M-Files трансформирует управление документами для энергетической компании Alva – более плавная и безопасная работа с централизованным обменом информацией
Основные моменты
- Централизованное управление данными: Все документы хранятся в одном месте, что обеспечивает легкий доступ и устраняет путаницу, вызванную расхождениями в версиях.
- Улучшенная управляемость и функциональность поиска: M-Files обеспечивает доступность последней версии каждого документа, а мощные инструменты поиска делают поиск информации простым.
- Безопасное и эффективное внешнее сотрудничество: M-Files Hubshare способствует бесперебойному внешнему сотрудничеству, включая использование электронных подписей через Visma Sign.
Использование
- Управление взаимоотношениями с клиентами
- Управление процессами
- Управление версиями
Индустрия
- Энергетика и коммунальные услуги
Страна
- Финляндия
Введение в компанию
Alva-yhtiöt Ltd вместе со своими дочерними компаниями является национальным оператором энергетики и водоснабжения, ответственным за производство и распределение электроэнергии, а также за генерацию, продажу и распределение тепла и воды в своих сетях. Для достижения своих целей Alva сосредотачивается на разработке услуг и решений, которые соответствуют разнообразным ожиданиям и экологическим потребностям своих клиентов. Владельцем Alva является город Ювяскюля, компания насчитывает примерно 230 сотрудников и сообщила об обороте около 197 миллионов евро в 2023 году.
С внедрением M-Files, Alva оптимизировала управление данными, объединив несколько систем в одну платформу, что делает все необходимые документы и данные легко доступными.
Основные вызовы до M-Files:
Разрозненные документы мешали эффективности До внедрения M-Files документация Alva была распределена по нескольким местам и системам, и на сетевых дисках и хранилищах накопилось большое количество документов и их различных версий. Это усложняло поиск точной, актуальной информации, замедляло рабочие процессы и усложняло контроль версий. Поддержка многочисленных систем добавляла нагрузку с высокими затратами и неэффективностью.
Фрагментированная документация также создавала проблемы для прозрачности и обмена информацией. Сложные иерархии электронных таблиц и громоздкое управление доступом еще больше усложняли ситуацию. Ограниченный доступ к критическим документам повышал риск потери важной информации из-за текучести кадров.
Решение M-Files:
Централизованный доступ к информации M-Files централизует передачу и управление данными, обеспечивая хранение всех документов в одном месте, доступном для всех. Универсальные и интуитивно понятные возможности поиска M-Files позволяют быстро находить и обновлять нужные документы. Контроль версий в M-Files повышает эффективность, минимизируя количество необходимых документов и улучшая надежность данных. Кроме того, ограничения доступа могут быть применены к определенным группам пользователей, повышая безопасность данных и уменьшая доступ к ненужной информации.
Улучшенное управление документами через интеграции Пользовательские интеграции улучшают управление документами и обмен информацией. Подключая M-Files к основным системам и сетевым дискам, организации могут повысить продуктивность, минимизировать риски и улучшить обслуживание клиентов. Эти интеграции также уменьшают повторяющиеся задачи, освобождая сотрудников для выполнения более приоритетных задач.
Безопасный и оптимизированный обмен данными с M-Files Hubshare M-Files Hubshare упрощает и обеспечивает безопасный обмен информацией между клиентами, поставщиками и партнерами. Благодаря возможности прямого обмена в рамках платформы, зависимость от электронной почты значительно уменьшается. “Раньше документы в основном отправлялись по электронной почте, что было ни безопасным, ни эффективным, часто требовало разделения содержимого на несколько передач,” отмечает Паси Флинкман.
“Улучшенная прозрачность стала значительным культурным сдвигом. Это уменьшает человеческие ошибки и позволяет сотрудникам принимать решения на основе точной, актуальной информации.” Паси Флинкман, специалист по закупкам, Alva-yhtiöt Ltd
Результаты:
Централизованное управление данными повышает эффективность и уменьшает ошибки Контроль версий M-Files значительно повысил эффективность работы сотрудников Alva, обеспечивая доступ к единой, актуальной версии документов. Это позволяет как сотрудникам, так и внешним партнерам работать с самой актуальной информацией, обеспечивая централизованный, легкий доступ. “Отдел закупок, в частности, получает большую пользу от M-Files,” говорит Флинкман. “Это упрощает поиск контрактов и их исторических версий, уменьшая дублирование усилий и ускоряя процесс адаптации новых сотрудников.”
Оптимизированные процессы благодаря интеграциям Процессы Alva также были оптимизированы благодаря широким возможностям интеграции M-Files. Автоматизация создания документов и использование платформы интеграции Frends минимизировали ручную работу по передаче данных, обеспечивая поступление критической информации в нужные системы в нужное время.
Плавный обмен информацией улучшает открытую рабочую культуру M-Files способствовала более открытой культуре обмена информацией в Alva, делая ключевую информацию доступной по всей организации. “Улучшенная прозрачность стала значительным культурным сдвигом,” объясняет Флинкман. “Это уменьшает человеческие ошибки и позволяет сотрудникам принимать решения на основе точной, актуальной информации.”
Преимущества M-Files также заметны для клиентов Alva M-Files также принесла ощутимые преимущества для клиентов Alva, особенно в развитии новых партнерств. Ее универсальность в обмене данными и совместимость с Visma Sign сыграли решающую роль в обеспечении контракта со швейцарским партнером. “Мы использовали M-Files Hubshare для обмена данными о тендерах и контрактах с клиентом,” вспоминает Флинкман. “Их обратная связь подчеркнула, насколько профессионально выглядит наша систем
Почему M-Files?
M-Files является мировым лидером в управлении информацией. Платформа управления документами M-Files, основанная на метаданных, позволяет сотрудникам мгновенно находить нужную информацию в любом контексте, автоматизировать бизнес-процессы и обеспечивать контроль информации. Это дает бизнесу конкурентное преимущество и значительный ROI, поскольку они предоставляют лучший опыт клиентам и высокое качество работы с меньшими рисками.
Для получения дополнительной информации посетите страницу https://litiko.com/
*P.S. Эта статья переведена для украинских читателей с сайта вендора M-Files и представлена как пример реализации внедрения этой платформы.
Компания LITIKO – является сертифицированным Delivery Партнером в Украине. Обращайтесь к нам с консультацией и внедрением! Заказать услугу можно, заполнив форму на странице: https://litiko.com/uk/produkty/ecm-sistemi/m-files/