Электронная цифровая подпись уже далеко не первый год гарантирует безопасность украинцев – как бизнеса, так и частных лиц. Однако до сих пор многие не знают, как устроена эта технология, а главное – почему ее обязательно нужно использовать.
Цифровая подпись (ЭЦП) – это современное технологическое решение для верификации подлинности и неизменности электронных документов. Этот инструмент позволяет физическим лицам и организациям заверять цифровые документы таким образом, что любое несанкционированное вмешательство становится очевидным, обеспечивая тем самым их достоверность.
Типы электронных подписей
ЭЦП есть разных типов. Например, ЭЦП физического лица. Граждане используют ее для подтверждения своей личности в цифровой среде. Применяется при подаче электронных деклараций, заявлений и других документов в государственные учреждения.
Цифровая подпись формируется с помощью специализированного алгоритма с использованием цифрового ключа. Такой ключ – это математический объект, состоящий из двух компонентов: открытого и закрытого ключей. Открытый ключ используется для проверки подписи, а закрытый ключ хранится конфиденциально и служит для создания подписи. Безопасность закрытого ключа имеет первостепенное значение, ведь его компрометация (проще говоря – попадание в чужие руки) может привести к несанкционированному подписанию документов от имени владельца. При этом открытый ключ публикуется на официальном информационном ресурсе, поскольку он необходим для аутентификации ЭЦП.
ЭЦП может выглядеть по-разному. Например, как текстовая подпись. Тогда это строка текста, содержащая сведения о подписанте и дату подписания, которая обычно размещается в нижней части документа. Другой вариант – графическая подпись. Она похожа на рукописную подпись, может содержать имя или инициалы подписанта.
Есть также криптографическая подпись: она невидима глазу, генерируется с помощью криптографических ключей и является уникальным кодом, который верифицируется специальным программным обеспечением. Наконец, есть так называемая электронная печать. Она может отображаться в виде графического изображения или текстовой информации на документе.
ЭЦП применяется в различных сферах:
– Коммерческие операции: обеспечивает подтверждение сделок между компаниями и клиентами, снижая риск подделки документов.
– Электронная переписка: используется для подписания информации в электронных письмах, гарантируя ее подлинность.
– Дистанционное банковское обслуживание: обеспечивает безопасность платежей и подтверждает личность клиентов.
Использование электронной подписи имеет многочисленные преимущества:
Гарантия подлинности и целостности: Обеспечивает, что документы остаются неизменными после подписания.
Эффективность и удобство: Позволяет быстро подписывать документы без необходимости печатания и физического подписания.
Снижение расходов: Электронный документооборот уменьшает затраты на бумагу и хранение документов.
Удаленное подписание: Возможность подписывать документы из любого места, имеющего доступ к Интернету.
Электронные подписи бывают:
– В виде файла, который хранится на компьютере или обычных флешках и т.д.
– Подписи, которые хранятся на защищенных носителях – токены или облачные сервисы
– Подписи, которые хранятся на SIM-карте мобильного телефона – Mobile ID.
Файловые подписи можно копировать и хранить в любом месте, а токены (USB-ключи), облачные хранилища и Mobile ID не подлежат копированию, поэтому являются более надежными. Токен нужно подключить к компьютеру и считать, а при использовании Mobile ID – ввести номер телефона и персональный пин-код, созданный при подключении услуги Mobile ID. К ключу в облачном хранилище у владельца есть доступ с любого устройства с выходом в интернет.
Как электронная подпись документов реализована в Украине
Ранее пользователи были знакомы только с электронной цифровой подписью (ЭЦП). Однако с принятием Закона Украины «Об электронных доверительных услугах» она перестала быть актуальной. На смену ей пришло более точное понятие – квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Квалифицированная электронная подпись имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная. Это подтверждено Законом Украины «Об электронном документообороте и электронных документах».
С технической точки зрения КЭП представляет собой набор электронных данных, созданный из файла документа, ключа подписи и отметки времени. Эти элементы объединяются в контейнер (архив, содержащий файл и подпись) или отдельный файл, который необходимо хранить и проверять вместе с документом.
Данные КЭП подтверждают, что к документу в архиве в определенное время был применен соответствующий ключ подписи, а файл (документ) не был изменен. Отметка времени позволяет в любой момент узнать, когда на документ была наложена КЭП, а также является доказательством его существования в конкретный момент.
Преимущества КЭП:
– Юридическая сила: КЭП приравнивается к собственноручной подписи и может использоваться для любых юридически значимых действий.
– Безопасность: КЭП обеспечивает конфиденциальность и целостность информации, исключая возможность подделки или фальсификации документов.
– Экономия времени: КЭП позволяет подписывать документы электронно, без необходимости распечатки, подписания вручную и сканирования.
– Удобство: КЭП можно использовать на любом устройстве с выходом в Интернет.
Практическая реализация: использование квалифицированной электронной подписи (КЭП)
В Украине электронные ключи выдают разные организации – и это не должно удивлять никого. Выдача ЭЦП, согласно Закону «Об электронных доверительных услугах», является доверительной услугой, а потому осуществляется квалифицированными поставщиками электронных доверительных услуг, перечень которых содержится в Доверительном списке (по состоянию на сегодня их 26). Аккредитованные центры сертификации ключей (АЦСК), образованные в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи», которые намеревались предоставлять квалифицированные электронные доверительные услуги, автоматически были внесены центральным удостоверяющим органом в Доверительный список как квалифицированные поставщики электронных доверительных услуг.
Срок действия сертификата ЭЦП составляет два года. По истечении этого срока нужно будет повторно изготовить уже новую подпись по тому же алгоритму действий. Причиной такого срока являются требования защиты информации, которые выдвигаются к средствам, используемым для наложения ЭЦП.
С технической точки зрения принципиальной разницы между персональным и корпоративным электронным ключом – нет. Физическое лицо можно получить электронную подпись у любого квалифицированного поставщика электронных доверительных услуг и использовать его. Также решение для квалифицированной электронной подписи для подписания электронных документов интегрировано в приложение «Дія». Эта возможность является бесплатной для физических лиц.
Другое дело, что юридическим лицам ЭЦП нужна для того, чтобы организовать безопасный документооборот. КЭП – незаменимая вещь для организации электронного документооборота в бизнесе, подачи отчетности в государственные органы в режиме онлайн. Квалифицированная электронная подпись юридического лица – законный аналог собственноручной подписи, поэтому ею можно подписывать любые юридически значимые документы. Компании, которые решили перейти на электронный документооборот, чтобы оптимизировать внешние и внутренние бизнес-процессы, должны получить КЭП юридического лица для всех сотрудников, имеющих право подписи.
Для чего нужна КЭП сотрудникам компании? Для полного перехода на ЭДО как в коммуникации с контрагентами, так и внутри компании; для регистрации касс, выдачи электронных подписей кассиров и печатей; для подписания актов и документов,приходных и расходных накладных онлайн через сервисы EDI для ритейла; для внедрения е-ТТН, выдачи КЭПов грузоотправителям, водителям и грузополучателям – и так далее.
Не случайно возможность загрузки цифровой подписи интегрирована в такие украинские системы работы с документами, как M.E.Doc, СОТА, «Вчасно» (в этом сервисе также можно получить ключ ЭЦП) и ряд других. Кроме того, ЭЦП могут для своих клиентов оформить некоторые крупные украинские банки – ПУМБ, Ощадбанк, Укрсиббанк, ПриватБанк и Монобанк.
Компания может самостоятельно сертифицировать своих работников – стать представителем одного из квалифицированных поставщиков электронных доверительных услуг. Или заказать у них услугу выездной генерации ключей.
Если компания имеет более 100 сотрудников, то лучше воспользоваться услугами провайдеров облачных хранилищ. Что делать, если работник уволился или в отпуске? Ключ на флешке или токен в таком случае невозможно контролировать. А облачные сервисы дают возможность видеть все транзакции, которые происходят с подписями, и запрещать доступ к ключу в зависимости от того, где и когда находится сотрудник. Это и усиливает контроль, и повышает уровень безопасности информации.
Риски использования электронной подписи и меры безопасности.
Хотя использование электронной подписи связано с определенными рисками, такими как потеря ключа или несанкционированный доступ, соблюдение мер безопасности может предотвратить негативные последствия. Важно блокировать старые сертификаты в случае потери ключа и обратиться к поставщику услуг для создания новой подписи.
Более того, потеря ключа ЭЦП может выставить вас на риск взлома и несанкционированного доступа к вашим электронным данным.
Треті особи можуть скористатися цим вразливим моментом і зробити шахрайські дії від вашого імені – вкрасти гроші з банківського рахунку, взяти на ваше ім’я кредит чи навіть переоформити бізнес.
Чтобы предотвратить негативные последствия потери ключа ЭЦП, важно сразу же заблокировать старые сертификаты и обратиться в организацию или учреждение, которое выдало ключ. Они могут помочь создать новый ключ и провести процедуру повторной активации. В некоторых случаях может потребоваться подтверждение вашей личности и предоставление дополнительных документов для восстановления доступа к ключу ЭЦП.
Виводы:
Вопреки всем возможным рискам, преимущества использования электронной подписи очевидны. Это современный, удобный и безопасный способ подтверждения подлинности электронных документов, который значительно облегчает работу как бизнеса, так и частных лиц.