поставку сырья и материалов, а вот в договорах на поставку оборудования он не является участником процесса.
Таким образом, Матрица согласования договоров, как инструмент, позволяет описать определенные критерии документов и отобразить круг согласующих для каждого вида.
Допустим, в компании различают договора на закупку до 100 тысяч и свыше этой суммы. Для первой группы достаточно согласования с коммерческим директором, а для второй необходимо согласование с исполнительным директором. Оба типа документов указываются в Матрице, каждый в отдельной строке.
Если появляются дополнительные критерии, они также вписываются в строки таблицы. Например, новый или существующий контрагент. Как правило, нового контрагента проверяют, поэтому в список согласующих добавляется начальник службы безопасности.
Теперь из двух типов договоров образовалось восемь: до 100 тысяч и свыше, с новым контрагентом или с существующим. А ведь могут добавиться и другие критерии, например, типовой или нетиповой договор.
Когда критериев много, следует настроить фильтры, выставив для каждого атрибута все возможные значения.
Например,
- Поставщик: существующий\новый
- Тип договора: типовой\нетиповой
- Сумма заказа: до 100 тысяч\от 100 тысяч до 1 миллиона\свыше 1 миллиона
Необходимо выбрать все атрибуты, от которых зависит порядок и участники согласования – сумма договора, поставщик, тип договора – и тогда и тогда с помощью матрицы согласования будет возможно определить список согласующих для конкретного типа договора.
Работа с договорными документами занимает от 10 до 25% всего времени, затраченного на документооборот. Оптимизация процесса согласования договоров с помощью Матрицы дает следующие преимущества:
- Сроки подготовки договоров сокращаются в 4-6 раз;
- Количество согласованных в установленный срок документов вырастает в 2-2.5 раз.
Рассмотрим в качестве примера реальную процедуру согласования проектов договоров, внедренную в горнодобывающей компании. В компании были ранее автоматизированы создание заявок на обоснование платежа и подтверждения оплаты счета. Между этими двумя этапами существовал этап создания и согласования договора, который выполнялся вручную.
Одной из причин ручного создания договоров была наличие множества видов договоров: только для типовых договоров выделялось семь групп, в каждой из которых было порядка десяти подтипов, плюс большое количество нетиповых договоров заключалось на основе рамочного договора.
Внедрение матрицы согласования договоров позволило создать сквозной процесс от момента создания заявки до подтверждения оплаты счета. Кроме того, был создан единый реестр договоров и значительно сократилось время согласования каждого договора.
Таким образом, с помощью Матрицы на платформе Directum можно выполнить гибкую настройку процесса согласования для множества типов договоров и контролировать отправленный на согласование документ. Это уменьшает риск сделать ошибку или пропустить одного из ответственных лиц.