Контроверсионный подход LITIKO: почему компания выбрала T&M?
В таких сферах IТ, как, например, автоматизация бизнеса, внедрение современных решений для заказчика – не менее сложный процесс, чем классическая разработка ПО. Поэтому вполне логично, что и в этой сфере идет вечный спор, какую модель работы клиента с заказчиком выбрать. Компания LITIKO сделала свой окончательный выбор в пользу модели T&M и готова доказать правильность именно такого подхода.
Одна проблема, два подхода к решению
Представим условного «среднего» заказчика проекта по автоматизации бизнеса – относительно крупную компанию, которая хочет автоматизировать различные бизнес-процессы – от управленческого учета и бухгалтерии до документооборота и складского учета. Сегодня это можно сделать, используя комплексную BPM-платформу от западного вендора или украинской разработки. Например, компания LITIKO работает с такими известными платформами, как Creatio, M-Files, Scriptum.
То есть все управление бизнесом можно сосредоточить на одной платформе, не распыляясь между различными программами, как было раньше. Однако такая комплексная автоматизация, при всех ее выгодах, – это сложный многомесячный проект. Ведь каждый бизнес – уникален и индивидуален, а значит, специалистам подрядчика (IТ-интегратора) нужно будет выполнить огромную работу, чтобы реализовать запросы заказчика в создаваемой BPM-системе.
Соответственно, для заказчика первая задача – выбрать IТ-интегратора. А дальше – начинаются переговоры о цене и бюджете. Но одновременно – это еще и обсуждение того, какую модель реализации проекта будет выбрано: Fixed-Price или Time and materials.
Объясним для тех, кто впервые сталкивается с этой темой.
Fixed-price – тип контракта и модель ценообразования, где сумма платежа зависит от использованных ресурсов и времени, затраченного подрядчиком. Иными словами, подрядчик вынужден брать на себя риск превышения расходов, выхода за пределы отведенного времени, а также другие риски.
Time and materials – тип контракта и модель ценообразования, в которой оплата работы подрядчика определяется на основе времени и материалов, которые затрачены сотрудниками подрядчика на выполнение работы, независимо от того, сколько работы нужно для завершения проекта. T&M обычно используются в проектах, где невозможно точно оценить размер, или когда есть вероятность, что требования будут изменяться в ходе реализации проекта.
Безусловно, фиксированные контракты (Fixed-price) – это любимый сценарий для клиентов, и на то есть веская причина: подрядчик берет на себя полную ответственность и несет все риски. Плюс расходы определены с самого начала, а значит, можно просто запланировать бюджет и сроки, а дальше – прописывать требования и ждать, когда в компании начнет работать новая BPM-система.
Однако в реальной жизни все работает иначе. Если подрядчик должен заключить договор на условиях Fixed-price, то он постарается максимально снизить собственный риск, то есть создать для себя «буфер» в виде дополнительных средств заказчика и избыточного времени. Чаще всего это происходит, когда продукт новый или область внедрения является малоизвестной.
Если учитывать, что в Украине сейчас происходит масштабный переход с российских BPM-платформ на западные и украинские, то можно сказать, что IТ-интеграторы работают в условиях большой неопределенности (не забываем и о войне, и связанных с ней дополнительных рисках). Соответственно, оценка реализации проекта в случае Fixed-price отражает не только усилия, но и потенциальные неизвестные, которые могут значительно увеличить общую стоимость.
Альтернатива этому есть, но здесь и от заказчика, и от подрядчика нужно проявить характер.
T&M помогает учесть все детали проекта: гибкость для лучшего результата
Взвесив все «за» и «против» двух подходов, компания LITIKO приняла принципиальное решение: перейти от системы внедрения проектов Fixed-price (ее еще иногда называют FixCost) к системе Time and materials (T&M). Это решение связано с пониманием одного важного факта: нам в Украине важно создать понятную, прозрачную и цивилизованную среду реализации IТ-проектов. А не действовать по принципу «урвал заказчика – а там будь что будет».
На самом деле, при подходе Time and materials вся динамика меняется. Прозрачность оплаты в случае T&M требует большей точности отслеживания и оценки. То есть заказчик получает возможность значительно сэкономить – ему не придется переплачивать за риски, которые изначально заложены в проекте исполнителем. Однако клиент берет на себя мониторинг хода реализации проекта.
А еще – он вынужден ответственнее подходить к добавлению новых требований к системе, к ее реализации. Потому что заказчик будет видеть: любое новое требование – это новые затраты денег и времени, которые он понесет. Но в этом есть свои плюсы: заказчику придется провести ревизию своих требований. То есть не «пихать» в проект все подряд, что придет в голову, а определить ключевые бизнес-процессы и отбросить ненужные операции. Собственно, так и происходит аудит бизнес-процессов – когда руководство компании задумывается, что нужно для бизнеса, а что – лишнее.
Но вернемся к вопросу стоимости работы заказчика. Есть стойкий миф: при подходе T&M внедрение BPM-платформы может затянуться примерно до бесконечности, а расходы на реализацию проекта только будут расти. Но это не так. T&M обеспечивает гибкий подход, когда стороны (заказчик и IТ-интегратор) работают в режиме постоянного диалога. В любом случае работа начинается с исследования (так называемая Discovery-фаза) и написания технического задания.
Именно на этом этапе становится понятным плановый бюджет всего проекта по автоматизации бизнеса. Также гибкий подход позволяет заказчику учесть во взаимодействии с исполнителем все необходимые детали по внедрению BPM-системы. Потому что именно в ходе Discovery-фазы формируются запросы заказчика. А дальше – начинается их реализация благодаря той самой гибкой системе внедрения.
Иными словами, на самом деле имеет место смешанная модель, в которой сначала заключается небольшой договор на анализ бизнеса заказчика, описание требований и разработку точного технического задания. И после этого, когда четко прописан объем работ и результат, необходимый на выходе, стороны подписывают контракт непосредственно на внедрение системы автоматизации.
И вот здесь на чашу весов кладется самое большое преимущество T&M-контрактов – их прозрачность. Для заказчика бюджет и ход всех работ – абсолютно прозрачны, он видит, как происходит расчет и управление расходами на каждом этапе проекта. Он может изменять оценку собственных потребностей, он видит, что IТ-интегратор работает честно, не скрывая возникающих сложностей, не пряча расходы в ненужных действиях. Таким образом, качество и бюджет остаются под контролем заказчика.
Немного практических советов
Западные эксперты по менеджменту, которые имеют исторически больший опыт работы как с моделью Fixed-Price, так и с моделью Time and materials, дают следующие советы по созданию контракта на T&M:
- Четко определите ожидания
- Ведите подробные записи (учет)
- Установите реалистичные сроки и бюджет
- Заказчик и исполнитель должны регулярно общаться
- Регулярно отправляйте/запрашивайте счета-фактуры
- Ждите одобрения перед любыми изменениями
- проконсультируйтесь с юристом
Согласно тем же западным советам, в каждый контракт T&M должно быть включено 10 основных компонентов:
- Объем работ
- Ставки на оплату труда
- Наценка на материалы
- Накладные расходы
- График оплаты
- Максимальное количество рабочих часов
- Оговорка о не превышении
- Процедура заказа на изменение
- Оговорка о нарушении контракта
- Отказ от ответственности