Государственные архивы и архивные отделы городских советов имеют право проверять работу служб делопроизводства предприятий. Этот процесс происходит независимо от формы собственности. Цель – контроль за соблюдением законодательства о Национальном архивном фонде и архивных учреждениях.
Как подготовиться к проведению плановых и внеплановых проверок и что нужно знать делопроизводителям и канцелярии – читайте в нашей статье.
БАЗОВЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Делопроизводство –это совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организацию работы со служебными документами.
В сочетании с архивным делом делопроизводство считается единой документно-информационной сферой.
Связь делопроизводства с архивным делом реализуется путем того, что большинство документов, накопленных в результате деятельности компании, подлежит хранению в архиве.
Большое значение имеет уровень подготовки этих документов и процесс организации работы с ними в делопроизводстве. Это влияет на качество документов как источников архивной информации, а также на процессы формирования архивного фонда компании.
Документирование управленческой информации — это процессы создания служебных документов, содержанием которых являются
- организационно-распорядительная информация,
- первично-учетная документация,
- финансовая информация,
- бухгалтерско-учетная документация,
- другие виды управленческой информации.
Этими процессами, в частности, является создание текстов и оформление соответствующих видов управленческих документов.
Организация работы со служебными документами — организация документооборота, формирование дел, хранение служебных документов и пользование ими в текущей деятельности компании.
К организации работы со служебными документами относятся:
– прием, обработка, регистрация и рассмотрение входящих документов;
– создание, согласование и заверение внутренних документов;
– контроль за выполнением входящих и внутренних документов;
– подготовка, обработка, регистрация и отправка исходящих документов;
– разработка номенклатуры и формирование дел;
– подготовка дел к архивному хранению и дальнейшего пользования ими.
Ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела в компании
Согласно законодательству ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела несет руководитель компании
Работники службы делопроизводства обязаны организовать делопроизводственные процессы в компании. Надо понимать, что качество организации и выполнения соответствующих процессов зависит от уровня подготовки и опыта работы этих работников. Поэтому руководителю важно поддерживать квалификацию специалистов и внедрять вместе изменения, которые они предлагают. Примером этого может быть кейс LITIKO внедрения электронного архива в банке.
Служба делопроизводства имеет конкретное наименование, например:
- канцелярия,
- общий отдел,
- отдел делопроизводства и тому подобное.
В небольшой компании функции такой службы может выполнять только один работник, как правило – секретарь или делопроизводитель, или другое лицо, на которое согласно приказу руководителя компании возлагается ответственность за организацию делопроизводства.
Руководители структурных подразделений отвечают:
- за содержание, качество подготовки и оформления на должном уровне документов,
- за организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях компании.
Чек-лист по организации делопроизводства
- Организация делопроизводства в каждом структурном подразделении компании возлагается на специально предназначенное для этого лицо, в должностной инструкции которого указываются соответствующие обязанности.
- Каждая компания должна иметь определенный конкретный комплекс служебных документов, предусмотренный номенклатурой дел, необходимый и достаточный для документирования деятельности этой компании.
- Создаваемые управленческие документы должны соответствовать правовому статусу компании.
- Руководитель предприятия или его доверенное лицо должны указать информацию об организации процесса делопроизводства в уставе компании, в положениях о ее структурных подразделениях и в должностных инструкциях. Также право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства.
- Компания создает архивы для хранения документов, законченных в делопроизводстве. Законодательство предусматривает их создание и пользование ими со служебной, производственной, научной и другой целью, а также для защиты законных прав и интересов граждан. В небольших компаниях назначается лицо, ответственное за архив.
Архив может быть самостоятельным структурным подразделением компании или входить в структуру службы делопроизводства.
Какие локальные нормативные документы обязательно должны быть разработаны и внедрены в компании?
Компетентные специалисты компании должны разработать, а руководитель компании утвердить следующие локальные нормативные документы::
– положение о службе делопроизводства;
– положение об экспертной комиссии;
– положение об архиве;
– должностные инструкции работников, осуществляющих делопроизводственное и архивное обслуживание;
– инструкция по делопроизводству;
– номенклатура дел компании;
– альбом или сборник форм организационно-распорядительных документов, которые создаются в результате деятельности компании.
Это позволит специалистам рационально организовать делопроизводство и архивные дела.
О том, как составить, заверить и внедрить в работу указанные локальные нормативные документы читайте в следующих публикациях.
Требования к оформлению документов, их подписанию и хранению
Требования организации работы с электронными документами установлены Порядком № 1886/5:
- Требования к внедрению электронного документооборота с применением квалифицированной електронной подписи
- Требования к организации работы с электронными документами в делопроизводстве в компаниях всех форм собственности.
- Требования к подготовке электронных документов к передаче на архивное хранение.
А общие принципы документирования управленческой информации, особенности организации делопроизводства и архивного хранения документов в бумажной форме определяются Правилами № 1000/5.
Из важных общегосударственных нормативных документов, устанавливающих требования к оформлению документов, особого внимания заслуживает Национальный стандарт Украины ДСТУ 4163:2020 “Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (действует с 01.09.2021).
Этот стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы независимо от носителя информации, в частности на:
- организационные (уставы, положения, должностные инструкции, штатные расписания и т.д.);
- распорядительные (приказы, распоряжения и т.п.);
- информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, объяснительные записки, служебные письма и т.д.) документы.
Это все документы, созданные в результате деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций и других юридических лиц независимо от их функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности и формы собственности.
ДСТУ 4163:2020 устанавливает:
– состав реквизитов документов;
– требования к содержанию и месту расположения реквизитов в документах;
– требования к бланкам и оформлению документов;
– требования к документам, которые изготавливают с помощью печатных средств.
Какими нормативно-правовыми актами и нормативными документами следует руководствоваться при организации делопроизводства и создания архива?
На сегодня в Украине сформирована значительная нормативно-правовая, нормативная и методическая база. Ее целью является функционирование документо-информационной сферы на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности (далее – компания).
Ведущую роль в формировании этой базы играет Государственная архивная служба Украины (далее – Укргосархив), которая согласно законодательству является специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в сфере делопроизводства и архивного дела, и Министерство юстиции Украины, в подчинении которого находится Укргосархив.
Основным законодательным актом, регулирующим государственную политику в сфере делопроизводства и архивного дела является Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-ХІІ (rada.gov.ua). Согласно этому Закону юридические и физические лица обязаны обеспечивать сохранность Национального архивного фонда и способствовать его пополнению.
Также следует отметить Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (rada.gov.ua). Этот Закон устанавливает основные организационно-правовые основы электронного документооборота и использования электронных документов. Действие этого Закона распространяется на отношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов.
К указанным законам правительство страны издало ряд подзаконных актов, требования которых касаются сферы делопроизводства и архивного дела (в частности введение электронного документооборота, прием-передача электронных документов на архивное хранение и т. п.) и дополняют, разъясняют и детализируют положения соответствующих законов, а именно такие:
– наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11 листопада 2014 р. № 1886/5 (rada.gov.ua) (далі – Порядок № 1886/5);
Команда специалистов LITIKO предоставляет консультацию по делопроизводству
Желаем, чтобы наш материал был Вам полезен в ежедневной работе. И помните, что в команде LITIKO есть специалисты, которые могут предоставить консультацию по современным методам организации делопроизводства и архивного хранения документов.