График отпусков – это информационно-аналитический документ, который определяет очередность предоставления работникам компании ежегодных оплачиваемых отпусков в течение календарного года.
Этот документ обязателен для всех работодателей независимо от формы собственности или количества работников, включая физических лиц-предпринимателей. Исключение составляют компании, расположенные в зонах активных боевых действий. Для таких компаний допускается упрощение ведения документации в соответствии со ст. 7 Закона Украины от 15.03.2022 № 2136-ІХ «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» (rada.gov.ua).
В график отпусков необходимо включать всех работников компании, принятых по трудовому договору, в том числе совместителей, дистанционных работников и работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры.
Составление, согласование и утверждение графика отпусков регламентировано в ст. 10 Закона Украины от 15.11.1996 № 504/96-ВР «Об отпусках» (rada.gov.ua) (далее – Закон № 504), где указывается, что:
«Очередность предоставления отпусков определяется графиками, которые утверждаются владельцем или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) или другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются интересы производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.»
Законодательством не установлена типовая форма графика отпусков. Поэтому каждая компания имеет право составить этот документ в произвольной форме. При этом нужно учитывать нормы Закона № 504 и требования Национального стандарта Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163:2020).
Мы подготовили для вас унифицированную форму графика отпусков.
Заполните форму, и мы отправим ее вам.
Загрузить инструкцию
АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ ГРАФИКА ОТПУСКОВ
ЭТАП 1 Опрашивание работников в рамках структурных подразделений и согласование их предложений по планированию периодов отдыха
ЭТАП 2 Сбор и обобщение предложений всех структурных подразделений о предоставлении отпусков работникам компании
ЭТАП 3 Разработка проекта графика отпусков кадровой службой (или лицом, ответственным за кадровое делопроизводство)
ЭТАП 4 Подписание окончательного варианта графика отпусков руководителем кадровой службы (или лицом, ответственным за кадровое делопроизводство)
ЭТАП 5 Согласование графика отпусков руководителем первичной профсоюзной организации (или уполномоченным представителем трудового коллектива компании)
ЭТАП 6 Утверждение руководителем компании путем проставления соответствующего «Грифа утверждения»
ЭТАП 7 Ознакомление со содержанием графика отпусков всех работников компании
ЭТАП 8 Вступление в силу с 1 января 2025 года
ЭТАП 9 Внесение изменений в график в случае увольнения одних и принятия на работу новых работников
ОФОРМЛЕНИЕ ГРАФИКА ОТПУСКОВ
График отпусков оформляют на общем бланке компании или на чистых листах бумаги формата А4.
При оформлении графика отпусков нужно учитывать, что:
- полное наименование компании в графике отпусков указывают в соответствии с уставом или положением о компании;
- название вида документа – ГРАФИК ОТПУСКОВ, печатают заглавными буквами полужирным шрифтом;
- дату и регистрационный индекс графика отпусков проставляют в день его утверждения. Регистрационный индекс графика отпусков присваивают по журналу или электронной регистрационно-мониторинговой карточке, предназначенной для регистрации внутренних документов;
- место составления графика отпусков должно соответствовать названию населенного пункта, в котором фактически был составлен документ;
- в заголовке к тексту графика отпусков указывают год, на который график отпусков является действующим, например: на 2025 год;
- текст графика отпусков оформляют в виде таблицы, состоящей из восьми граф, в которых указывают:
- Фамилия, инициалы работника
- Должность (профессию) согласно штатному расписанию
- Вид отпуска
- Количество календарных дней
- Период работы, за который предоставляется отпуск
- Запланированный период предоставления отпуска
- Фактический период пребывания в отпуске
- Примечание (например, для внесения информации о причине переноса отпуска, увольнения работника и т.д.).
Систематизировать фамилии работников и сотрудников в тексте графика отпусков целесообразно, прежде всего, по структурным подразделениям компании, а в бесструктурных компаниях – по направлениям их деятельности. Поэтому соответственно текст графика отпусков делят на разделы, названия которых соответствуют наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности компании. В рамках каждого раздела систематизировать информацию на усмотрение руководства можно одним из способов:
- по фамилиям работников в алфавитном порядке,
- по иерархии должностей от руководителя до рабочего,
- по периоду запланированных отпусков;
- подписывает график отпусков руководитель кадровой службы (лицо, ответственное за работу с кадрами в компании);
- гриф согласования состоит из следующих элементов: слова «СОГЛАСОВАНО», которые печатают заглавными буквами без кавычек и знаков препинания, название должности, подпись, собственное имя и фамилия руководителя первичной профсоюзной организации или уполномоченного представителя трудового коллектива компании, дата согласования;
- после согласования график отпусков утверждает руководитель компании. Гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», которые печатают заглавными буквами без кавычек и знаков препинания, название должности, подпись, собственное имя и фамилия руководителя компании, дата утверждения;
- отметка об ознакомлении работников с графиком отпусков состоит из следующих элементов: слов «С графиком отпусков ознакомлены:» (печатают без кавычек), подписей, собственных имен и фамилий, дат ознакомления. Этот реквизит разрешается оформлять на оборотной стороне последнего листа графика отпусков.
В компаниях со штатной численностью более 50 работников целесообразно вместо реквизита «Отметка об ознакомлении с документом» предусмотреть в тексте графика отпусков дополнительную графу «Подпись и дата ознакомления».
Если некоторые работники компании работают дистанционно или болеют или отсутствуют на работе по другим причинам, то их все равно обязательно нужно ознакомить с графиком отпусков под подпись. Довести график отпусков до таких работников возможно тем способом, о котором работник и работодатель договорились в трудовом договоре (контракте) — через систему электронного документооборота компании, корпоративную электронную почту, Viber и т.д. Факт ознакомления в этом случае — получение от работника сообщения об ознакомлении с графиком отпусков с датой и подписью (желательно КЭП или ЭЦП).
Для внесения в график информации о предоставлении отпусков новым работникам, которые будут приняты на работу после утверждения этого документа, следует в каждом разделе текста предусмотреть несколько свободных строк.