Каждое структурное подразделение компании должно иметь номенклатуру дел. Это касается и отдела кадров, ведь в результате деятельности именно этого подразделения формируются и хранятся в течение определённого периода кадровые документы компании.
Как показывает практика, в текущем делопроизводстве отдела кадров хранится наибольшее (по сравнению с другими структурными подразделениями) количество документов и, соответственно, ведётся наибольшее количество дел, в частности и личные дела сотрудников компании.
Номенклатура дел отдела кадров предназначена для:
– установления порядка формирования бумажных и электронных кадровых документов в дела;
– определения сроков хранения дел;
– обеспечения учёта дел;
– оперативного поиска кадровых документов по их виду и содержанию.
Кроме того, номенклатура дел отдела кадров является основой для составления описей дел по кадровым вопросам длительного (более 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Разработка проекта номенклатуры дел
Руководитель компании должен издать приказ, которым назначаются ответственные лица за делопроизводство по каждому структурному подразделению компании, в том числе и отделу кадров. Именно эти ответственные лица будут составлять номенклатуры дел в соответствующих структурных подразделениях.
Таким образом, разработка проекта номенклатуры дел отдела кадров компании будет возложена на сотрудника, ответственного за организацию кадрового делопроизводства.
А на малом бесструктурном предприятии за подготовку раздела сводной номенклатуры дел, в котором приведён систематизированный перечень заголовков дел по кадровым вопросам, будет отвечать лицо, ведущее всю кадровую документацию этого предприятия.
При необходимости сотрудники службы делопроизводства (департамента документационного обеспечения, отдела делопроизводства и контроля, канцелярии и т. п.) компании должны оказывать методическую и консультационную помощь сотруднику отдела кадров в разработке номенклатуры дел.
Согласно пункту 8 главы 1 раздела IV Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённых приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 года № 1000/5 (rada.gov.ua) (далее – Правила № 1000/5), подготовленную номенклатуру дел подписывает руководитель отдела кадров и визирует лицо, ответственное за архив компании. Номенклатура дел отдела кадров, как и номенклатуры дел всех других структурных подразделений компании, не подлежит утверждению.
Номенклатура дел отдела кадров составляется в трёх экземплярах:
– первый экземпляр хранится неприкосновенным в соответствующем деле отдела кадров;
– второй – передаётся в службу делопроизводства для включения в сводную номенклатуру дел;
– третий – используется как рабочий экземпляр для формирования дел и оперативного поиска нужных документов в отделе кадров.
Нормативно-правовое и методическое обеспечение подготовки номенклатуры дел
При подготовке номенклатуры дел отдела кадров следует руководствоваться требованиями Правил № 1000/5 (rada.gov.ua), которые устанавливают порядок разработки, подписания и внедрения номенклатуры дел, а также внесения в неё изменений при необходимости.
Напомним, что Правила № 1000/5 – это нормативно-правовой акт, обязательный для исполнения всеми компаниями.
В пункте 8 главы 1 раздела IV Правил № 1000/5 указано, что номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года. Однако законодательством не предусмотрены штрафные санкции за нарушение срока подготовки номенклатуры дел. Таким образом, не будет считаться существенной ошибкой, если разработка номенклатуры дел произойдёт во второй половине ноября или даже в декабре. Главное, чтобы на 1 января этот документ был готов и внедрён в работу.
Для определения сроков хранения кадровых документов, проведения экспертизы их ценности с целью отбора на длительное (более 10 лет) хранение или для уничтожения следует руководствоваться Перечнем типовых документов, создаваемых в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других юридических лиц, утверждённым приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (rada.gov.ua) (далее – Перечень № 578/5).
Перечень № 578/5 также является нормативно-правовым актом, обязательным для исполнения всеми компаниями.
Применение Перечня № 578/5 обеспечивает качественное проведение экспертизы ценности всех управленческих, в том числе и кадровых, документов, подготовку номенклатуры дел и способствует правильному и своевременному изъятию документов, утративших своё практическое значение, для уничтожения.
С целью унификации и повышения качества работы по систематизации документов на предприятиях, однородных по характеру деятельности, министерства, другие центральные и местные органы исполнительной власти, центральные государственные учреждения, частные концерны, корпорации и компании или, по их поручению, отраслевые научно-исследовательские институты разрабатывают типовые и/или примерные номенклатуры дел, которые являются нормативно-методическими пособиями для составления индивидуальных номенклатур дел предприятий определённых отраслей и сфер деятельности.
Такие нормативно-методические пособия значительно облегчают подготовку индивидуальных номенклатур дел предприятий и их структурных подразделений.
Разница между этими видами номенклатур дел заключается в следующем:
– типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации каждого дела для предприятий, однородных по характеру деятельности и с одинаковой структурой;
– примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, образующихся в делопроизводстве предприятий, однородных по характеру деятельности, но различных по структуре. При подготовке индивидуальной номенклатуры дел на основе примерной номенклатуры дел допускается уточнение и детализация заголовков дел.
Структура номенклатуры дел
Унифицированная форма номенклатуры дел структурного подразделения установлена Правилами № 1000/5 (rada.gov.ua) и приведена в приложении 11 к этим Правилам.
При составлении номенклатуры дел отдела кадров следует учитывать все текущие дела, а также темы и задачи, выполнение которых планируется этим подразделением на следующий год, например, организацию и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда.
Расположение заголовков дел в номенклатуре должно соответствовать степени важности решаемых вопросов с учётом взаимосвязи документов, включённых в конкретные дела.
Мы подготовили для вас образец заполненной номенклатуры дел отдела кадров на 2026 год.
Заполните форму — и мы отправим его вам.
Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы, содержащей следующие графы:
- «Индекс дела»
- «Заголовок дела (тома, части)»
- «Количество дел (томов, частей)»
- «Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню»
- «Примечания»
Индекс дела
Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения компании (согласно штатному расписанию) и порядкового номера дела, например: 05–10, где 05 — индекс отдела кадров, 10 — номер дела по порядку нумерации в разделе «Отдел кадров».
Заголовок дела
Заголовок должен отражать виды документов, хранящихся в соответствующем деле, и раскрывать их содержание. Основной частью заголовка является краткое изложение вопроса, по которому заведено дело. Заголовки должны быть короткими, чёткими и максимально точными.
Форма заголовка: вид документов — автор (корреспондент) — изложение вопроса — период создания документов.
Пример: «Приказы директора компании о предоставлении ежегодных основных и дополнительных отпусков сотрудникам в 2025 году».
Если документы являются копиями, это указывается в конце заголовка: «Положение об отделе кадров (копия)».
Если дело содержит документы по одному вопросу, используется обобщённый термин «документы», а основные виды документов указываются в скобках:
«Документы (графики, заявления, письма, уведомления) о предоставлении сотрудникам ежегодных отпусков в 2025 году».
Если дело содержит переписку, обязательно указывается корреспондент и тема:
«Переписка с Министерством социальной политики, семьи и единства Украины о применении труда женщин и несовершеннолетних на производстве в 2025 году».
Если дело содержит плановую или отчётную документацию, указывается период:
«Квартальные отчёты по труду (форма № 1-ПВ (квартальная))».
Особенности составления заголовка при использовании примерной номенклатуры дел
При разработке номенклатуры дел отдела кадров на основе примерной номенклатуры необходимо учитывать:
а) Переносятся только те заголовки, документы которых фактически создаются в деятельности отдела кадров конкретной компании. Также можно включать заголовки, не предусмотренные примерной номенклатурой.
б) Заголовки из примерной номенклатуры обязательно конкретизируются (указываются виды документов, авторы, корреспонденты и т. д.).
в) В зависимости от количества документов и сроков их хранения допускается объединение или дробление дел. Например, можно создавать отдельные дела для разных видов кадровых приказов, даже с одинаковым сроком хранения.
Количество дел
Третья графа — «Количество дел» — заполняется по завершении делопроизводственного года, когда известно, сколько дел было заведено в 2025 году. Эти данные также отражаются в итоговой записи, которая оформляется обязательно.
Сроки хранения дел
Сроки хранения и ссылки на статьи Перечня № 578/5 указываются в четвёртой графе.
Если дело содержит документы с разными временными сроками хранения, устанавливается максимальный срок.
Например, если документы имеют сроки хранения 3 и 5 лет, то срок хранения дела — 5 лет.
Для дел с копиями документов срок хранения не устанавливается. В графе указывается:
«До отпадения надобности» или «До замены новыми» — без ссылки на статью Перечня № 578/5.
Примечания к номенклатуре дел
В пятую графу переносятся примечания, уточняющие расчёт сроков хранения документов по Перечню № 578/5.
Также здесь указываются:
– ответственные за ведение дела;
– факт заведения дела;
– передача дела в архив;
– переходящие дела и др.
Закрытие номенклатуры дел за 2025 год
В конце делопроизводственного года сводная номенклатура дел компании и номенклатуры всех её подразделений обязательно закрываются итоговой записью, где указываются категории и количество фактически заведённых дел.
Мы подготовили для вас образец итоговой записи за 2025 год.
Заполните форму — и мы отправим его вам.
Итоговую запись номенклатуры дел отдела кадров подписывает сотрудник, ответственный за кадровое делопроизводство, и передаёт сведения в службу делопроизводства.
Руководитель службы делопроизводства (или ответственное лицо) сводит все данные, подписывает итоговую запись сводной номенклатуры и сообщает руководителю архивного подразделения (или ответственному за архив) о фактическом наличии заведённых дел в 2025 году.
Ежегодно (в конце каждого делопроизводственного года) номенклатура дел отдела кадров и других подразделений, а также сводная номенклатура пересматриваются и уточняются. После внесения всех изменений они обязательно перепечатываются.
Новая номенклатура дел вводится в действие с 1 января 2026 года.
Совет от эксперта
При оформлении номенклатуры дел в конце каждого её раздела следует оставлять резервные строки. Это нормально, если в течение года возникает необходимость добавления новых дел, не предусмотренных в утверждённой номенклатуре. Причиной могут быть изменения в законодательстве или внутренние потребности компании.