Согласно законодательству документы, создаваемые в результате деятельности компании, должны группироваться в дела. Каждое дело имеет нормативно определенный срок хранения.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В КОМПАНИИ
Формирование дел – это группировка выполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (абзац тридцять п’ятий пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5)
Группировка выполненных электронных документов в электронные дела осуществляется централизованно в системе электронного документооборота компании.
Бумажные дела в крупной компании формируются, как правило, децентрализованно в структурных подразделениях. В небольшой компании, где нет структурного разделения, возможно централизованное формирование бумажных дел в службе делопроизводства или в приемной руководителя компании.
До ведома!
Служба делопроизводства – это структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архив компании, или ответственное лицо компании, на которое возложено выполнение задач и функций этой службы
(абзац двадцять дев’ятий пункту 2 розділу І Правил № 1000/5 (rada.gov.ua)
При формировании дел следует придерживаться следующих общих правил:
- Группировать в дела документы, выполненные в течение одного календарного года, за исключением переходных дел (журналов, картотек, баз данных), которые ведутся в течение нескольких лет до их окончания, и личных дел работников, которые формируются в течение всего периода работы лица в компании;
- Помещать в дела только выполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;
- Помещать в дела только оригиналы или в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии документов (в частности бумажные копии электронных документов);
- Не допускать включения в дела черновых, личных документов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату;
- В дело включать документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс;
- По объему одно бумажное дело постоянного и длительного срока хранения не должно превышать 250 листов (то есть не больше 40 мм толщиной). При наличии большего, чем 250, количества листов, такое дело делится на тома или части;
- Объем электронного дела не ограничивается количеством электронных документов
- Отдельно группировать в дела документы постоянного, длительного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
Как исключение, когда этого требует специфика работы компании, документы длительного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, могут в течение года группироваться в одно дело. По окончании года или решения вопроса указанные документы следует помещать в отдельные дела согласно номенклатуре дел по следующему принципу: в одно дело помещают только документы длительного срока хранения, а во второе – временного.
В пределах дела (как электронного, так и бумажного) документы располагают в хронологическом и/или логическом порядке.
Согласно законодательству, в частности требованиям постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року № 55 (rada.gov.ua), из документов постоянного и длительного срока хранения, созданных в электронной форме, уполномоченный удостоверитель (лицо, которому приказом руководителя компании предоставлено право удостоверять документы) изготавливает и удостоверяет бумажные экземпляры (копии), которые обязательно группируются в бумажные дела и передаются в архив компании.
Создание бумажных экземпляров из электронных документов временного срока хранения не требуется
ОСОБЕННОСТИ ГРУППИРОВКИ В ДЕЛА НЕКОТОРЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Положения, правила, инструкции, регламенты и другие локальные нормативные документы, утвержденные приказом руководителя компании или решением, принятым на заседании органа управления компании и зафиксированным в протоколе заседания соответствующего органа, группируют вместе с указанными документами, как приложения. Если же эти локальные нормативные акты утверждены как самостоятельные документы непосредственно руководителем компании, то их формируют в отдельные дела по видам и хронологии.
Приказы по вопросам основной деятельности компании, по административно-хозяйственным вопросам и по кадровым вопросам группируют в разные дела.
Приказы по кадровым вопросам группируют в соответствии с их видами и сроками хранения. Не разрешается группировать вместе приказы длительного (75 лет) и временного (5 лет) срока хранения. Вообще целесообразно при больших объемах кадровой документации приказы по кадровым вопросам, касающиеся различных направлений деятельности компании (прием на работу, увольнение, установление доплат и надбавок, командировки, отпуска и т. п.), группировать в отдельные дела. Если разных видов приказов по кадровым вопросам создается незначительное количество, их разрешается группировать по срокам их хранения: в одно дело – приказы длительного срока хранения, в другое – временного срока хранения.
Более подробно о классификации приказов компании и определении сроков их хранения мы расскажем в отдельной публикации
Документы заседаний коллегиальных органов компании группируют в два дела:
– протоколы и документы (доклады, справки, проекты решений и т.д.) к ним;
– документы по организации заседаний (повестка дня, список приглашенных, реестр присутствующих и т.д.).
Протоколы заседаний коллегиальных органов (правления, наблюдательного совета, экспертной комиссии и т.п.) группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям указанных органов систематизируют по датам и номерам протоколов, а в пределах группы документов, касающихся одного протокола, – по повестке дня заседания.
Поручения (директивные письма, постановления, распоряжения) учреждений высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируют в дела по направлениям деятельности компании или по авторам инициативных документов. Если такие документы в течение года поступают в компанию в небольшом количестве, то их можно группировать в одно дело. В рамках дела документы систематизируют по датам поручений.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания группируют в дела отдельно от проектов этих документов.
Переписку группируют по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируют в хронологическом порядке: письмо-ответ размещают за инициативным письмом.
Более подробно о классификации писем компании и особенностях их оформления мы расскажем в отдельной публикации
В личных делах, которые формируются на протяжении всего времени работы работника в компании, документы группируют в хронологическом порядке по мере их поступления (пополнения дела):
- Заявление о принятии на работу.
2. Письменый трудовой договор (контракт).
3. Копия или извлечение из приказа о приеме на работу.
4. Личный листок по учету кадров.
5. Дополнение к личному листу по учету кадров.
6. Автобиография.
7. Копия паспорта (ID-карты).
8.Копия учетной карточки налогоплательщика (кроме физических лиц, которые по своим религиозным убеждениям отказываются от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика и уведомили об этом соответствующий контролирующий орган и имеют отметку в паспорте) .
9. Копия военного билета (для военнообязанных, призывников и резервистов).
10. Копии документов про образование.
11. Заяви про переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду), сумісництво, суміщення посад, зміну біографічних даних, надання відпусток без збереження заробітної плати (у разі потреби) тощо.
12.Копии и/или выписки из приказов о переводе (перемещении) на другую работу (должность), совместительство, совмещение должности и т. п. .
13. Копии документов, являющихся основаниями для предоставления льгот (при наличии).
14.Копии документов, являющихся основаниями для внесения изменений в учетные документы в связи с изменением биографических данных (фамилии, имени, отчества .
15. Характеристики.
16.Копии документов о повышении квалификации, стажировке, поощрении (награждении, премировании) .
17.Документы (выводы, решения, рекомендации) по аттестации работника .
18. Заявление об увольнении с работы..
19. Копия или выписка из приказа об увольнении с работы
К личному делу обязательно составляют внутреннюю опись, которую размещают в начале дела.
Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников компании систематизируют в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег (ведомости начисления заработной платы) формируют в дело ежемесячно в пределах одного делопроизводственного года.
Обращения (заявления, предложения и жалобы) граждан в зависимости от их количества следует группировать по вопросам, например: «по вопросам качества обслуживания», „по вопросам графика работы отделений“ и т. п. Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. Такие группы в пределах дела систематизируют по алфавиту фамилий граждан. Повторные обращения тех же граждан и документы по их рассмотрению добавляют в дело к предыдущим.
Методическое руководство и контроль за формированием дел в компании и ее структурных подразделениях осуществляет служба делопроизводства и лицо, ответственное за архив компании.
Порядок формирования дел в конкретной компании целесообразно прописать в инструкции по делопроизводству этой компании.
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Для документов, создаваемых в процессе управленческой и производственной деятельности компании, сроки хранения следует определять на основании статей Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (rada.gov.ua) (далі – Перелік № 578/5).
Перелік № 578/5 является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми юридическими лицами при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное хранение или для уничтожения.
Сроки хранения документов, призначены у Переліку № 578/5, являются минимальными, их нельзя сокращать. А вот продление сроков хранения документов допускается в случаях, если эта потребность вызвана специфическими особенностями деятельности конкретной компании.
Обращаем внимание на то, что сроки хранения типовых документов, созданных в электронной форме, соответствуют срокам хранения аналогичных документов, созданных в бумажной форме.
Учитывая то, что документы, которые образуются в процессе деятельности компаний, имеют разную культурную, практическую и социальную значимость, для них Переліком № 578/5 предусмотрены разные сроки хранения. В соответствии с установленными сроками хранения некоторые документы и сформированные из них дела подлежат пожизненному хранению, все остальные – со временем постепенно уничтожаются.
Различают следующие основные виды сроков хранения::
– временный – 1 год, 3 года, 5, 7 и 10 лет;
–длительный – 15, 25, 50 и 75 лет ;
– «Постояно »;
– «До ликвидации кампании»;
– «Пока не пройдет потребность».
Документы временного срока хранения хранятся в течение установленного для них срока в текущем делопроизводстве или в системе электронного документооборота, в архив компании не передаются и подлежат первоочередному уничтожению.
Документы длительного срока хранения через два года после завершения их в делопроизводстве передаются в архив компании в упорядоченном состоянии (сгруппированы в бумажные и электронные дела) для дальнейшего хранения и пользования ими.
Срок хранения «Постоянно» означает, что такие документы относятся к Национальному архивному фонду (далее – НАФ) и подлежат пожизненному хранению: сначала – в архиве компании, а затем (после окончания предельных сроков хранения в архиве компании) – в соответствующем государственном архиве или архивном отделе городского совета или райгосадминистрации, при условии отнесения компании к источникам формирования НАФ.
Срок хранения «До ликвидации компании» означает, что документы бессрочно хранятся в архиве компании, а в случае прекращения этой компании документы подлежат экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, передаются по описаниям дел в местные архивные учреждения (так называемые трудовые архивы), созданные местными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ. Если такие трудовые архивы на соответствующей территории не созданы, указанные документы передаются в государственные архивные учреждения, архивные отделы городских советов (райгосадминистраций).
Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тимчасове практичне значення. Строк їх зберігання визначається самою компанією, але не може бути меншим одного року.
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2024 році, почнеться з 01 січня 2025 року.
Срок хранения «Пока не пройдет необходимость» означает, что документы имеют лишь временное практическое значение. Срок их хранения определяется самой компанией, но не может быть меньше одного года.
Исчисление сроков хранения документов производится с 01 января года, который следует за годом завершения их в делопроизводстве. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2024 году, начнется с 01 января 2025 года.
Сроки хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов и информации, связанной с исчислением и уплатой налогов и сборов, взносов, других обязательных платежей, составляют 5 лет и рассчитываются со дня представления налоговой или другой отчетности, для составления которой используются указанные документы и/или информация, а в случае ее непредставления – с предусмотренного Податковим кодексом України граничного строка подачи такой отчетности.
К некоторым строкам хранения Переліком № 578/5 предусмотрены примечания, которые комментируют и уточняют соответствующие сроки.
Так, например, два важных примечания конкретизируют сроки хранения бухгалтерской документации.
- ««Документы, связанные с предметом налоговой проверки, инспектирования (ревизии) органа государственного финансового контроля и/или административным или судебным обжалованием принятого по ее (его) результатам решения, хранятся не менее установленного минимального срока и в течение одного года после окончания предусмотренного законом срока для судебного обжалования такого решения, а в случае такого обжалования – в течение одного года со дня вступления в законную силу судебного решения, которым закончено рассмотрение дела, а в случае обжалования такого судебного решения – в течение одного года со дня вступления в законную силу судебного решения, которым закончено рассмотрение дела, а в случае обжалования такого судебного решения -.
Документы, по которым истек минимальный срок хранения, касающиеся отчетных периодов, за которые больше не может проводиться налоговая проверка, инспектирование (ревизия), подлежат уничтожению (кроме тех, которые могут быть использованы для документального обеспечения процесса возмещения материального ущерба, причиненного в результате вооруженной агрессии Российской Федерации и временной оккупации).»
- «Документы и информация, на которые распространяются требования статей 39 и 392 Налогового кодекса Украины, хранятся не менее 7 лет»
Применение сроков хранения на практике при разработке номенклатуры дел компании рассмотрим в следующей публикации.