Простой, безопасный и централизованный доступ ко всем корпоративным документам
Сокращение ручного ввода данных
Автоматический импорт и классификация файлов и документов, гарантированная и безопасная маршрутизация, исключая человеческий фактор и злоупотребления
Архив оригиналов документов
Освободите помещения занятые архивами документов и создайте офисы или зоны отдыха для персонала, оцифровывая бумажные документы и предоставляя доступ в режиме онлайн
Интеллектуальные бизнес-процессы
Стандартизируйте бизнес процессы архивирования документов, чтобы устранить узкие места в обработке данных и максимально повысить безопасность доступа и надежность хранения
Единый корпоративный архив документов
Интегрируйте текущее хранилища данных и документов, сканы-копий, файлов в единую систему. Создайте корпоративный архив для всех типов документов компании
Безопасный доступ к документам
Обеспечивайте безопасный доступ к корпоративным документов с помощью интеллектуальных настроек политик безопасности, основанных на field-level security и правилах процесса. Обеспечьте контроль наличия оригиналов документов в архиве
Узнайте больше о том, как оптимизировать и ускорять бизнес-процессы
Оставьте заявку и наши специалисты продемонстрируют все возможности автоматизации архивной деятельности
Используйте все возможности решения для управления электронным архивом документов
Предоставьте доступ для своих сотрудников из разных регионов и функциональных подразделений к документам с любого устройства. Настройте роли и права для обеспечения корпоративных правил работы с документами. Отслеживайте любые действия и транзакции пользователей, обеспечивая безопасный и надежный доступ
Интегрируйте сканеры в процессы и упростите оцифровку оригиналов документов
Автоматизируйте работу с оригиналами документов и связанных с ними скан-копий. Обрабатывайте неограниченное количество документов и папок в преднастроенных бизнес-процессах для разных групп пользователей, сотрудников или типов документов
Обеспечьте мгновенный поиск документы с помощью штрих- или QR- кодов
Настраивайте интеллектуальные процессы и правила обработки документов, используя штрих- или QR-, обеспечивая быструю обработку, удобный и надежный доступ
Как это работает
Почему электронный архив подходит
Архивное дело без волокиты
- Решение поддерживает единый порядок хранения: как бумажных, так и электронных документов, поступающих из любых систем-источников: кадровых, бухгалтерских, СЭД и других.
- Документы передаются в архив по сформированному графику — в согласованные сроки и без авралов.
- При импорте из оперативной системы документы автоматически распределяются по делам.
- Акты и отчеты по архивной деятельности формируются автоматически согласно требованиям законодательства Украны.
- Решение контролирует сроки хранения и отбирает документы на экспертизу ценности.
Удобный поиск и доступность информации
- Легко получить документы любых подразделений, так как все хранится централизовано.
- Быстрый поиск и доступ к электронным документам по сотруднику.
- Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
- Для выемки бумажного оригинала его можно быстро найти по штрихкоду на копии документа.
Долговременное юридически значимое хранение документов
- Позволяет сделать HR-процессы полностью цифровыми, исключить последний «бумажный шаг».
- Гарантирует юридически значимое хранение в электронном виде документов со сроками до 75 лет и больше.
- Обеспечивает доступ как к электронным документам, так и к копиям бумажных экземпляров.
- Решает проблему устаревания форматов документов со сроками хранения 75 и более лет.
Быстрый доступ к документам
- Обеспечивает удобный доступ как к электронным, так и к копиям бумажных документов.
- Снижает стоимость архивного хранения. Позволяет полностью отказаться от бумажных документов, архивных площадей, услуг внеофисного хранения.
- Сокращает издержки за счет уменьшения расходов на распечатывание, хранение, транспортировку бумажных документов.
- Позволяет организовать архив для ОЦО.
- Поддерживает соблюдение сроков и порядка хранения, установленные законом.
- Внешним пользователям организован «читальный зал» с интуитивно понятным интерфейсом.
Подготовка к проверкам
- Предоставление доступа к архивным документам по запросу пользователей из компании и извне.
- Подбор документов для подготовки к проверкам контролирующих органов.
- Выдача на бумажном носителе, заверенная надлежащим образом.
- Выдача в форме электронного документа, подписанного УКЭП.
Снижение стоимости хранения
- Снижает стоимость хранения за счет меньших требований к оборудованию и централизации всех архивных процедур в одной системе.
- В одной системе и по единым правилам организует хранение документов, поступающих из всех классов информационных систем: ERP, ECM, BPM, CRM, HR.
- Ускоряет работу архивистов, делопроизводителей и других специалистов благодаря автоматизации рутинных операций.
- Контроль целостности электронных документов производит автоматически.
- Уменьшает нагрузку на оперативные хранилища. Информационные системы передают в архив документы, которые вышли из оперативной работы. В результате повышается быстродействие оперативных систем.
Стандарты и безопасность
- Обеспечивает единообразие средств и способов хранения вне зависимости от того, из какой системы информация поступила благодаря формату долговременного хранения — ZIP-контейнер. Создан по международным стандартам, в частности ISO/IEC 21320.
- Поддерживает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с помощью стандарта электронной подписи CAdES-A.
- Каждый документ содержит архивные штампы времени, метки времени и доказательства действительности электронной подписи, что соответствует ЗУ «Об электронной подписи».
- Решает проблему устаревания форматов благодаря хранению в PDF/A. Воспроизвести документы можно спустя длительное время.
Каждый день наши решения помогают более эффективно справляться с рутиной и оптимизировать бизнес
Среди наших клиентов как крупные известные предприятия, так и небольшие локальные компании. В настоящее время нашими системами электронного документооборота пользуются более 300 000 корпоративных пользователей
