Тот, кто серьезно ведет свой бизнес, знает: правильно заключить договор с деловым партнером – отдельная работа, и порой очень непростая. Текст коммерческого договора должен пройти массу согласований, и все равно сохраняется риск того, что в тексте что-то окажется «не так». Но главное – весь этот процесс отнимает массу времени и сил, прежде всего – у топ-менеджеров компании. Однако его вполне можно автоматизировать, тем самым снизив непродуктивную нагрузку на руководство фирмы.
Такой непростой договор
Казалось бы, не такая сложная задача: составить и согласовать договор с контрагентом. Но на практике все порой очень затягивается. Как показало исследование IACCM, 92% времени при работе с контрактами уходит на процесс согласования.
Если разобраться, этапов и в самом деле очень много. Договор нужно создать под конкретную сделку или соглашение о сотрудничестве, согласовать с руководителями разных подразделений, с юристами, утвердить у руководства. При этом каждый менеджер, через которого проходит документ, может захотеть внести в него свои правки. Более того, правки от разных менеджеров могут «конфликтовать» друг с другом, противоречить смыслу документа или быть юридически неточными. И все – текст договора уходит на новый круг согласования. Причем таких кругов может быть сколько угодно…
Но даже подписанием документа дело не заканчивается – ведь далее нужно контролировать, как стороны договора соблюдают взятые на себя обязательства. В итоге на весь описанный процесс расходуется неоправданно много усилий и времени высокооплачиваемых сотрудников. Что, понятное дело, негативно сказывается на рентабельности компании.
Выход из этой ситуации, конечно, есть. Требуется сперва грамотно организовать и регламентировать работу по договорам, после чего – автоматизировать сам процесс согласования договоров. Это позволит резко сократить трату времени и сил, снизить риски, сделать весь процесс прозрачным и избежать множества внутренних конфликтов и «поисков виноватого». Понятие «прозрачность» тут, к слову, означает, что можно «видеть» местонахождение договора на каждом из этапов согласования. Добавим сюда то, что в автоматической системе работы с договорами обязательно сохраняются все промежуточные версии каждого договора – то есть при необходимости к ним всегда можно вернуться и не запутаться в правках.
Как мы это реализовали
Наша компания смогла автоматизировать договорный документооборот, создав решение на базе low-code BPM системы Scriptum. Впрочем, такое решение можно реализовать на любой системе из нашего портфеля продуктов: M-Files, Almexoft, Megapolis.DocNet, Creatio – на выбор.
Процесс работы с договором в нашей системе выглядит просто и понятно.
- На первом этапе создается черновик нового документа: система формирует электронную карту, в которой отображаются необходимые реквизиты, некоторые из этих реквизитов заполняются автоматически.
2. На втором этапе заполняется шаблон документа. Вся информация о договоре вносится не напрямую в договор, а в карточку документа. Уже далее заполненные данные с карты вставляются в текст договора согласно настроенному шаблону – это позволяет избежать ошибок и держать информацию о договоре в одном месте.
3. На третьем этапе прописываются все приложения и дополнительные соглашения к договору. Их можно создавать непосредственно с карты договора. В результате сотрудники получают быстрый доступ ко всему пакету документов.
- Далее сформированный договор отправляется на согласование по установленному маршруту. Задания на каждом этапе формируются автоматически, а исполнителям на электронную почту поступают уведомления. Вот как это выглядит:
Посмотрите, даже в упрощенном виде процедура согласования договора выглядит так:
- Сотрудник, в обязанности которого входит разработка документа или получение его от контрагента, направляет документ своему руководителю.
- Руководитель проверяет документ, вносит свои правки и замечания и передает его для дальнейшего утверждения дополнительным утверждающим.
- Дополнительные утверждающие исправляют документ, вносят свои комментарии и передают его обязательным утверждающим.
- Обязательные утверждающие вносят окончательные правки и подтверждают документ.
- Документ согласовывается с контрагентом.
- Директор получает готовый к подписанию договор.
Неудивительно, что после того, как на предприятии появляется автоматизированная система управления договорами, руководство задается одной-единственной мыслью: «Почему мы не внедрили ее раньше?!»
Тем более, что работа над документом в автоматизированной системе – это полный цикл, который включает также подписание документа с использованием электронной цифровой подписи.
Но и на этом работа системы не заканчивается: после подписания документа обеими сторонами система контролирует срок действия договора и условия его выполнения. За несколько дней до истечения срока действия сотрудники получают уведомление и соответствующую задачу, чтобы иметь возможность продлить действие договора или закончить с ним работу вовремя.
Как видим, весь многоступенчатый и очень порой выматывающий процесс подготовки и согласования договора (а заодно – отслеживания того, как он выполняется) удалось «упаковать» в одну компактную и удобную в работе систему. Правильная автоматизация бизнеса выглядит именно так.
Хотите лучше понять, как вам автоматизировать ваш бизнес, чтобы он стал более эффективным? Обратитесь к нам, и наш эксперт проведет для вас демонстрацию именно по вашему типу бизнеса. Заказать консультацию можно здесь: https://litiko.com/kontakty/