Основные моменты
- Эффективность: внедрение M-Files сделало управление и поиск документов быстрее и эффективнее, позволяя больше времени для продуктивной работы.
- Улучшенная безопасность: правильные люди имеют доступ к правильным документам.
- Разработка, адаптированная к потребностям компании.
Случаи использования
- Управление соответствием
- Управление проектами
Индустрия
- Промышленный дизайн и консалтинговые услуги
Страна
- Финляндия
Введение в компанию:
Elomatic — финская компания по промышленному дизайну и консалтингу, которая сосредоточена на решениях, улучшающих благосостояние людей и окружающей среды. С более чем 50-летним опытом в этой области, компания известна как пионер в разработке методов дизайна.
Компания предлагает свою экспертизу от первой консультации до конца жизненного цикла инвестиций как промышленным компаниям, так и организациям государственного сектора. Области экспертизы компании включают механическую и заводскую инженерию, процессы и энергетику, морскую и офшорную энергетику, биотехнологии и фармацевтику.
Основные вызовы до M-Files:
Управление документами на основе файлов стало невозможным
Сотрудники Elomatic имеют около 1500 различных проектов клиентов на своих столах каждый год. Размер проектов варьируется: самые маленькие проекты могут занять несколько сотен часов, тогда как самые большие проекты могут включать сотни тысяч часов. Даже самые маленькие проекты имеют десятки различных документов, тогда как самые большие проекты имеют десятки тысяч. Большое количество документов создавало проблемы с управлением данными для Elomatic, усложняя их поиск и обработку.
“Вы больше не можете управлять таким большим количеством документов на основе файлов без метаданных,” говорит Яри Оберг, вице-президент по цифровизации в Elomatic.
Качество важно для Elomatic: в бизнесе Elomatic также важно, чтобы документы были проверены и утверждены, и чтобы ни один непроверенный документ не попал на место. Безопасность данных также является ключевым вопросом относительно того, кто имеет право видеть какую информацию.
“Мы также работаем в различных безопасных и ограниченных средах, где информационная безопасность важнее, чем раньше,” говорит Оберг.
Управление документами также стало все более сложным для Elomatic, поскольку независимая работа в разных местах и временах стала более распространенной. Компания имеет офисы не только в нескольких местах в Финляндии, но и по всему миру, например, в Канаде, Индии и Германии. Сотрудники компании работают в разных часовых зонах и местах.
“Это создает вызовы относительно того, насколько мы можем работать вместе. Нам нужна платформа, где мы могли бы общаться на уровне документов,” говорит Оберг.
Внедрение M-Files началось с пилотного проекта
До M-Files компания Elomatic пробовала различные решения для управления документами. Например, в проектах использовались Kronodoc и Elodoc, предназначенные для внутреннего использования.
“Однако в какой-то момент мы пришли к выводу, что наша собственная программа потребовала бы дополнительных инвестиций в разработку. Мы начали искать готовые платформы на рынке. M-Files выделялись благодаря функциям, которые мы ценим, таким как метаданные, построение специального просмотра, возможности поиска и безопасность. Для нас также важна возможность управлять документацией на основе каждого проекта. Проектные документы доступны каждому, кто имеет к ним доступ,” говорит Оберг.
Компания Elomatic начала внедрение M-Files, сначала пилотируя это в своем морском бизнесе.
“Мы начали разрабатывать M-Files так, как мы это делаем, и то, что нам нужно от этой системы,” объясняет Оберг.
После успешного пилотирования было решено, что M-Files будет распространена в других подразделениях компании. Для Elomatic важно, чтобы управление документами можно было модифицировать в соответствии с конкретными потребностями каждой сферы бизнеса. Поэтому каждая отрасль должна сама определять необходимые функции, и M-Files адаптируется в соответствии с их потребностями. Естественно, однако, цель заключается в том, чтобы вся система была управляемой, а основные структуры едиными.
“Теперь мы знаем, чего хотят наши пользователи. Например, мы создали просмотры, чтобы пользователи могли видеть пути к документам и виртуальные папки, а также могли перетаскивать документы непосредственно в нужное им место. Метаданные также заполняются автоматически,” говорит Янне Хонгисто, ведущий администратор M-Files в Elomatic.
Решение M-Files
Помощь с документооборотом Управление документами на основе метаданных M-Files помогает сотрудникам сохранять и находить документы. В Elomatic M-Files — это прежде всего инструмент для эффективного хранения больших объемов документов.
Дизайнеры Elomatic создают технические чертежи с помощью различного программного обеспечения для моделирования, а опубликованные документы сохраняются в M-Files. Каждая публикация является собственной версией, и при необходимости легко вернуться к предыдущей версии.
“Контроль версий документов очень важен для нас,” говорит Оберг.
Документы также легко распространять среди клиентов с M-Files.
“Наши клиенты получают доступ к среде для конкретного проекта. Это позволяет клиентам просматривать и утверждать свои проектные документы непосредственно в M-Files,” говорит Оберг.
В будущем Elomatic также планирует интегрировать программное обеспечение для проектирования, которое использует компания, в M-Files.
Результаты:
Улучшенное управление документами и безопасность Внедрение M-Files принесло наиболее заметные преимущества морскому бизнес-подразделению Elomatic, где система используется дольше всего. Управление документами Marine стало более понятным и быстрым, а безопасность улучшилась, поскольку доступ людей к документам стал легче. Теперь подразделения Process, Pharma и Mechanical также хорошо сотрудничают с M-Files для проектов.
“В каждом проекте руководитель проекта приглашает нужных людей присоединиться к проекту в M-Files и предоставляет им нужные права и роли. Например, не нужно всем видеть все или администрация видит только административные вещи и так далее,” объясняет Оберг.
Благодаря M-Files сотрудники также могут быстрее находить документы, которые они ищут, освобождая время для продуктивной работы.
“В наших проектах мы часто используем информационное содержание, накопленное в предыдущих реализациях, как отправную точку, с которой начинаем разработку нового контента. До M-Files нам часто приходилось долго искать материалы. С годами это стало очень трудно найти. Мы управляем примерно 1500 проектами в год, так что вы можете только представить, сколько документации накапливается, скажем, за десять лет,” говорит Оберг.
Эффективность бизнеса улучшилась, поскольку теперь документы находят и публикуют быстрее.
Дальнейшее использование и развитие
Каждое подразделение Elomatic имеет собственного администратора M-Files, задачей которого является дальнейшее развитие системы и поддержка пользователей. Эти администраторы также получают поддержку для своей работы от M-Files. Это совместные усилия, потому что использование M-Files является вопросом постоянного развития и совершенствования. Пользовательский опыт дает больше понимания того, что работает в компании и чего хотят пользователи.
“Использование и развитие M-Files продолжается. Мы твердо идем по выбранному пути с M-Files,” подытоживает Оберг.
Почему M-Files?
M-Files — предоставляет платформу для автоматизации интеллектуальной работы. Специализированные платформы M-Files могут быстро найти информацию, работать с умом и досягать большего. M-Files представляет собой инновационную архитектуру основных метаданных, создание механизма рабочего процесса и вводов в учебный интеллект. Это позволяет клиентам создать информационный хаос, повысить эффективность процессов, автоматизировать безотказность и точность результатов.
Для получения дополнительной информации отправьте ссылку https://litiko.com/
*П.С. Эта статья переведена для украинских читателей с сайта продавца M-Files и представлена как реализация приложения для внедрения этих платформ.
Компания ЛИТИКО – сертифицированный партнер доставки по Украине. Обращайтесь к нам с консультациями и предложениями! Запросить услуги можно, заполнив форму на странице: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/