Toll Brothers централизует данные и повышает эффективность с помощью M-Files, экономя 2–3 часа в неделю для более чем 2000 пользователей и сокращая лицензионные расходы более чем на 30%
Ключевые моменты
- Значительная экономия: расходы на лицензии сократились более чем на 30% по сравнению с предыдущим решением.
- Повышение эффективности: сотрудники экономят примерно 2–3 часа в неделю, новым решением пользуются более 2000 пользователей.
- Вывод из эксплуатации устаревших систем: ожидаемая экономия — 28% в год за счёт устранения избыточных хранилищ данных и устаревших приложений.
Сценарии использования
- Управление процессами
- Управление проектной информацией
Отрасль
- Жилищное строительство
- Девелопмент недвижимости
Страна
Соединённые Штаты Америки
О компании
Toll Brothers, компания из списка Fortune 500, является ведущим застройщиком элитного жилья в США с более чем 5500 сотрудниками. Компания работает более чем в 60 регионах в 24 штатах и имеет собственные дочерние предприятия в сферах архитектуры, инженерии, ипотечного кредитования, титульного страхования, освоения земель, технологий «умного дома» и ландшафтного дизайна. Кроме того, Toll Brothers развивает жилые районы с полной инфраструктурой и гольф-клубами, а также управляет собственными операциями по распределению пиломатериалов, сборке строительных компонентов и производству.
Компания управляет многочисленными строительными проектами и архитектурными разработками. С учётом большого портфеля и необходимости бесперебойного взаимодействия между внутренними и внешними командами, Toll Brothers нуждалась в эффективном решении для автоматизации работы с информацией, которое соответствовало бы масштабируемым потребностям компании как в настоящем, так и в будущем.
Основные вызовы до внедрения M-Files
До внедрения M-Files компания Toll Brothers сталкивалась с рядом трудностей в управлении архитектурными планами и проектной документацией. Она полагалась на несколько разрозненных систем и ручные процессы, что приводило к неэффективности, проблемам с контролем версий и трудностям в поиске нужных документов в нужный момент, что в конечном итоге увеличивало затраты.
Компании было необходимо решение, которое бы оптимизировало управление документами, улучшило сотрудничество с внешними подрядчиками и партнёрами, сократило операционные потери и снизило расходы.
“У нас было много систем, которые плохо взаимодействовали между собой, что затрудняло отслеживание изменений и обеспечение согласованности,” — объяснил Майк Дайхофф, директор по архитектурным технологиям Toll Architecture, Toll Brothers.
“Сотрудничество с M-Files — это уникальный и отзывчивый опыт. Команда отлично помогает нам адаптировать M-Files под наши нужды. Их готовность слушать и быстро внедрять обратную связь гарантирует, что наши специфические требования удовлетворяются эффективно. Такой уровень партнёрства, когда изменения оперативно внедряются в производство, — редкость на рынке. Это заставляет нас чувствовать себя ценными и уверенными в дальнейшем сотрудничестве с M-Files.”
— Майк Дайхофф, директор по архитектурным технологиям Toll Architecture, Toll Brothers
Решение от M-Files
Эффективная платформа автоматизации работы с информацией
После оценки нескольких вариантов компания Toll Brothers выбрала M-Files как решение для автоматизации работы с информацией благодаря метаданному подходу, простоте использования и, что особенно важно, экономической эффективности.
“Главная причина, по которой мы выбрали M-Files — это цена,” — сказал Майк. “Это было значительно доступнее альтернатив, при этом предоставляя все необходимые функции.”
Внедрение M-Files включало централизованное хранение всей архитектурной и проектной документации, создание единого источника достоверной информации для всех команд. Автоматизированный контроль версий гарантирует, что все работают с актуальными документами. M-Files бесшовно интегрируется с существующими CAD- и проектными системами Toll Brothers, снижая необходимость ручного ввода данных. Кроме того, функция поиска по метаданным позволяет быстро находить документы по названию проекта, местоположению или другим ключевым атрибутам.
Майк также отметил масштабируемость M-Files:
“Масштабируемость M-Files позволяет Toll Brothers поддерживать новых пользователей и проекты по мере роста компании.”
Использование M-Files Hubshare для централизации информации и улучшения сотрудничества
Компания Toll Brothers также внедрила M-Files Hubshare, чтобы оптимизировать весь процесс, централизовав данные и обеспечив бесперебойное взаимодействие с внешними подрядчиками и партнёрами. Такой подход устраняет прежние проблемы с доступом к данным, обновлениями и коммуникацией, гарантируя, что у всех есть доступ к актуальной информации.
Результаты
Трансформация управления знаниями с помощью M-Files и Hubshare
Внедрение M-Files и M-Files Hubshare кардинально изменило процессы управления знаниями в компании Toll Brothers, что привело к значительным улучшениям в операционной деятельности.“Раньше поиск документов был настоящей проблемой, а теперь с M-Files всё под рукой,” — отметил Майк.
Команды из разных локаций могут в реальном времени получать доступ к проектной документации и обновлять её, что снижает количество недоразумений и ошибок. Автоматизация организации и поиска документов сократила время, затрачиваемое на административные задачи, позволив сотрудникам сосредоточиться на более ценной работе. Компания движется к созданию единого источника достоверной информации для всей архитектурной документации.
“Автоматизация карточки метаданных в административной консоли — это невероятно полезно. Существует множество триггеров, которые можно настроить для автоматического заполнения, скрытия или отображения определённых полей. Это помогает пользователям понять, какую информацию нужно ввести,” — добавил Бобби Генри, специалист по технологиям в Toll Brothers.
Значительная экономия и рост эффективности
Благодаря внедрению M-Files, компания Toll Brothers достигла значительной экономии, сократив расходы на лицензии более чем на 30% по сравнению с предыдущим решением. Ожидается, что переход на M-Files позволит ежегодно экономить около 28% за счёт отказа от устаревших приложений и устранения дублирования данных. Сотрудники экономят в среднем 2–3 часа в неделю, а более 2000 пользователей уже ощутили повышение эффективности.
Система обеспечивает централизованное управление документами, устраняет изолированность данных и снижает дублирование, а поиск по метаданным позволяет быстро находить нужную информацию.
“Мы полностью уверены, что система будет и дальше совершенствоваться. Я верю, что мы будем использовать её ещё шире, и меня вдохновляет её потенциал. Управление таким объёмом данных было непростой задачей, и освобождение от этой нагрузки позволяет нам сосредоточиться на других аспектах бизнеса. Это значительно улучшило наш продукт, услуги и отношения с клиентами — это действительно феноменально. Именно это слово постоянно приходит на ум!”
— Майк Дайхофф, директор по архитектурным технологиям Toll Architecture, Toll Brothers
Оперативная поддержка и индивидуальные решения от M-Files Expert Services
Помимо функциональных возможностей, компания Toll Brothers высоко ценит оперативную поддержку и консультации от M-Files Expert Services, которые помогают настраивать платформу под их потребности без дополнительных затрат на обслуживание.
“Сотрудничество с M-Files — это уникальный и отзывчивый опыт. Команда отлично помогает нам адаптировать M-Files под наши нужды. Их готовность слушать и быстро внедрять обратную связь гарантирует, что наши специфические требования удовлетворяются эффективно. Такой уровень партнёрства, когда изменения оперативно внедряются в производство, — редкость на рынке. Это заставляет нас чувствовать себя ценными и уверенными в дальнейшем сотрудничестве с M-Files,” — отметил Майк.
“Чувствовалась искренняя вовлечённость и забота со стороны всей команды — от генерального директора до службы поддержки. Все были заинтересованы в решении наших проблем и делали всё возможное, чтобы предоставить нам всё необходимое,” — добавил Бобби.
Планы на будущее
После успешного внедрения M-Files, компания Toll Brothers планирует расширить использование платформы в других отделах, включая маркетинг, юридический и закупочный. Также рассматривается возможность дальнейшего совершенствования категоризации документов и автоматизации рабочих процессов.
“Возможность быстро адаптироваться к целям компании, не теряя в производительности и сроках, и при этом увеличивать объёмы продаж с помощью этой платформы — это огромное достижение для нас. Мы очень вдохновлены тем, что делаем сейчас, и перспективами развития бизнеса вместе с M-Files как платформой, которая растёт вместе с нашими целями,” — пояснил Майк.
“Мы полностью уверены, что система будет и дальше совершенствоваться. Я верю, что мы будем использовать её ещё шире, и меня вдохновляет её потенциал. Управление таким объёмом данных было непростой задачей, и освобождение от этой нагрузки позволяет нам сосредоточиться на других аспектах бизнеса. Это значительно улучшило наш продукт, услуги и отношения с клиентами — это действительно феноменально. Именно это слово постоянно приходит на ум!” — подытожил Майк.
Почему M-Files?
M-Files — ведущая платформа для автоматизации интеллектуальной работы. Благодаря M-Files специалисты могут быстрее находить информацию, работать умнее и достигать большего. Платформа основана на инновационной архитектуре, использующей метаданные, встроенный механизм управления рабочими процессами и продвинутый искусственный интеллект. Это позволяет клиентам устранить информационный хаос, повысить эффективность процессов, автоматизировать безопасность и соответствие требованиям.
Для получения дополнительной информации посетите страницу: https://litiko.com/
P.S. Эта статья переведена для украинских читателей с сайта вендора M-Files и представлена как пример реализации внедрения данной платформы.
Компания LITIKO — сертифицированный Delivery-партнёр в Украине. Обращайтесь к нам за консультацией и внедрением! Заказать услугу можно, заполнив форму на странице:
https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/