Бланки документов компании

Бланки документов компании: разрабатываем согласно требованиям ДСТУ 4163:2020

Бланк является визитной карточкой компании. Правильное расположение реквизитов на бланке согласно требованиям Национального стандарта Украины ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ДСТУ 4163:2020) указывает на уровень культуры делопроизводства соответствующей компании, компетентность её специалистов, а соответственно и влияет на повышение уровня доверия деловых партнёров. Кроме того, бланк может служить эффективной рекламой, так как содержит изображение эмблемы или торговой марки (знака для товаров и услуг), адрес официального вебсайта и другие справочные данные о компании.

Бланки изготавливают и используют в компании для оформления различных видов документов независимо от внедрённой системы документооборота – традиционной бумажной или современной электронной.

Определение и виды бланков

Бланк служебного документа – это унифицированная форма служебного документа в виде стандартного листа бумаги или его электронного шаблона с напечатанной постоянной информацией и местом для фиксации переменной информации (п. 4.1.6 Национального стандарта Украины ДСТУ 2732:2023 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий»).

ДСТУ 4163:2020 установил следующие основные виды бланков документов:

– общий бланк юрлица для создания различных видов документов (без указания в бланке названия вида документа, кроме письма);

– бланк письма;

– бланк конкретного вида документа (с указанием в бланке названия вида документа, кроме письма).

Решение о изготовлении бланков конкретных видов документов – приказа, протокола, справки, заявления, служебной записки и т.д., принимает руководство компании на своё усмотрение. При этом ДСТУ 4163:2020 рекомендует изготавливать такие бланки, если количество документов конкретного вида превышает 2 тысячи единиц в год.

Кроме того, на основе общего бланка юрлица можно разрабатывать бланки структурных подразделений и/или бланки должностных лиц, если руководители структурных подразделений или соответствующие должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своих полномочий. При этом согласно требованию Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённых приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 г. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далее – Правила № 1000/5) изображение эмблемы или торговой марки (знака для товаров и услуг) на бланке структурного подразделения, не являющегося юрлицом, и на бланке должностного лица не воспроизводят.

Согласно ДСТУ 4163:2020 для изготовления бланков организационно-распорядительных документов нужно использовать листы бумаги формата А4 (210 мм × 297 мм) и А5 (210 мм × 148 мм). Также допустимо использовать бланки формата А3 (297 мм × 420 мм) для оформления документов в виде таблиц (например, штатного расписания, планово-отчётной документации и т.д.).

Бланки должны иметь следующие поля в миллиметрах:

30 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее и нижнее.

Бланки бумажных документов изготавливают исключительно на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

Допустимо изготавливать бланки с помощью компьютерной техники.

Для изготовления тех или иных видов бланков документов компания может использовать два варианта расположения реквизитов:

– угловое, когда постоянные реквизиты размещают в левом верхнем углу листа (так называемый угловой бланк);

– продольное, когда постоянные реквизиты размещают вдоль верхней части листа (так называемый продольный бланк).

На угловом бланке реквизиты нужно размещать флаговым способом (когда каждая строка реквизита начинается от границы левого поля бланка и не превышает 73 мм (28 печатных знаков)), а на продольном – центрированным способом (когда начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ левого и правого полей бланка).

Таким образом, бланки каждого вида документа юрлица (по её выбору) могут быть как угловыми, так и продольными.

Состав и место расположения реквизитов общего бланка компании

Согласно ДСТУ 4163:2020 общий бланк юрлица максимально может содержать следующие реквизиты (полужирным шрифтом выделены обязательные для этого вида бланка реквизиты):

– изображение эмблемы юрлица или торговой марки (знака для товаров и услуг);

– наименование юрлица высшего уровня;

– наименование юрлица;

– место составления документа.

Кроме того, на общем бланке допустимо размещать ограничительные отметки для реквизитов:

– дата документа;

– регистрационный индекс документа;

– отметка о контроле;

– заголовок к тексту документа.

Изображение эмблемы юрлица или торговой марки (знака для товаров и услуг) согласно п. 5.2 ДСТУ 4163:2020 размещают на бланке документа с левой стороны от наименования юрлица или частично или полностью на площади, отведённой для размещения реквизитов «Наименование юрлица высшего уровня», «Наименование юрлица» и «Наименование структурного подразделения юрлица».

Кроме того, на бланках компаний, не имеющих права применять изображение малого Государственного Герба Украины (тризуба) на бланках, печатях и вывесках, разрешено размещать изображение эмблемы юрлица или торговой марки (знака для товаров и услуг) на верхнем поле бланка документа.

Наименование юрлица высшего уровня на бланке размещают выше наименования компании – автора документа, преимущественно сокращённо (например, НАК «Нафтогаз Украины», ГП «Леса Украины», МОН Украины и т.д.).

Наименование юрлица – автора документа – должно соответствовать полному наименованию, указанному в уставе этого юридического лица. Ниже полного наименования (отдельной строкой в центре) размещают сокращённое наименование юрлица, если оно официально зафиксировано в уставе. Сокращённое наименование указывают в скобках или без них.

Место составления документа размещают на продольном бланке на уровне, а на угловом – ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс документа».

Место составления документа должно соответствовать наименованию населённого пункта по месту регистрации компании (например: г. Харьков, пгт Макаров Киевской области, с. Бузова Бучанского р-на Киевской области).

В случае указания в этом реквизите столицы «Киев» сокращение «г.» не применяют.

Шапка общего бланка компании с продольным расположением реквизитов

Изображение эмблемы компании

НАИМЕНОВАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА ВЫСШЕГО УРОВНЯ

НАИМЕНОВАНИЕ КОМПАНИИ

Код компании по ЕГРПОУ

(место для названия вида документа)

Дата                                                   Место составления                                         №________

[    Заголовок к тексту    ]

Состав и особенности оформления реквизитов бланка письма

Бланк письма юрлица согласно ДСТУ 4163:2020 максимально может содержать следующие реквизиты:

– изображение эмблемы юрлица или торговой марки (знака для товаров и услуг);

– наименование юрлица высшего уровня;

– наименование юрлица;

– наименование структурного подразделения юрлица;

– справочные данные о юрлице;

– код юрлица по ЕГРПОУ.

Также на бланке письма рекомендовано размещать ограничительные отметки для реквизитов:

– дата документа;

– регистрационный индекс документа;

– ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дают ответ;

– адресат;

– резолюция;

– отметка о контроле;

– заголовок к тексту документа;

– текст документа.

На особое внимание заслуживает оформление реквизита «Справочные данные о юрлице», который есть только в бланке письма.

Справочные данные должны содержать: почтовый адрес и другие сведения (номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты, адрес официального вебсайта и т.д.). Эти данные размещают на бланке письма под наименованием компании.

Элементы почтового адреса указывают в следующей последовательности:

– название улицы;

– номер дома;

– номер корпуса или офиса (при необходимости);

– название населённого пункта, района, области;

– почтовый индекс.

Если местонахождение компании отличается от адреса фактического осуществления деятельности или размещения офиса, в справочных данных допустимо указывать два адреса: юридический (указанный в ЕГРПОУ) и фактический (для переписки).

Номера телефонов указывают в соответствии с национальным форматом в следующей последовательности: межгородской префикс, код населённого пункта (в скобках), телефонный номер, который отделяют от кода и разделяют пробелами.