Проведение экспертизы ценности документов, а также создание и деятельность экспертных комиссий государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, любых других юридических лиц независимо от формы собственности, в том числе компаний (далее — компания), осуществляется в соответствии с Порядком создания и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утверждённым постановлением Кабинета Министров Украины от 8 августа 2007 г. № 1004 (rada.gov.ua).
Экспертиза ценности документов в компании проводится:
- в текущем делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, формировании документов в дела, проверке правильности их отнесения к соответствующим делам, подготовке дел к передаче на архивное хранение;
- в архиве компании — в процессе приёма дел в архив и подготовки дел к постоянному хранению.
Выделяются четыре группы дел:
- постоянного хранения;
- длительного (более 10 лет) хранения;
- временного хранения (до 10 лет включительно);
- подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
Согласно законодательству, изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещено.
Законодательное регулирование вопросов обеспечения сохранности документов компаний
Согласно статье 32 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 № 3814-XII (rada.gov.ua), компании, основанные на частной форме собственности, обязаны обеспечить сохранность документов, накопленных за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном этим Законом, и в течение года с момента государственной регистрации согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивов или архивным отделом городского совета.
Минимальные сроки хранения архивных документов для таких компаний определяются Министерством юстиции Украины, если иное не предусмотрено законом.
В случае ликвидации компании ликвидационные комиссии обязаны:
- обеспечить упорядочение и сохранность документов, включая кадровые документы, бухгалтерские регистры, финансовую отчётность и другие документы, связанные с налогообложением и выплатой заработной платы;
- по согласованию с центральным органом исполнительной власти, реализующим государственную политику в сфере архивного дела, определить место дальнейшего хранения архивных документов компании.
Согласно части пятой статьи 6 Закона о НАФ, компании, владеющие архивными документами старше 50 лет или намеренные их отчуждать либо вывозить за пределы Украины, обязаны уведомить об этом государственный архив по месту регистрации компании для проведения экспертизы ценности. Без уведомления такие действия запрещены.
Создание экспертной комиссии в компании
Экспертная комиссия компании (далее — ЭК компании) — это постоянно действующий консультативно-совещательный орган, созданный на основании приказа руководителя компании для организации и проведения экспертизы ценности бумажных и электронных документов, накопленных в делопроизводстве, и представления результатов на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) государственного архива или архивного отдела районной/городской администрации.
В своей деятельности ЭК компании руководствуется:
- Конституцией и законами Украины,
- указами Президента,
- постановлениями Верховной Рады,
- актами Кабинета Министров,
- нормативно-правовыми актами Министерства юстиции Украины,
- а также положением о ЭК.
Состав ЭК компании включает:
- руководителя службы делопроизводства (или ответственного за делопроизводство);
- руководителя архивного подразделения (или ответственного за архив);
- сотрудников других подразделений (бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела);
- представителя ЭПК государственного архива (по согласованию).
Председателем ЭК обычно назначается заместитель руководителя компании, секретарём — руководитель архива или ответственное лицо. Председатель может иметь заместителя из числа членов ЭК.
Положение о ЭК разрабатывается на основе Типового положения, утверждённого приказом Минюста Украины от 19 июня 2013 г. № 1227/5.
Типовое положение о ЭК регламентирует:
- порядок создания ЭК;
- перечень нормативных актов, которыми она руководствуется;
- требования к составу;
- задачи и права;
- порядок проведения заседаний и принятия решений;
- требования к планированию, отчётности и документации.
В индивидуальном положении конкретной компании должны быть чётко прописаны все эти элементы.
Согласно изменениям 2023 года:
- проекты документов, утверждённые ЭК, подаются в ЭПК в бумажной и электронной формах с сопроводительным письмом;
- председатель ЭК может принять решение о проведении заседания в формате видеоконференции. В онлайн-заседании могут участвовать как постоянные члены ЭК, так и приглашённые лица.
Для частных компаний применяется Методическое руководство по подготовке Положения об экспертной комиссии, утверждённое приказом Госархива Украины от 29 июля 2019 года № 65.
ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ КОМПАНИИ
Согласно требованиям Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённых приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 г. № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5), экспертная комиссия компании (ЭК), в деятельности которой создаются документы Национального архивного фонда (НАФ), принимает решения о:
Утверждении и подаче в ЭПК проектов следующих документов:
- описей дел постоянного хранения;
- описей аудиовизуальных (кино-, видео-, фото-, фоно-) документов постоянного хранения, включённых в НАФ;
- описей дел по кадровым вопросам (личный состав);
- номенклатуры дел компании;
- инструкции по делопроизводству;
- положения о службе делопроизводства (канцелярии, отделе делопроизводства и т. п.);
- положения об архивном подразделении (архиве);
- положения о самой ЭК;
- аннотированных перечней уникальных документов НАФ;
- актов на уничтожение документов, не включённых в НАФ;
- актов на исключение документов из НАФ;
- актов о безвозвратном повреждении документов НАФ.
Утверждении:
- описей дел длительного (более 10 лет) хранения;
- актов о безвозвратном повреждении документов длительного хранения и по кадровым вопросам;
- номенклатур дел и описей дел длительного хранения предприятий, учреждений и организаций, находящихся в сфере управления компании, в деятельности которых не создаются документы НАФ.
Если в компании не создаются документы НАФ, ЭК принимает решения о:
Утверждении и подаче в ЭПК:
- описей дел по кадровым вопросам;
- актов на уничтожение документов, не включённых в НАФ.
Утверждении:
- инструкции по делопроизводству;
- номенклатуры дел;
- положений о службе делопроизводства, архиве и ЭК;
- описей дел длительного хранения;
- актов о безвозвратном повреждении дел длительного хранения и по кадровым вопросам;
- номенклатур дел и описей дел длительного хранения предприятий, учреждений и организаций, находящихся в сфере управления компании, в деятельности которых не создаются документы НАФ.
Согласно пункту 6 главы 1 раздела V Правил № 1000/5, ЭК компании должна одновременно рассматривать описи дел и акты на уничтожение документов, не включённых в НАФ, а также акты на исключение документов из НАФ вместе с актами о безвозвратном повреждении документов НАФ (при наличии).
Права экспертной комиссии компании
Для выполнения возложенных задач ЭК компании имеет право:
- контролировать соблюдение структурными подразделениями и ответственными лицами требований законодательства по разработке номенклатуры дел, формированию дел, экспертизе ценности, оформлению документов;
- требовать розыска отсутствующих документов НАФ, документов длительного хранения, в том числе по кадровым вопросам, и письменных объяснений в случае их утраты;
- получать от подразделений сведения и предложения, необходимые для проведения экспертизы ценности;
- определять сроки хранения документов, не предусмотренные типовыми и отраслевыми перечнями, и согласовывать их с ЭПК или ЭК вышестоящего органа (если документы НАФ не создаются);
- заслушивать отчёты руководителей подразделений о подготовке документов к архивному хранению и причинах утраты;
- приглашать на заседания специалистов компании и, при необходимости, сотрудников соответствующего государственного архива;
- информировать руководство компании по вопросам, входящим в компетенцию ЭК.
Порядок проведения заседаний ЭК
Заседания ЭК проводятся не реже одного раза в год и считаются правомочными при участии не менее двух третей состава.
Решения принимаются большинством голосов, оформляются протоколом, который подписывают председатель (или его заместитель) и секретарь, и вступают в силу после утверждения протокола руководителем компании.
Мы подготовили для вас образец протокола заседания экспертной комиссии.
Заполните форму — и мы отправим его вам
ПЕРЕЧНИ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ КАК МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЭКСПЕРТИЗЫ
При проведении экспертизы ценности документов экспертная комиссия компании должна руководствоваться типовым и, при наличии, отраслевым перечнями видов документов с нормативно установленными сроками их хранения, утверждёнными в соответствии с законодательством.
Типовой перечень — это Перечень типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и других юридических лиц, с указанием сроков хранения, утверждённый приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 г. № 578/5 (rada.gov.ua).
Типовой перечень включает:
- документы, создаваемые при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых любыми компаниями независимо от их функционального назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности;
- документы, создаваемые в результате производственной и научно-технической деятельности компаний.
Отраслевые перечни — это нормативно установленные перечни, в которых определены сроки хранения конкретных видов отраслевой документации.
В отраслевом перечне указаны наименования и сроки хранения специфических документов, характерных для определённой отрасли или сферы деятельности, в которой функционирует компания.
Например, для компаний, находящихся в сфере управления Министерства обороны Украины, отраслевым является Перечень документов, создаваемых в деятельности Министерства обороны Украины и Вооружённых Сил Украины, утверждённый приказом МОУ от 28 августа 2019 г. № 474 (mod.gov.ua).
Если для определённых видов документации (особенно новых) ни типовой, ни отраслевой перечень не предусматривает сроков хранения, право их определения предоставляется ЭК компании. При этом установленные сроки хранения обязательно должны быть согласованы с ЭПК соответствующего государственного архива или с ЭК вышестоящего органа (для компаний, в деятельности которых не создаются документы НАФ).
ОСОБЕННОСТИ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
В целом экспертиза ценности электронных документов проводится по тем же принципам, критериям и в том же порядке, что и экспертиза бумажных документов, согласно законодательству.
Однако существуют некоторые особенности:
- Если на момент проведения экспертизы ценности электронных документов уже созданы заверенные бумажные копии, экспертиза проводится одновременно для электронных и бумажных версий. Если копии не созданы — экспертиза может проводиться без них.
- Экспертиза электронных документов включает технические проверки с использованием программных средств:
- извлечение и воспроизведение всех данных, связанных с электронными документами, из информационной автоматизированной системы (ИАС) компании;
- наличие электронных документов и правильность их оформления;
- соответствие заверенных бумажных копий содержимому электронных дел.
Устранение выявленных недостатков по результатам проверки электронных документов осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях компании, в рабочем порядке. В небольших компаниях без подразделений — ответственным за делопроизводство в целом.
Если в регистрационно-мониторинговой карточке (РМК) обнаружены ошибочно зарегистрированные документы или технические сбои при их создании/регистрации в ИАС, допускается изъятие/уничтожение РМК в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству компании.
Важно! В акт об изъятии для уничтожения документов, не включённых в НАФ, составленный по форме, предусмотренной действующим законодательством, включаются также электронные дела. В графе «Примечание» напротив соответствующего заголовка дела указывается отметка «ЭД» (электронное дело).