Номенклатура дел компании
Номенклатура дел – обязательный для каждой компании систематизированный перечень названий дел, формируемых в её делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел (абзац девятнадцатый пункта 2 раздела I Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённых приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 г. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далее – Правила № 1000/5).
Обязательность разработки номенклатуры дел и обеспечения сохранности документов также обусловлены во втором абзаце статьи 32 Закона «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» (rada.gov.ua):
«Объединения граждан и религиозные организации, а также предприятия, учреждения и организации, основанные на частной форме собственности, имеют право создавать архивные подразделения для постоянного или временного хранения документов, не принадлежащих государству, территориальным общинам, передавать документы Национального архивного фонда на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Указанные юридические лица обязаны обеспечить сохранность документов, накопившихся за время их деятельности, до проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном этим Законом, и в течение года с дня регистрации этих юридических лиц в установленном законодательством порядке согласовать свою номенклатуру дел с одним из государственных архивных учреждений или архивным отделом городского совета.»
Номенклатура дел предназначена для установления в компании:
- единого порядка формирования дел для документов, созданных в электронной и бумажной формах;
- обеспечения учёта документов;
- оперативного поиска документов по их содержанию и виду;
- определения сроков хранения дел.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и длительного (более 10 лет) сроков хранения, в частности по кадровым вопросам, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
Существуют следующие виды номенклатур дел:
- типовая;
- примерная;
- индивидуальная (так называемая сводная) номенклатура дел компании;
- номенклатура дел структурного подразделения компании.
Типовые и примерные номенклатуры дел – это нормативно-методические пособия, которые обычно разрабатывают крупные компании и корпорации для сети своих предприятий, учреждений и организаций (далее – предприятие) с целью облегчения подготовки индивидуальных номенклатур дел соответствующими предприятиями.
Типовые номенклатуры дел имеют обязательный характер, а примерные – рекомендательный.
Разница между этими видами номенклатур дел заключается в том, что:
- типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации каждого дела для предприятий, однородных по характеру деятельности и с одинаковой структурой;
- примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, образуемых в делопроизводстве предприятий, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. При подготовке индивидуальной номенклатуры дел на основе примерной допускается уточнение и детализация заголовков дел.
АЛГОРИТМ ПОДГОТОВКИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
ЭТАП 1 Изучение содержания общегосударственных нормативно-правовых актов по вопросам организации делопроизводства, типовых и отраслевых перечней со сроками хранения документов, а также состава и содержания документационного фонда, создаваемого в процессе деятельности компании.
ЭТАП 2 Разработка проекта номенклатуры дел службой делопроизводства с участием работника архивного подразделения компании.
ЭТАП 3 Согласование содержания разделов номенклатуры дел с соответствующими структурными подразделениями компании и доработка проекта при наличии полученных замечаний и предложений.
ЭТАП 4 Подписание окончательного варианта номенклатуры дел руководителем службы делопроизводства (или лицом, ответственным за организацию делопроизводства в компании) и заведующим архивом (или лицом, ответственным за архив компании).
ЭТАП 5 Утверждение на заседании экспертной комиссии (далее – ЭК) компании.
ЭТАП 6 Согласование с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) государственного архива или ЭК архивного отдела районной государственной администрации или городского совета.
ЭТАП 7 Утверждение руководителем компании путём проставления соответствующего «Грифа утверждения».
ЭТАП 8 Вступление в силу с 1 января каждого нового делопроизводственного года.
ЭТАП 9 Доведение до сведения структурных подразделений компании.
ЭТАП 10 Закрытие номенклатуры дел в конце делопроизводственного года путём заполнения итоговой записи.
РАЗРАБОТКА НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатуру дел компании разрабатывает её служба делопроизводства (общий отдел, отдел делопроизводства, канцелярия) или лицо, на которое возложена ответственность за организацию делопроизводства в компании.
При разработке номенклатуры дел следует руководствоваться главой 1 раздела IV Правил № 1000/5, в которой определены требования к составлению номенклатуры дел.
Для определения названий (заголовков) дел и сроков хранения документов следует применять Перечень типовых документов, создаваемых в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утверждённый приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 г. № 578/5 (rada.gov.ua) (далее – Перечень № 578/5).
Перечень № 578/5 включает типовые документы, создаваемые в процессе документирования общих для всех управленческих функций, выполняемых компаниями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также документацию, создаваемую в результате производственной и научно-технической деятельности компаний.
Правила № 1000/5 и Перечень № 578/5 являются нормативно-правовыми актами, обязательными для выполнения всеми компаниями.
Для определения названий (заголовков) дел и сроков хранения специальных (нетиповых) видов документации следует применять отраслевые перечни документов.
Отраслевой перечень – перечень видов документов (дел), создаваемых в процессе документирования профильной деятельности компаний определённой отрасли, с нормативно установленными сроками их хранения (абзац первый пункта 2 раздела 1 Порядка подготовки отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, утверждённого приказом Министерства юстиции Украины от 23 апреля 2018 г. № 1244/5) (rada.gov.ua).
ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
При составлении номенклатуры дел компании используется структурный или функциональный принцип её построения.
Структурный принцип используется в компаниях, имеющих чётко определённую структуру. Разделами сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений, например:
01 Отдел делопроизводства и контроля
02 Организационный отдел
03 Планово-экономический отдел
04 Финансовый отдел
05 Отдел маркетинга и продаж
06 Отдел информационных технологий
07 Отдел кадров
08 Юридический отдел
09 Хозяйственный отдел
10 Транспортный отдел
При этом первым разделом принято указывать службу делопроизводства, а затем все остальные структурные подразделения в соответствии со штатным расписанием компании.
Функциональный принцип построения сводной номенклатуры дел применяется в бесструктурных, как правило небольших, компаниях. Разделы такой номенклатуры дел отражают функции и (или) направления деятельности этой компании, например:
01 Руководство
02 Планирование и прогнозирование
03 Маркетинг и реклама
04 Организация производственной деятельности
05 Бухгалтерский учёт и отчётность
06 Работа с кадрами и воинский учёт
07 Информационное обеспечение
08 Материально-техническое снабжение
09 Административно-хозяйственное обслуживание
10 Архив
ОФОРМЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Структура текста номенклатуры дел
Текст номенклатуры дел оформляют в виде таблицы, которая имеет пять обязательных граф (Приложение 1):
1 ― Индекс дела
2 ― Заголовок дела (тома, части)
3 ― Количество дел (томов, частей)
4 ― Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
5 ― Примечания
В первой графе проставляют индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения компании и порядкового номера дела, например: 01‑07, где 01 – индекс отдела делопроизводства и контроля; 07 – номер дела согласно порядку нумерации в пределах этого отдела.
Во второй графе приводят заголовок дела. Он должен отражать виды документов, хранящихся в соответствующем деле, и раскрывать их содержание. Основной частью заголовка является краткое изложение вопроса, по которому заводят дело. Заголовки в номенклатуре дел должны быть короткими, чёткими, предельно точными. Заголовок дела излагают в определённой последовательности по следующей форме: вид документов – автор (корреспондент) – изложение вопроса – период создания документов. Например: «Приказы председателя правления компании по административно-хозяйственным вопросам за 2024 год», «Протоколы заседаний наблюдательного совета компании за 2024 год».
В отдельных случаях последовательность подачи элементов заголовка может быть несколько изменена. Это, прежде всего, касается сведений об авторах и корреспондентах, например: «Докладные записки по вопросам кадровой работы и воинского учёта, подаваемые отделом кадров руководству компании». Однако вид документов (приказы, протоколы, акты, докладные записки и т.д.) всегда указывают в начале заголовка. Сведения о копийности документов можно указать только в конце заголовка, например: «Положение о планово-экономическом отделе (копия)», «Должностные инструкции работников отдела информационных технологий (копии)».
В заголовках дел, содержащих различные виды документов по одному вопросу, употребляют обобщённый термин «документы», а основные виды документов, сгруппированных в деле, указывают в скобках, например: «Документы (повестка дня, реестр рассылки приглашений, реестр присутствующих, письма) об организации и проведении общих собраний членов компании».
В заголовках дел, содержащих переписку, обязательно указывают корреспондента и вопрос, по которому заводят дело, например: «Переписка с Национальным банком Украины по основным (профильным) вопросам деятельности компании».
Если в деле группируется плановая или отчётная документация, то в заголовке обязательно указывают период (месяц, квартал, год), на/за который создан документ, например: «План деятельности компании на 2025 год», «Отчёт о деятельности органов управления компании за 2024 год» и т.д. В заголовке дела, содержащего планово-отчётную документацию, может быть указан номер или условное обозначение (код, шифр) формы соответствующего документа, например: «Квартальные отчёты по труду (форма № 1-ПВ (квартальная)».
Третью графу заполняют по окончании делопроизводственного года, когда известно, какое количество дел образовалось в прошлом делопроизводственном году. Эти данные отражают и в итоговой записи, которую обязательно оформляют уже после окончания делопроизводственного года.
В четвёртой графе указывают сроки хранения дел и ссылки на статьи соответствующего перечня, на основании которого определены эти сроки. В отдельных случаях, если предполагается формировать в деле документы с разными временными сроками хранения, устанавливают максимальный срок хранения (например, дело с документами, сроки хранения которых установлены 3 и 5 лет, должно иметь срок хранения 5 лет).
Для документов, не предусмотренных Перечнем № 578/5 или отраслевым перечнем, сроки хранения устанавливают на основании их изучения ЭК компании по согласованию с ЭПК соответствующего государственного архива. При этом в пятой графе делают примечание:
«Срок хранения установлен ЭПК _____________, протокол от ____№». (наименование государственного архива)
Если к сроку хранения добавлена отметка «ЭПК», это означает, что документы этой категории могут иметь культурное и практическое значение и подлежат постоянному хранению. Этот вопрос решается по согласованию с ЭПК соответствующего государственного архива после окончания делопроизводственного года.
При формировании в дело документов с грифом «Для служебного пользования» (независимо от их содержания) срок хранения дела не устанавливают, а в четвёртой графе проставляют отметку «ЭК». По окончании делопроизводственного года это дело пересматривает ЭК компании и определяет срок его хранения. При необходимости ЭК может принять решение о переформировании документов такого дела. В этом случае документы постоянного срока хранения должны быть сгруппированы в отдельное дело, которое получит самостоятельный заголовок и будет дополнительно внесено в номенклатуру дел.
Для дел, содержащих копийные документы, срок хранения не устанавливается, так как эти документы на хранение не передаются, а в четвёртой графе указывается: «Пока не минет потребность» или «До замены новыми».
В пятой графе сводной номенклатуры дел проставляют примечания о заведении дел, передаче их в архив, о переходных делах, о лицах, ответственных за ведение этого дела и т.д.
ОФОРМЛЕНИЕ ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ
В конце делопроизводственного года сводная номенклатура дел компании и номенклатуры дел всех её структурных подразделений обязательно закрываются итоговой записью, в которой указываются категории и количество фактически заведённых за год дел (Приложение 2).
Мы подготовили для вас:
Оформления номенклатуры дел (Приложение №1)
Оформления итоговой записи (Приложение №2)
Заполните форму, и мы отправим её вам.
Итоговые записи номенклатур дел структурных подразделений подписывают работники, ответственные за организацию делопроизводства в своих подразделениях, и передают итоговые сведения в службу делопроизводства. Руководитель службы делопроизводства (или лицо, ответственное за организацию делопроизводства в компании) сводит все сведения вместе, подписывает итоговую запись сводной номенклатуры дел и сообщает руководителю архивного подразделения (или лицу, ответственному за архив компании) о фактическом наличии дел, заведённых за год.
Ежегодно (в конце каждого делопроизводственного года) сводная номенклатура дел компании и номенклатуры дел её структурных подразделений пересматриваются и уточняются. После внесения в них изменений и дополнений они перепечатываются. Номенклатуры дел структурных подразделений подписывают руководители этих подразделений, а сводную номенклатуру дел утверждает руководитель компании. Они вводятся в действие с 1 января нового года.
Один раз в пять лет или же в случае наличия существенных изменений в структуре или направлениях деятельности компании сводная номенклатура дел подлежит пересоставлению и повторному согласованию с соответствующим государственным архивом по алгоритму, приведённому выше.
При условии внедрения в компании системы электронного документооборота (далее – СЭД) сводная номенклатура дел формируется СЭД в автоматизированном режиме на основе номенклатур дел структурных подразделений компании в электронной форме.
Сводная номенклатура дел хранится и используется СЭД для автоматизации процессов формирования документов в электронные дела.
Более подробно о наполнении разделов номенклатуры дел, формулировании конкретных заголовков дел, определении соответствующих сроков хранения, подсчёте заведённых дел и оформлении годовой итоговой записи можно узнать на Вебинаре «Номенклатура дел компании» или заказав личную консультацию.