Компания: Banijay Finland, EndemolShine Finland и Jarowskij Finland
Индустрия: Телевизионное производство
Местоположение: Финляндия
Banijay Finland, Endemol Shine Finland и Jarowskij Finland являются частью международной контентной группы Banijay Group, которая объединяет более 130 производственных компаний в 21 стране. Финские производственные компании ежегодно создают значительное количество самого популярного контента в Финляндии. Эти производства являются отдельными проектами, которые требуют создания контрактов, таких как трудовые или субподрядные соглашения, до и во время проектов.
Основные моменты:
- Единый источник правды для шаблонов контрактов
- Автоматизированные шаблоны, которые поддерживают контракты в актуальном состоянии
- Юристы имеют возможность автоматизировать собственные соглашения
“Мы продолжаем совершенствовать и добавлять новые шаблоны в M-Files Ment и ценим его простоту в использовании, что позволяет нам поддерживать наши шаблоны без технической поддержки.” – Лиина Лайсо, главный юридический и HR-офицер финских дочерних компаний Banijay.
Основные вызовы до внедрения M-Files
При заключении контрактов с продюсерами юридическая команда компаний обнаружила, что всегда существовало несколько разных версий одних и тех же контрактов, что приводило к путанице и замедляло способность компаний обрабатывать важную договорную документацию.
“Всегда было трудоемким заданием установить, какая версия является последней, которую нам нужно использовать. Управление этой информацией более эффективным и удобным способом было ключевым требованием,” – сказала Лиина Лайсо, главный юридический и HR-офицер финских дочерних компаний Banijay. “Кроме того, когда происходили законодательные изменения, которые влияли на наши юридические формулировки, мы обнаружили, что это трудоемкий процесс – найти и изменить все различные вариации наших контрактов, и даже тогда мы не могли быть уверены, что изменили все наши формулировки,” – продолжила Лиина.
Юридический отдел был обременен скучным заданием поиска и идентификации последней версии каждого контракта. “К тому же мы (как юристы) имеем тенденцию повторно использовать юридические формулировки, которые лучше всего подходят для текущего проекта на основе ранее согласованных соглашений подобного типа. Поиск необходимых формулировок среди многих разных контрактов также был трудоемким заданием,” – сказала Лиина. “Нам нужен был инструмент, который позволил бы нам составлять документы быстрее, легче и с большей соответствием.”
Решение M-Files
Компания тщательно изучила рынок, чтобы найти удобный инструмент автоматизации документов, который мог бы помочь их юридическому отделу эффективно обрабатывать контракты и поддерживать соответствие. “Довольно быстро M-Files Ment стал лучшим выбором для нас из-за его удобства в использовании и конкурентоспособной цены по сравнению с другими продуктами на рынке,” – вспоминает Лиина.
Лиина быстро отметила, насколько полезными были эксперты M-Files Ment во время процесса внедрения: “Для внедрения мы сначала сосредоточились на тех документах, которые должны были принести нам наибольшую пользу – на наших трудовых соглашениях. С поддержкой экспертов Ment мы автоматизировали эти документы и создали для них шаблоны – перед тем, как предоставить доступ нашим продюсерам, чтобы они могли протестировать M-Files Ment. Полученная обратная связь была положительной, и вскоре мы запустили эти первые шаблоны и начали их использовать. В целом, внедрение заняло около трех месяцев, что хорошо соответствовало нашим возможностям.”
“Это также дало нам, как юристам, время изучить M-Files Ment и убедиться, что мы в наилучшей позиции для автоматизации и поддержки наших юридических документов в будущем,” – продолжила Лиина.
Результаты
Когда Лиину попросили оценить влияние M-Files Ment на финские дочерние компании Banijay, она быстро отметила, насколько легче стало находить и использовать шаблоны для подготовки контрактов. “Теперь у нас есть легкий доступ ко всем нашим последним юридическим шаблонам в M-Files Ment – это экономит время на их поиск. Еще важнее, что наличие всех последних регулярно обновляемых юридических шаблонов в одном месте и легкий доступ к ним означает, что мы можем заключать контракты намного быстрее. Также есть уверенность в том, что все документы, которые мы создаем, будут соответствовать последнему законодательству,” – сказала Лиина.
Польза от M-Files Ment распространилась не только на производственные компании, но и оказалась полезной для их партнеров. “Это также было полезно для людей, с которыми мы заключаем контракты. Процесс заключения контрактов был упрощен, поскольку продюсеры понимают, какие контракты соответствуют их потребностям, и могут быть лучше подготовлены, поскольку понимают вероятные обязательства/пункты для переговоров,” – сказала Лиина.
“Мы продолжаем совершенствовать и добавлять новые шаблоны в M-Files Ment и ценим его простоту в использовании, что позволяет нам поддерживать наши шаблоны без технической поддержки. Мы начали с испытания трудовых соглашений, а теперь автоматизировали более 30 различных соглашений. Наша команда юристов занимается автоматизацией и поддержкой своих соглашений. Это весело – создавать шаблоны соглашений, особенно когда видишь праздничное конфетти, которое появляется при публикации нового шаблона,” – подытожила Лиина.
“Теперь у нас есть легкий доступ ко всем нашим последним юридическим шаблонам в M-Files Ment – это экономит время на их поиск. Еще важнее, что наличие всех последних регулярно обновляемых юридических шаблонов в одном месте и легкий доступ к ним означает, что мы можем заключать контракты намного быстрее.” – Лиина Лайсо
“M-Files Ment позволил нам консолидировать наши версии соглашений, чтобы у нас был только один автоматизированный шаблон для каждого соглашения, к которому все могли бы получить доступ. Это решило проблему определения, какой прецедент соглашения является последней версией – с M-Files Ment автоматизированный шаблон всегда является последней версией.” – Лиина Лайсо, главный юридический и HR-офицер финских дочерних компаний Banijay.
Почему M-Files?
M-Files является мировым лидером в управлении информацией. Платформа управления документами M-Files, основанная на метаданных, позволяет сотрудникам мгновенно находить нужную информацию в любом контексте, автоматизировать бизнес-процессы и обеспечивать контроль информации. Это предоставляет бизнесу конкурентное преимущество и значительный ROI, поскольку они предоставляют лучший опыт клиентам и более высокое качество работы с меньшими рисками.
Для получения дополнительной информации посетите страницу https://litiko.com/
*P.S. Эта статья переведена для украинских читателей с сайта вендора M-Files и представлена как пример реализации внедрения этой платформы.
Компания LITIKO – сертифицированный Delivery Партнер в Украине. Обращайтесь к нам за консультацией и внедрением! Заказать услугу можно, заполнив форму на странице: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/