Как мы внедрили систему электронного архива для компании ДП “ЛПП Україна” АТ “ЛПП” (LPP Ukraine)
Иногда приходится слышать, что розничная торговля — это отрасль бизнеса, которая уже насквозь компьютеризирована, и в ней невозможно реализовать новые проекты, в частности автоматизацию документооборота. Но опыт LITIKO показывает, что это совсем не так – «нет предела совершенству».
О заказчике:
Компания LPP Ukraine (далее — Компания), активно работающая в области моды и ритейла. ДП «ЛПП Украина» АО «ЛПП» (LPP Ukraine) – дочерняя компания польского fashion-гиганта LPP S.A., развивающая розничную сеть магазинов Reserved, Mohito, Cropp, House и Sinsay. На украинском рынке активно работают с 2003 года. Сейчас насчитывает 300 магазинов в Украине.
О LITIKO:
Команда LITIKO занимается автоматизацией электронного документооборота и созданием электронных архивов документооборота с 2008. Электронные архивы были внедрены для MTC Украина (Vodafone), Таврия В, АТБ, Альфа-банк Украина, порт Південный, банк ВТБ Украина и других.
Задача в работу:
Внедрение системы электронного архива
Непростой клиент и проблемы, с которыми он сталкивался раньше
Это был действительно непростой клиент и непростая задача. Клиент из ритейла, международная компания, которая уже более четверти века владеет сетью магазинов по всей стране.
Ручное введение актов документов
«Наши сотрудницы вручную набирают все акты… это меня очень смущает – я хотела бы, чтобы они были автоматизировано распределены в системе.»
- Задача: Автоматизировать ввод актов, чтобы уменьшить время обработки и исключить человеческий фактор.
Ручное добавление электронных адресов
«Нам будет очень трудно добавлять электронные адреса, потому что их у нас очень много.»
- Задача: Сделать возможным автоматический импорт электронных адресов (например, из Excel-файлов) для рассылки документов по магазинам.
Обработка огромного объема накладных – по 200 накладных каждый день на одного человека!!!
«В один из месяцев 2024 года у нас было 4000 документов – по 200 накладных в день на одного человека… это много и занимает слишком много времени.»
- Задача: Автоматизировать преобразование накладных в PDF и их распределение между магазинами.
Сложный обмен документами между 300 торговыми точками
«Документы обмениваются между 300 магазинами, расположенными по всей территории Украины, и подписание документов вручную является очень сложным процессом.»
- Задача: Внедрение электронного документооборота для оперативного обмена и подписания документов.
Неудобное хранение документов в существующих системах ЭДО
«Провайдеры электронного документооборота не обеспечивают удобную форму хранения документов – можно что-то найти, но и легко потерять.»
- Задача: Создать надежный электронный архив с собственной иерархией для хранения документов и легкого поиска.
Интеграция с учетной системой
«Каждый документ интеграции из учетной системы должен быть учтен, но старые системы не соответствуют современным требованиям.»
- Задача: Обеспечить бесшовную интеграцию документооборота с бухгалтерской системой для оптимизации финансовых процессов.
Отсутствие стандартизированного подхода и унификации процессов
«Ожидали стандартизированную систему, но не все подстраивается под нас, что создает неопределенность и трудности с масштабированием.»
- Задача: Получить гибкое решение с базовыми стандартами, которое можно адаптировать к потребностям клиента и масштабировать без затруднений.
Неэффективное обучение и адаптация персонала
«Не все сотрудники готовы меняться и учиться новому – есть сопротивление на обучение, которое долго длится, и в результате возникают проблемы с поиском документов.»
- Задача: Быстрое освоение нового IT-решения с помощью интенсивного обучения, что минимизирует время адаптации и количество ошибок.
Высокая трудоемкость ручной обработки данных
«Обработка документов вручную занимает много времени и является чрезмерной – каждую электронку вводят вручную, что значительно замедляет рабочий процесс.»
- Задача: Уменьшить ручной труд путем автоматизации ввода данных и их обработки.
Запросы заказчика в рамках проекта:
- Оптимизировать процессы хранения документов в компании и создать единый централизованный электронный архив документов, которые ранее хранились в разных системах.
- Организовать безопасное хранение документов в электронном формате.
- Обеспечить оперативный доступ к документам.
- Автоматизировать загрузку документов и их дальнейшую обработку.
- Предоставить возможность быстрого поиска документов и их массовой выгрузки при необходимости.
Вызовы для внедрения e-архива:
- Размер компании – Компания имеет значительное количество сотрудников, разветвленную сеть точек продаж и сложную внутреннюю структуру
2. Особенности ритейла
В этой сфере традиционно используется очень много документации. Это не только требует высокопроизводительных решений, но и повышает риски совершения ошибки на любом из этапов пути, который проходит каждый документ. Неправильная обработка или потери документов могут привести к финансовым убыткам, поэтому решение для автоматизации должно быть не только производительным, но и надежным для минимизации рисков.
3. Интеграция с внешними системами
Одним из требований клиента была интеграция с внешними системами документооборота, такими как «Вчасно.ЕДО» и «М.Е.DOC». Это было вполне достижимо, поскольку система имеет открытые API, что позволило разработать необходимый механизм для автоматической загрузки, сохранения и структурирования документов в электронном архиве. Впрочем, на самом деле требований было больше и они были сложнее.
Достаточно посмотреть на одно из промежуточных описаний необходимого функционала системы электронного архива документов
- Периодическая автоматическая загрузка из систем Вчасно.ЕДО и М.Е.Doc в систему электронного архива различных документов вместе с подписями согласно требованиям клиента;
- Возможность при необходимости ручного вызова процедуры загрузки различных типов документов по определенным признакам: в определенных состояниях подписания и согласования вместе с подписями из систем Вчасно.ЕДО и М.Е.Doc в систему электронного архива;
- Автоматическая обработка загруженных документов: сортировка, классификация и размещение документов в электронном архиве согласно требованиям клиента.
- Возможность вызова процедуры обработки документов вручную.
- Возможность управления структурой и атрибутами документа, создание карточек документов различной формы в зависимости от определенных признаков документа
- Группировка документов в электронном архиве по определенным признакам;
- Разграничение доступа к документам в архиве согласно настроенной ролевой модели;
- Возможность ручной корректировки перечня документов в электронном архиве: добавление или удаление документов по выбранным критериям.
- Создание структурированных иерархий папок документов, добавление меток
- Упрощенный поиск документов в электронном архиве по атрибутам карточки документа
- Визуализация документов с подписями
- Массовый экспорт архивных документов вместе с подписями
- Аудит работы с документами
Реализация проекта:
На первом этапе команда LITIKO настроила в системе организационную структуру заказчика, после этого разработала и настроила электронные справочники, содержащие всю необходимую информацию для автоматизированной обработки документов.
Процедура автоматической обработки документов
События в системе происходят не только тогда, когда их инициируют сами работники. Процедура автоматической обработки документов должна отрабатывать с определенной периодичностью. Нужная периодичность настраивается перед запуском процедуры обработки. Исходя из особенностей работы заказчика по договоренности была установлена периодичность равная одному часу.
После запуска процедура автоматической обработки просматривает все загруженные, но еще рассортированные документы на соответствие определенным требованиям. В случае нахождения соответствия создается новая карточка документа определенного типа, в которую подгружается документ вместе с подписями, карточка размещается согласно настроенной структуры архива. Документы, для которых не найдено соответствий, попадают на ручной разбор.
И это – лишь один из бесчисленного множества присутствующих в системе алгоритмов работы с документами.
Итоги внедрения:
После внедрения системы, позволило Заказчику значительно улучшить управление документацией:
- Создано централизованное хранилище документов;
- Сокращено время на поиск и обработку документов;
- Обеспечена безопасность хранения документов;
- Стандартизированы процессы документооборота;
- Автоматизирована обработка и интеграция документов из разных систем.
✅ Внедрение решения LITIKO позволило автоматизировать процесс ввода актов, что значительно снизило нагрузку и минимизировало риск ошибок.
✅ Решение LitDoc.Archive позволило быстро импортировать адреса, что снизило время на ручной ввод и обеспечило эффективное распространение документов по магазинам.
✅ Автоматизация процесса преобразования накладных в PDF-файлы и их автоматическое распределение обеспечила экономию до 4 часов работы каждого сотрудника в день.
✅ Внедрение решения позволило уменьшить время на обмен документами, обеспечить оперативный доступ к ним и повысить безопасность хранения, что существенно улучшило бизнес-процессы.
✅ Решение LITIKO позволило организовать электронный архив на собственном сервере, удобно структурированный по собственной иерархии, что обеспечило надежное хранение и быстрый доступ ко всем документам.
Выводы:
В общем, внедрение электронного архива стало эффективным решением для компании с большим объемом документации. Обеспечило централизованное управление документами, повысило эффективность бизнес-процессов, организовало централизованное хранилище информации, наладило быстрый и удобный доступ к данным и повысило уровень безопасности и контроля доступа.
Хотя ритейл известен как бизнес с невысокой маржинальностью, который поддерживает доходность благодаря большим объемам продаж, этот кейс демонстрирует, что автоматизация документооборота может существенно повысить эффективность. Таким образом, оптимизация внутренних процессов и снижение рисков позволяют предприятиям в ритейле улучшать прибыльность за счет упорядочения управления документацией.
