Должностные и рабочие инструкции — это организационные документы компании, в которых определяются задачи, обязанности, права и ответственность работников при выполнении ими работы на соответствующей должности или по соответствующей профессии.
Должностные инструкции разрабатываются для руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих компании, а рабочие инструкции — для работников, относящихся к категории рабочих профессий.
Должностные и рабочие инструкции составляются на конкретные должности, предусмотренные в штатном расписании компании, а не для конкретных работников, занимающих эти должности. То есть должностная (рабочая) инструкция — это всегда обезличенный документ, не содержащий фамилий и собственных имён работников в тексте и заголовке.
Когда в штатном расписании компании появляются новые должности, необходимо разработать соответствующие должностные или рабочие инструкции.
Обязательность должностных инструкций определена в Выпуске 1 Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утверждённом приказом Министерства труда и социальной политики от 29.12.2004 № 336 (rada.gov.ua) (далее — СКХПП).
Должностные и рабочие инструкции оформляются на общем бланке компании (преимущественно с угловым расположением реквизитов в шапке бланка) или на стандартных листах бумаги формата А4.
Унифицированные формы должностной и рабочей инструкции и пояснения по их оформлению определены в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, разработанном Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения и утверждённом Нормативно-методической комиссией Государственной архивной службы Украины (протокол от 08.04.2025 № 1).
Мы подготовили для вас шаблоны этих документов.
Заполните форму, и мы отправим их вам.
Состав реквизитов должностной и рабочей инструкции
Согласно Национальному стандарту Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163:2020), инструкции должны содержать следующие реквизиты:
- полное наименование компании;
- полное наименование структурного подразделения компании;
- гриф утверждения;
- название вида документа;
- заголовок к тексту документа;
- текст документа;
- подпись;
- виза;
- гриф согласования (только в рабочей инструкции);
- отметка об ознакомлении с документом.
Текст должностной (рабочей) инструкции и заголовок к нему
В заголовке к тексту в родительном падеже указывается название должности (профессии) работника, которое должно соответствовать названию, указанному в структуре и штатной численности и штатном расписании компании. Например: «менеджера по маркетингу», «главного экономиста», «санитарки-уборщицы».
Название должности или профессии должно соответствовать Классификатору профессий ДК 003:2010, утверждённому приказом Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 28.07.2010 № 327 (rada.gov.ua).
Текст инструкции должен носить указательный характер, использовать чёткие формулировки со словами: «должен», «обязан», «имеет право», «нужно», «необходимо», «запрещено». Недопустимо использовать формулировки со словами: «можно», «нельзя», «желательно», «нежелательно», «рекомендуется» и т. п.
Текст состоит из разделов, которые при необходимости делятся на подразделы, пункты и подпункты и нумеруются арабскими цифрами.
Обязательные разделы должностной инструкции:
- Общие положения
- Задачи и обязанности
- Права
- Ответственность
- Должен знать
- Квалификационные требования
- Взаимоотношения (связи) по должности
Обязательные разделы рабочей инструкции:
- Задачи и обязанности
- Права
- Ответственность
- Должен знать
- Квалификационные требования
Таким образом, состав разделов должностной и рабочей инструкции немного отличается. В рабочей инструкции отсутствуют разделы «Общие положения» и «Взаимоотношения (связи) по должности».
Раздел «Общие положения» содержит основные данные о должности, сфере деятельности работника, наименовании подразделения, порядке назначения и прекращения исполнения должностных обязанностей, непосредственной подчинённости, наличии подчинённых, перечне нормативных документов, которыми руководствуется работник, порядке замещения других работников и кто замещает его.
Раздел «Задачи и обязанности» описывает содержание деятельности работника, определяет самостоятельный участок работы, перечень видов работ, которые составляют выполняемые функции.
При установлении видов работ следует использовать организационно-правовые признаки: руководит, утверждает, осуществляет, организует, рассматривает, выполняет, обеспечивает, контролирует, участвует, готовит и т. д.
Задачи и обязанности должны соответствовать задачам и функциям структурного подразделения и требованиям квалификационной характеристики должности.
Раздел «Права» определяет делегированные полномочия, необходимые для выполнения задач и обязанностей: внесение предложений, принятие решений, согласование документов, представительство, участие в совещаниях, получение информации и т. д.
Раздел «Ответственность» содержит показатели оценки работы и границы личной ответственности: качество и своевременность выполнения задач, соблюдение трудового распорядка, правил охраны труда, корпоративной этики и т. д.
Раздел «Должен знать» включает требования к специальным знаниям, законодательным актам и нормативным документам, необходимым для выполнения обязанностей.
Раздел «Квалификационные требования» содержит нормы, касающиеся образования, квалификационного уровня и опыта работы.
Раздел «Взаимоотношения (связи) по должности» определяет круг взаимодействий с коллегами, другими подразделениями и внешними организациями, сроки обмена информацией, порядок согласования и утверждения документов.
Разработка должностных и рабочих инструкций
Процедура разработки должностных и рабочих инструкций не урегулирована на законодательном уровне, поэтому каждая компания определяет её самостоятельно и фиксирует в локальных нормативных документах (например, в инструкции по делопроизводству компании, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, которым поручается разработка соответствующих документов).
Обычно проект должностной (рабочей) инструкции готовит и подписывает руководитель того структурного подразделения, в составе которого предусмотрена соответствующая должность или профессия. Вместе с тем, эта задача может быть возложена на специалистов кадровой службы компании.
В компании без структуры и с небольшой численностью персонала все должностные (рабочие) инструкции могут быть разработаны и подписаны одним должностным лицом, например, заместителем руководителя компании или лицом, ответственным за работу с кадрами.
Согласование и визирование должностных и рабочих инструкций
Внутреннее согласование, включая визирование, должностных и рабочих инструкций осуществляется на стадии проекта этих документов, то есть до момента их утверждения руководителем компании.
Рабочие инструкции и изменения к ним должны быть согласованы профсоюзным комитетом или другим уполномоченным рабочим органом трудового коллектива. Это предусмотрено в абзаце шестом пункта 6 Общих положений раздела 2 Выпуска 1 СКХПП (rada.gov.ua). Для должностных инструкций такое требование не установлено.
Гриф согласования согласно требованиям ДСТУ 4163:2020 состоит из следующих элементов:
- слова «СОГЛАСОВАНО», напечатанного заглавными буквами без кавычек и знаков препинания;
- наименования должности, подписи, имени и фамилии руководителя первичной профсоюзной организации или уполномоченного представителя трудового коллектива юридического лица;
- даты согласования.
Гриф согласования оформляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа рабочей инструкции или титульного листа (при наличии).
При необходимости должностные и рабочие инструкции визируются соответствующими компетентными должностными лицами компании. Кто именно должен поставить визу на этих документах, должно быть определено в локальных нормативных документах, в частности в инструкции по делопроизводству компании.
Наиболее часто должностную (рабочую) инструкцию визируют:
- заместитель руководителя компании, отвечающий за направление деятельности соответствующего структурного подразделения;
- руководитель структурного подразделения, которому подчиняются работники по соответствующей должности (профессии);
- руководители кадровой, юридической и, при необходимости, других служб компании.
Виза каждого должностного лица согласно требованиям ДСТУ 4163:2020 состоит из следующих элементов:
- наименования должности лица, визирующего документ;
- его личной подписи, имени и фамилии;
- даты визирования.
Визы оформляются на лицевой стороне последнего листа должностной (рабочей) инструкции под реквизитом «Подпись».
Утверждение должностных и рабочих инструкций
Должностные и рабочие инструкции утверждаются непосредственно руководителем компании или одним из его заместителей по поручению руководителя, зафиксированному в распорядительном документе.
Издавать приказ об утверждении или внедрении должностных и рабочих инструкций не требуется.
Гриф утверждения согласно требованиям ДСТУ 4163:2020 состоит из следующих элементов:
- слова «УТВЕРЖДАЮ», напечатанного заглавными буквами без кавычек и знаков препинания;
- наименования должности, подписи, имени и фамилии руководителя компании или его заместителя;
- даты утверждения.
Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого или титульного (при наличии) листа должностной (рабочей) инструкции.
Должностные и рабочие инструкции вступают в силу с даты их утверждения.
В день утверждения должностные и рабочие инструкции должны быть зарегистрированы в журнале регистрации внутренних документов и доведены до сведения работников под подпись.
Ознакомление работников с должностными и рабочими инструкциями
Факт ознакомления работника с должностной (рабочей) инструкцией подтверждается соответствующей отметкой, оформленной на лицевой или оборотной стороне последнего листа соответствующей инструкции.
Отметка об ознакомлении согласно требованиям ДСТУ 4163:2020 состоит из следующих элементов:
- слов «С должностной (рабочей) инструкцией ознакомлен(-а, -ы):», напечатанных без кавычек;
- подписи(-ей), имени(-ён) и фамилии(-ий) соответствующего(-их) работника(-ов);
- даты, которую каждый работник собственноручно проставляет при ознакомлении.
Каждый новый работник должен быть ознакомлен со своей должностной или рабочей инструкцией до начала работы по должности или профессии.
Внесение изменений в должностные и рабочие инструкции
В должностные и рабочие инструкции могут вноситься изменения и/или дополнения только на основании приказа руководителя компании и с согласия работника.
Необходимость обновления инструкций может быть вызвана:
- изменением наименования компании, её структурного подразделения или названия должности;
- перераспределением обязанностей между работниками в связи с сокращением численности;
- расширением или изменением содержания задач и обязанностей работников;
- изменением образовательных, квалификационных уровней и, соответственно, квалификационных требований;
- уточнением профессиональной терминологии и др.
Количество таких изменений и дополнений в течение года не ограничивается законодательством.
Сроки и место хранения должностных и рабочих инструкций
Срок хранения должностных и рабочих инструкций определён в статье 43 Перечня типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утверждённого приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 г. № 578/5 (rada.gov.ua) (далее — Перечень № 578/5).
Для должностных и рабочих инструкций большинства работников этот срок является временным — 5 лет, которые следует отсчитывать после утраты актуальности соответствующих инструкций и их замены новыми.
Рассмотрим это на конкретном примере.
Пример расчёта срока хранения должностной инструкции
Предположим, что должностная инструкция главного бухгалтера компании была утверждена в 2020 году, а в сентябре 2025 года её заменят новой. Срок хранения должностной инструкции, утратившей силу в 2025 году, следует отсчитывать с 2026 года. Поскольку срок хранения составляет 5 лет, данная инструкция должна храниться до конца 2030 года включительно. И только в начале 2031 года её можно будет включить в акт на уничтожение документов, не внесённых в Национальный архивный фонд.
Поскольку документы временного хранения не передаются в архив компании, все 5 лет после утраты актуальности указанная должностная инструкция будет храниться по месту её формирования — в деле согласно номенклатуре дел. При наличии в структуре компании кадровой службы оригиналы должностных и рабочих инструкций хранятся именно в этой службе.
Особый длительный срок хранения — 75 лет
Согласно примечанию к статье 43 Перечня № 578/5, длительный срок хранения — 75 лет — установлен для:
- должностных инструкций научных работников;
- должностных и рабочих инструкций работников, занятых на тяжёлых работах, работах с вредными и опасными условиями труда.
Следует отметить, что научным работником считается лицо, имеющее соответствующую квалификацию и образование (не ниже второго — магистерского — уровня) и по основному месту работы согласно трудовому договору (контракту) осуществляющее научную (научно-техническую, научно-организационную, научно-педагогическую) деятельность в научном учреждении, высшем учебном заведении или научном подразделении компании.
Поскольку документы длительного срока хранения подлежат передаче в архив компании по описам, то через год после утраты актуальности соответствующая должностная или рабочая инструкция должна быть включена в описание дел кадровой службы, а ещё через год — передана на хранение в архив согласно пункту 1 главы 4 раздела VI Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённых приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 г. № 1000/5 (rada.gov.ua).
Таким образом, в пределах одной компании должностные и рабочие инструкции работников могут храниться в нескольких разных делах в зависимости от сроков их хранения.
Приглашаем на консультацию!
Оптимизируйте управление документами в вашей компании вместе с LITIKO!
Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом — мы поможем подобрать лучшее решение для вашего бизнеса.