Положение о структурном подразделении компании — это организационный документ, который устанавливает порядок создания соответствующего структурного подразделения, его задачи, функции, обязанности и права, организацию работы, а также взаимодействие с другими подразделениями компании.
Компания может состоять из производственных структурных подразделений (производств, цехов, отделений, участков, бригад, бюро, лабораторий и т. п.), а также функциональных структурных подразделений аппарата управления (управлений, отделов, секторов, служб и т. п.). Кроме того, компания имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения, не имеющие статуса юридического лица и осуществляющие свою деятельность от имени компании-резидента.
Все указанные подразделения, согласно частям второй и четвёртой статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (rada.gov.ua), действуют на основании положений о них. Несмотря на то, что 28 августа 2025 года Хозяйственный кодекс утратит силу на основании Закона Украины «Об особенностях регулирования деятельности юридических лиц отдельных организационно-правовых форм в переходный период и объединений юридических лиц» от 09.01.2025 № 4196-IX (rada.gov.ua), наличие положений о структурных подразделениях останется актуальным.
Проект положения о структурном подразделении составляет его руководитель или другой сотрудник подразделения по поручению руководства.
Унифицированная форма положения о структурном подразделении и разъяснения по его оформлению определены в Сборнике унифицированных форм организационно-распорядительных документов, разработанном Украинским научно-исследовательским институтом архивного дела и документоведения и утверждённом Нормативно-методической комиссией Государственной архивной службы Украины (протокол от 08.04.2025 № 1).
Мы подготовили для вас шаблон положения о структурном подразделении компании.
Заполните форму — и мы отправим его вам.
Состав реквизитов положения о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении включает следующие реквизиты согласно Национальному стандарту Украины «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (ДСТУ 4163:2020):
– наименование юридического лица более высокого уровня (при наличии);
– наименование компании;
– гриф утверждения;
– наименование вида документа;
– заголовок к тексту документа;
– текст документа;
– подпись;
– виза;
– место и год составления документа (оформляется только на титульном листе, если он имеется).
Титульный лист положения о структурном подразделении
Положение о структурном подразделении, как и большинство организационных документов (инструкций, порядков, правил, регламентов и т. п.), может иметь титульный лист. На титульном листе оформляются следующие обязательные реквизиты:
– наименование компании;
– гриф утверждения;
– наименование вида документа;
– заголовок к тексту документа;
– место и год составления документа.
Обратите внимание: титульный лист не является обязательным. Решение о его наличии принимает руководство компании.
Мы подготовили для вас образец титульного листа положения о структурном подразделении компании.
Заполните форму — и мы отправим его вам.
Особенности оформления отдельных реквизитов
Положение оформляется на общем бланке компании (с угловым или продольным расположением реквизитов) либо на стандартных листах формата А4.
При оформлении положения следует учитывать:
- Полное наименование компании указывается в верхней части титульного (при наличии) или первого листа документа в соответствии с уставом или положением о компании. Под полным наименованием можно указать сокращённое (в скобках или без них).
- Название вида документа («ПОЛОЖЕНИЕ») печатается заглавными буквами полужирным шрифтом и сочетается с заголовком к тексту, в котором указывается полное наименование структурного подразделения, соответствующее структуре и штатному расписанию. Например: «ПОЛОЖЕНИЕ о отделе информационных технологий».
- Гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово «УТВЕРЖДЕНО» (заглавными буквами без кавычек и знаков препинания), наименование документа (приказ, распоряжение или протокол), которым утверждено положение, дата его издания и регистрационный индекс.
- Дата и регистрационный индекс как отдельные реквизиты в положении, утверждённом другим документом, не оформляются.
- Текст положения состоит из разделов, которые при необходимости делятся на подразделы, пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
Обязательные разделы:
- Общие положения
- Основные задачи и функции
- Обязанности и права
- Руководство
- Организация работы
- Взаимодействие с другими структурными подразделениями
Положение подписывает руководитель структурного подразделения.
Визируют документ заинтересованные должностные лица (чаще всего — заместитель руководителя компании, курирующий деятельность подразделения, руководители юридической, кадровой и финансовой служб).
Порядок визирования организационных, распорядительных и других видов документов должен быть чётко определён в Инструкции по делопроизводству компании.
Срок хранения положения о структурном подразделении
Согласно пункту а) статьи 12 или пункту а) статьи 16 и статье 39 Перечня типовых документов, создаваемых в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц с указанием сроков хранения документов, утверждённого приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года № 578/5 (rada.gov.ua):
- Положение о структурном подразделении компании, в деятельности которой создаются документы Национального архивного фонда (НАФ), подлежит постоянному хранению и включается в дело с приказом по основной деятельности или другим документом (распоряжением, протоколом), которым оно утверждено.
- Положение о структурном подразделении компании, в деятельности которой не создаются документы НАФ, подлежит длительному хранению — «До ликвидации компании», как и приказ (распоряжение) по основной деятельности или протокол заседания коллегиального органа, к которому оно прилагается.