Инструкция по делопроизводству – это обязательный нормативный акт, регламентирующий содержание и организацию выполнения процессов по делопроизводству в компании (абзац семнадцатый пункта 2 раздела I Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 г. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далее – Правила № 1000/5)
Основное назначение инструкции по делопроизводству – это установление единых требований к документированию управленческой информации и порядку работы со всеми служебными документами в компании с момента их создания или поступления в отправка или передача на архивное хранение.
Существуют следующие виды инструкций по делопроизводству:
– типовая;
– примерная;
– индивидуальная.
Большие компании и корпорации разрабатывают типичные и/или примерные инструкции для сети своих предприятий, учреждений и организаций (далее – предприятие), а также собственную индивидуальную инструкцию по делопроизводству в компании (корпорации).
Отличие типичной инструкции от примерной заключается в том, что:
типичная инструкция по делопроизводству носит обязательный характер, а примерная – рекомендательный.
Независимо от наличия типичной или примерной инструкции по делопроизводству каждая компания, а также каждое предприятие ее сети, если оно является самостоятельным юридическим лицом, должно иметь индивидуальную инструкцию по делопроизводству.
АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОВОДСТВУ
ЭТАП 1
Изучение общегосударственных нормативно-правовых актов и стандартов по вопросам организации делопроизводства, а также учредительных и других локальных нормативных документов компании
ЭТАП 2
Разработка проекта инструкции по делопроизводству службой делопроизводства
ЭТАП 3
Согласование проекта со всеми структурными подразделениями компании и его доработки при наличии полученных замечаний и предложений
ЭТАП 4
Подписание окончательного варианта инструкции руководителем службы делопроизводства
ЭТАП 5
Одобрение на заседании экспертной комиссии (далее – ЭК) компании
ЭТАП 6
Соглашение с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) государственного архива или ЭК архивного отдела районной государственной администрации или городского совета
ЭТАП 7
Утверждение приказом по основной деятельности компании
ЭТАП 8
Введение в силу
ЭТАП 9
Сообщение структурным подразделениям компании
ЭТАП 10
Внесение изменений на основании приказа (при необходимости)
РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ
Инструкцию по делопроизводству в компании разрабатывает ее служба делопроизводства (общий отдел, отдел делопроизводства, канцелярия) или ответственное лицо, на которое возложено выполнение задач и функций службы делопроизводства.
При разработке инструкции по делопроизводству следует руководствоваться действующими нормативно-правовыми актами, регламентирующими вопросы организации делопроизводства, в частности Правилами № 1000/5 и Национальный стандарт Украины ДСТУ 4163:2020</i > «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При разработке инструкции по делопроизводству следует учесть:
– организационную форму делопроизводства, введенную в конкретной компании;
– структуру и штатную численность работников компании;
– структуру службы делопроизводства и количество работников, осуществляющих делопроизводственное обслуживание;
– территориальное расположение структурных, в частности обособленных, подразделений компании – филиалов, представительств, отделов, отделений, управлений, не имеющих статуса юридического лица и осуществляющих свою деятельность от имени компании;</ span>
– склад документационного фонда, образующегося в результате деятельности компании;
– степень автоматизации делопроизводственных процессов (частичное или полное введение электронного документооборота, применение квалифицированных электронных подписей и печатей);
– наличие архива в традиционной и/или электронной форме.
ОФОРМЛЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОВОДСТВУ
Инструкцию по делопроизводству оформляют на стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм × 297 мм) (приложение).
- Инструкция подлежит утверждению приказом руководителя по основной деятельности компании по оформлению соответствующего грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа документа;
- Название вида документа печатают заглавными буквами полужирным шрифтом. Она сочетается с заголовком к тексту документа, в котором в местном падеже указывают полное наименование компании в соответствии с уставом, например: ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОВОДСТВУ в Компании «Евробуд»;
- Текст инструкции состоит из разделов, каждый из которых может делиться на подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
- К инструкции по делопроизводству добавляют образцы бланков, регистрационных и учетных форм, шаблоны различных видов служебных документов, которые вводятся в компании. Такие образцы, формы, шаблоны и т.п. оформляют после основного текста инструкции по делопроизводству как приложения на отдельных листах бумаги, а в соответствующих пунктах текста делают ссылки на эти приложения. При этом каждое приложение должно иметь отметку в верхнем правом углу первого листа приложения со ссылкой на соответствующий пункт текста инструкции по делопроизводству;
- Подписывает инструкцию по делопроизводству руководитель службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство);
- Визируют проект инструкции по делопроизводству заместитель(ы) руководителя компании и руководители структурных подразделений, деятельность которых связана с документированием управленческой информации и организацией работы со служебными документами;</ span>
- Проект инструкции подлежит одобрению ЭК компании и согласованию с ЭПК соответствующего государственного архивного учреждения или ЭК архивного отдела райгосадминистрации (городского совета), в зоне комплектования которого находится компания, язковым оформлением соответствующих грифов одобрения и согласования, размещаемых на одном уровне в два столбика;
- Инструкция по делопроизводству вступает в силу с даты ее утверждения, если другая дата не указана в тексте приказа. Утвержденную инструкцию по делопроизводству доводят до сведения структурных подразделений компании путем направления (рассылки) структурным подразделениям ее экземпляров в бумажном или электронном виде;
- Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству или утрату ее действия осуществляется на основании нового приказа по основной деятельности компании.
Мы подготовили для вас унифицированную форму инструкции делопроизводства.
Заполните форму и мы пришлем ее вам.
ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ И СОДЕРЖАНИЮ ТЕКСТА ИНСТРУКЦИИ
В инструкции по делопроизводству следует прописать:
–правила документирования в бумажном и/или электронном виде управленческой деятельности компании, а именно– требования к оформлению основных видов управленческих документов;
– правила документооборота (традиционного бумажного или электронного), а именно – движение документов в компании со времени их создания или получения к выполнению или отправке по назначению;
–правила хранения бумажных и электронных документов в текущем делопроизводстве, а именно– требования к систематизации выполненных документов, формированию документов в бумажные и электронные дела, обеспечению сохранности этих дел, подготовке дел к передаче на архивное хранение.
Текст инструкции состоит из разделов, которые, в свою очередь, могут делиться на подразделы, пункты и подпункты. Изложение текста должно исходить от третьего лица. Структура текста этого документа может быть такой, как указано в приложении.
В первой главе инструкции по делопроизводству всегда представляют общие положения, где указывают, что настоящей инструкцией установлена единая система делопроизводства и соблюдать положения инструкции должны все работники компании. Кроме того, в первом разделе:
– перечисляют все общегосударственные нормативно-правовые акты, нормативные и методические документы, а также внутренние организационно-правовые документы, на основании которых составлена инструкция;
– определяют, на кого возложена ответственность за организацию делопроизводства в компании в целом и в ее структурных подразделениях в частности;
–подают общие принципы построения документооборота в компании.
Второй раздел называется «Документирование управленческой информации». Его делят на несколько подразделений, в которых преподают:
– общие требования к созданию документов в компании;
– требования к изготовлению и применению бланков документов;
– особенности составления конкретных видов документов компании – приказов, договоров, актов, протоколов, справок, служебных записок, писем и т.п.;
– требования к организации проведения, в частности протоколирования, производственных совещаний, заседаний коллегиальных совещательных органов компании.
Третий раздел «Организация документооборота и исполнение документов» целесообразно разделить на два больших подразделения. В первом подразделе описать технологические процессы и операции по обработке и выполнению входных документов, во втором – по подготовке и проработке внутренних и выходных документов.
Четвертый раздел «Систематизация и хранение документов в делопроизводстве» следует посвятить вопросам систематизации различных видов документов и определение сроков их хранения, составление номенклатуры дел, хранение документов и дел в текущем делопроизводстве.
Последний пятый раздел обычно посвящают вопросам подготовки выполненных дел к передаче на архивное хранение.
ВНЕСЕНИЕ В ИНСТРУКЦИЮ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ
В конце делопроизводительного года (ноябрь – декабрь) уместно пересмотреть действующую в компании инструкцию по делопроизводству с целью определения потребности внесения в нее изменений и дополнений. Ведь в течение года в компании могли состояться:
– изменения в уставе, структуре и штатной численности всей компании;
– перераспределение функциональных обязанностей между руководством компании;
– изменения в структуре, наименовании, кадровом составе службы делопроизводства;
– обновление задач и обязанностей службы делопроизводства, порядка ее взаимодействия с другими структурными подразделениями;
– введение в управленческую деятельность компании новых видов документов;
– внедрение системы электронного документооборота;
– обновление бланков документов, регистрационных и учетных форм и т.д.
Помимо этого, изменения в инструкции по делопроизводству обязательно осуществляют в случае внесения соответствующих изменений в общегосударственные нормативно-правовые акты и стандарты, регламентирующие порядок работы с документами и/или устанавливающие требования к оформлению документов.
Частота внесения изменений и дополнений в инструкцию не ограничивается, их можно вносить по необходимости в любой период делопроизводства.
Если в процессе просмотра действующей инструкции по делопроизводству обнаружится необходимость переработать ее более чем на 20 процентов, тогда более целесообразно подготовить, утвердить и внедрить проект новой инструкции.
Внедрение новой инструкции по делопроизводству в практическую работу может потребовать разъяснений ее положений путем проведения семинаров, вебинаров и индивидуальных консультаций для сотрудников компании. Организация таких мероприятий возлагается на службу делопроизводства с привлечением специалистов по вопросам документоведения и архивоведения.