Протокол – это информационно-аналитический документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и решения, принятые на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.д.
Протокол составляют на основании записей (стенограмм, фонограмм, видеозаписей), сделанных непосредственно во время проведения собраний (заседаний, совещаний), и документов, подготовленных заранее, – текстов докладов, выступлений, справок, сообщений, проектов постановлений или решений, повестки дня, списка приглашенных и т.д.
По объему фиксируемых данных протокол бывает:
- краткий, в котором указывают только вопросы, обсуждаемые на собрании (заседании, совещании), фамилии и имена докладчиков и принятые решения;
- полный, который, кроме указанных выше сведений, содержит отредактированные записи выступлений всех докладчиков и участников обсуждения соответствующих вопросов повестки дня;
- стенографический, в котором весь ход собрания (заседания, совещания) записан дословно.
Протокол может быть оформлен на:
- бланке протокола (в случае введения такого бланка в компании);
- общем бланке компании;
- бланке структурного подразделения компании (в случае оформления протокола собрания (заседания, совещания) структурного подразделения);
- чистых листах бумаги формата А4.
Реквизиты протокола
Состав, содержание и место расположения реквизитов протокола должны соответствовать требованиям, установленным Национальным стандартом Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163:2020).
Мы подготовили для вас образцы различных видов протоколов, оформленных согласно ДСТУ 4163:2020.
Заполните форму, и мы отправим их вам.
При оформлении протокола нужно учитывать, что:
- полное наименование компании указывают в соответствии с уставом или положением о компании. Под полным наименованием допускается указывать сокращенное в скобках или без них;
- наименование структурного подразделения компании указывают только в протоколах собраний (заседаний, совещаний) структурного подразделения;
- название вида документа – ПРОТОКОЛ, печатают заглавными буквами полужирным шрифтом;
- датой протокола является дата проведения собрания (заседания, совещания), а не дата его окончательного оформления или подписания. Если собрание (заседание, совещание) длилось несколько дней, то через тире указывают даты первого и последнего дней собрания (заседания, совещания). Например: 20–21.01.2025, 31.03–01.04.2025;
- регистрационным индексом протокола является порядковый номер собрания (заседания, совещания) в пределах делопроизводственного года, который в компаниях обычно совпадает с календарным годом. Протоколы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп регистрируют в пределах периода их созыва; протоколы учебных заведений, в которых характеризуется учебно-воспитательный процесс – в пределах учебного года. С каждого нового делопроизводственного года нумерация возобновляется. Например, если заседания Правления компании проводятся раз в месяц, то в течение 2025 года должно быть составлено и оформлено двенадцать протоколов от № 1 до № 12 включительно;
- местом составления протокола является населенный пункт, где непосредственно было проведено заседание (собрание, совещание), а не населенный пункт, в котором фактически зарегистрирована компания, за исключением заседаний, проведенных в дистанционном формате;
- заголовок к тексту протокола должен отражать вид мероприятия – собрание, конференция, заседание, совещание и т.д., и наименование коллегиального органа (правления, коллегии, дирекции, совета директоров, наблюдательного совета и т.д.) или структурного подразделения в родительном падеже и логически сочетаться с названием вида документа. Например: «Протокол общего собрания участников общества», «Протокол оперативного совещания у руководителя компании», «Протокол заседания экспертной комиссии», «Протокол совещания работников информационно-аналитического отдела»;
- текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.
Во вводной части текста указывают фамилии, имена и должности:
- лица, избранного председательствующим на собрании (заседании, совещании), или председателя постоянно действующего коллегиального органа (комиссии);
- секретаря;
- других присутствующих постоянных членов собрания (заседания, совещания);
- приглашенных лиц (при наличии);
а также повестку дня.
После слова «Присутствовали» сначала по алфавиту фамилий указывают всех постоянных членов, присутствующих на собрании (заседании, совещании), а затем – приглашенных лиц. В протоколе общего собрания трудового коллектива или расширенного заседания (совещания), где количество присутствующих превышает 15 человек, их состав указывают количественно (цифрами и словами), а список с фамилиями прилагают к протоколу, о чем делают соответствующую запись: «Список присутствующих прилагается к протоколу». Например:
Председатель – ФАМИЛИЯ Имя
Секретарь – ФАМИЛИЯ Имя
Присутствовали: ФАМИЛИИ и имена в алфавитном порядке фамилий
Приглашенные: ФАМИЛИИ, имена и должности в алфавитном порядке фамилий
Повестка дня:
_______________________________ (докладчик – ФАМИЛИЯ, имя, должность). _______________________________ (докладчик – ФАМИЛИЯ, имя, должность). …
Основная часть текста протокола состоит из разделов, содержание которых соответствует пунктам повестки дня. Разделы нумеруют арабскими цифрами и структурируют по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (или ПОСТАНОВИЛИ). Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают без кавычек заглавными буквами без отступа от границы левого поля листа, после них ставят двоеточие. Ниже слов «СЛУШАЛИ» и «ВЫСТУПИЛИ» с абзаца указывают фамилии и имена докладчиков и выступающих, затем ставят тире и излагают содержание доклада от третьего лица единственного числа. Вопросы к докладчику и его ответы протоколируют в порядке их поступления. Если текст докладов, выступлений или сообщений прилагают отдельно, то после фамилии и имени делают запись: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается к протоколу». По каждому вопросу повестки дня принимают решение, которое фиксируют ниже слова «РЕШИЛИ» или «ПОСТАНОВИЛИ» с абзаца. Решения, содержащие несколько вопросов, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В каждом пункте должно быть конкретно определено: кому поручается, что именно и в какой срок выполнить. Например:
СЛУШАЛИ: ФАМИЛИЯ Имя – ……………………………… .
ВЫСТУПИЛИ:
ФАМИЛИЯ Имя – ……………………………… .
ФАМИЛИЯ Имя – ……………………………… .
…
РЕШИЛИ:
1.1. ……………………………………………………………………. …………………………………………… .
1.2. …
Если решение по каждому пункту или по отдельным пунктам повестки дня принимают путем голосования, то в соответствующих разделах текста протокола перед частью с решением (постановлением) оформляют результаты голосования с указанием количества голосов «за», «против» и «воздержались». Если кто-то из присутствующих на собрании (заседании, совещании) имеет особое мнение по принятому решению, его излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к протоколу. Например:
ГОЛОСОВАЛИ:
«За» – ___ голосов
«Против» – ___ голосов
«Воздержались» – ___ голосов
Приложения к протоколу нумеруют арабскими цифрами (например, Приложение 1), а в соответствующих разделах текста протокола делают ссылки на эти приложения: «что прилагается», «прилагается к протоколу». При этом реквизит «Отметка о наличии приложений» после текста протокола не оформляют.
– протокол подписывают председательствующий на собрании (заседании, совещании) или председатель постоянно действующего коллегиального органа (комиссии) и секретарь собрания (заседания, совещания);
– в отдельных случаях, если это определено положением о соответствующем коллегиальном органе (комиссии) или структурном подразделении компании, протокол утверждает руководитель компании. В таком случае в протоколе оформляют гриф утверждения, состоящий из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», которое печатают большими буквами без кавычек и знаков препинания, названия должности, подписи, собственного имени и фамилии руководителя, даты утверждения.