Как внедрить систему электронного документооборота и автоматизировать бизнес-процессы для онлайн-маркетплейса: Кейс «MAUDAU»

Про клиента

MAUDAU – онлайн маркетплейс для повседневных покупок с удобным сервисом, который позволит пользователям тратить гораздо меньше времени на рутинный шопинг и сделать комплексную покупку в одном месте. MAUDAU является частью Fozzy Group
Сегодня маркетплейс насчитывает более 160 000 товаров, среди которых есть продукты питания, бытовая химия, игрушки, алкогольная продукция, товары для красоты и здоровья, электроника и техника и так далее.
По сути, речь идет об украинском аналоге Amazon, с высокими требованиями к сервису, со своими складами, и с мерчантами, которые продают как со складов MAUDAU, так и со своих.
Доставка заказов осуществляется «Новой Почтой» и «Укрпочтой». Доставка по г. Киеву и пригороду осуществляется курьером MAUDAU. Также есть возможность самовывоза заказов из некоторых магазинов «Сильпо» в Киеве.
Штат MAUDAU насчитывает сотни сотрудников, что потребовало внедрения комплексного решения по управлению документооборотом и автоматизации бизнес-процессов. Поэтому компания MAUDAU обратилась в LITIKO за рекомендациями и внедрением системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов. После проведения ряда встреч и проработки требований MAUDAU было предложено к внедрению платформу «ALMEXOFT».
Но это было лишь средство. Главной задачей была замена текущей системы Заказчика и повышение эффективности процессов информационного и документационного обеспечения в новой системе за счет:

• стандартизации документооборота;
• сокращение времени на создание, поиск и согласование документов;
• обеспечение дистанционного согласования документов;
• повышение исполнительской дисциплины;
• ускорение документооборота,

При этом требования к системе имели свои особенности. Одним из ключевых требований к системе была гибкость и адаптивность к потребностям бизнеса. В частности, компания MAUDAU нуждалась в следующих функциональных возможностях:

• Детализированные карточки контрагентов: Настройка карточки контрагента позволила создать единый профиль каждого контрагента, что значительно упростило процесс заключения договоров и уменьшило количество ошибок, связанных с вводом данных. Например, при подготовке договора, пользователь может быстро найти все необходимые данные о контрагенте прямо в его карточке.
• Версионность документов: Функция сохранения версионности позволила отслеживать все изменения, внесенные в документ во время процесса согласования, что обеспечило прозрачность и ответственность всех участников. Благодаря этому, компания могла легко восстановить предыдущие версии документов в случае необходимости.
• Возможность контроля нагрузки: Внутренний функционал мониторинга платформы «ALMEXOFT», позволяет отслеживать количество новых документов, полученных сотрудником за определенный период (например, 3 месяца), а также количество обработанных им документов. Что в дальнейшем помогает оптимизировать рабочую нагрузку на сотрудников, оценить эффективность сотрудников и улучшить планирование ресурсов департамента.

 Структура решения задачи

Компания LITIKO настроила систему, которая учитывает быстрый рост MAUDAU и необходимость гибкого подхода к управлению документами. Для этого мы ввели понятия «группа документов» и «тип документа».
Группа документов – это группа договорных документов, для которых будет настроен процесс согласования. Например, «Договоры поставки», «Договоры подряда» и т.д.
Тип документа – это группа шаблонов бизнес-процессов, которая объединена по признакам определенной группы документов. Включает детальное описание всех этапов обработки документа определенной категории, необходимые задачи для пользователя, сроки выполнения и другие параметры.
Такой подход позволяет:

• Упростить создание документов: Пользователям не нужно заполнять все поля вручную, поскольку большая часть информации заполняется автоматически.

• Обеспечить единый подход к оформлению документов: Все документы в пределах одной категории оформляются по единому шаблону.

• Автоматизировать рутинные операции: Система автоматически перенаправляет документы на подпись необходимым лицам и контролирует выполнение задач.

• Увеличить скорость обработки документов: Благодаря автоматизации и стандартизации процессов, время на обработку документов сокращается.
• Улучшить качество документов: Благодаря использованию готовых шаблонов уменьшается риск ошибок.

Например, была создана Группа стандартных договоров, когда автор документа может выбрать из созданных в компании шаблонов договоров нужный. После этого автор заполняет необходимые поля в карточке документа для переноса информации в выбранный шаблон. Далее по настроенному процессу этот документ проходит этапы согласования. Таким образом учитывая все нюансы сделки с контрагентом, ответственный сотрудник может подобрать наиболее подходящий шаблон для каждого конкретного случая.

  Способ реализации проекта

На первом этапе проекта команда LITIKO провела детальный анализ бизнес-процессов MAUDAU. Были разработаны персональные профили для каждого сотрудника с учетом их ролей, прав и доступов. Это позволило настроить систему таким образом, чтобы каждый пользователь имел доступ только к необходимой ему информации.
А вот дальше аналитики LITIKO настроили в системе справочники. Сделано это было для сокращения времени на обработку документов, уменьшение возможных ошибок, которые могут возникнуть при ручном внесении информации, стандартизация данных и повышение их точности, обеспечение быстрого поиска и навигации в системе. Всего было создано 27 справочников для различных категорий документов.
Договорные документы были разделены на три вида договоров:

• договора без согласования,

• договора, которые требуют согласования,

• другие документы, которые  также относяться  до договорных: спецификация, протокол, дополнительный договор та другое.

Данные  по системе:
– На сегодня в системе активно работает около 70-80 пользователей;
– За четыре месяца было обработано более 500 договоров и внесено около 200 контрагентов
Система обеспечивает детальный контроль доступа к документам. Каждый пользователь видит только те документы, которые касаются его сферы ответственности. Это позволяет повысить безопасность данных и предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации. В каждом реестре доступны фильтры по контрагенту, дате создания, номеру, статусу документа и типу подписания

Преимущества системы по сравнению с предыдущей:

-удобство работы с файлами ;
– возможность добавлять в карточку документа файлы различных форматов;
– удобство работы с процессом согласования и удобные инструменты контроля;
– интуитивно очень удобная и понятная система;
– возможность работы как с мобильной версией, так и с десктопной

Результаты по проекту:

В результате внедрения системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ALMEXOFT», в компании MAUDAU:

• Сокращено время на создание и запуск процесса согласования договоров (благодаря заполнению информации из справочников);

• Стандартизация процессов согласования договоров;

• Регламентированное время и участники согласования;

• Устранение рисков, возникающих при «ручном внесении информации”;

• Введена прозрачность и информативность по каждому процессу согласования.
• Возможность адаптации системы к изменениям в бизнес-процесах компании

• Экономия на бумаге и печати..

• Создание новых шаблонов договоров и настройка рабочих процессов под конкретные потребности Заказчика.
• Уменьшение расходов на хранение документов.

• Зменшення витрат на зберігання документів.

• Прозрачный контроль на всех этапах процесса согласования договоров.

• Возможность работы удаленно с доступом к электронной базе договоров

Вывод:

Внедрение системы электронного документооборота «ALMEXOFT» в компании MAUDAU доказывает, что автоматизация бизнес-процессов является не просто трендом, а необходимым шагом для современных предприятий, которые стремятся повысить свою эффективность и конкурентоспособность. Благодаря внедрению системы, компания получила ряд преимуществ, включая повышение эффективности, прозрачности и качества работы с документами. Этот опыт свидетельствует о том, что автоматизация может стать мощным драйвером роста и развития любого бизнеса.