Приказ как основной распорядительный документ компании
Приказ – это распорядительный документ, издаваемый руководителем компании на правах единоличного управления и в пределах его компетенции.
ВИДЫ ПРИКАЗОВ КОМПАНИИ
В зависимости от содержания управленческого действия приказы делятся на три основные вида:
- по основной деятельности компании;
- по административно-хозяйственным вопросам;
- по кадровым вопросам.
Приказы по основной деятельности компании
Содержание приказов по основной деятельности касается важнейших вопросов управленческой и профильной (например, связанной с производством и/или реализацией продукции и услуг) деятельности компании, в частности:
- планирования, отчетности и финансирования;
- организации работы;
- изменения, сокращения или расширения видов деятельности;
- оптимизации организационной структуры компании;
- распределения функций и полномочий между должностными лицами;
- создания и внесения изменений в состав коллегиальных совещательных органов (правление, дирекция, комиссии, советы и т.д.) компании;
- утверждения локальных нормативных документов (инструкций, положений, правил, порядков, регламентов и т.д.);
- организации и проведения важных мероприятий, связанных с основной деятельностью компании.
Примеры заголовков к тексту приказов по основной деятельности:
«Об утверждении положений о структурных подразделениях компании»
«О внесении изменений в штатное расписание компании на 2025 год»
«О создании экспертной комиссии»
«О расширении рынка сбыта продукции компании»
«О ликвидации структурного подразделения»
«О внесении изменений в состав наблюдательного совета компании»
«Об утверждении инструкции по делопроизводству в компании»
Приказы по административно-хозяйственным вопросам
Содержание приказов по административно-хозяйственным вопросам касается:
- организации и проведения определенных административно-хозяйственных мероприятий в рамках компании или с участием ее работников. Например: инвентаризации, курсов повышения квалификации, текущего ремонта зданий и помещений, улучшения благоустройства территорий, прилегающих к зданию компании и т.д.;
- назначения ответственных лиц за направления работы, не относящиеся к основной деятельности компании (например, за охрану труда, пожарную безопасность, ведение воинского учета работников, организацию делопроизводства в структурных подразделениях и т.д.);
- обеспечения работников определенными средствами, необходимыми для выполнения должностных обязанностей (например, транспортными средствами, питьевой водой, специальной одеждой и обувью, средствами индивидуальной защиты и т.д.);
- обустройства рабочих мест компьютерной и организационной техникой;
- введения незначительных изменений в работе отдельных структурных подразделений или работников компании, установления определенных запретов или ограничений (например, пользование обогревателями, кондиционерами, электроприборами).
Примеры заголовков к тексту приказов по административно-хозяйственным вопросам:
«О проведении годовой инвентаризации»
«Об организации курсов повышения квалификации для работников отдела кадров компании»
«О создании комиссии по проверке состояния делопроизводства и архивного хранения документов в компании»
«О назначении ответственных за пожарную безопасность в структурных подразделениях компании»
«О внедрении системы электронного документооборота»
«Обеспечение работников компании компьютерной и организационной техникой»
«О изготовлении визитных карточек для работников компании»
«О проведении озеленения, уборки и благоустройства территории компании»
«О запрете курения в помещениях и на территории компании»
Приказы по кадровым вопросам
К приказам по кадровым вопросам, в частности, относятся приказы о:
- принятии на работу (назначении на должность);
- переводе (перемещении) на другую должность (работу);
- совместительстве;
- совмещении должностей;
- увольнении;
- аттестации определенных категорий работников (в частности медицинских, научных, педагогических, социальных и т.д.);
- присвоении званий, повышении категории, разряда, ранга;
- изменении биографических данных;
- поощрении (награждении, премировании);
- оплате труда, начислении различных доплат, надбавок, материальной помощи;
- дополнительных отпусках за работу во вредных и тяжелых условиях труда, за особый характер труда;
- социальных отпусках, в частности в связи с беременностью и родами, в связи с усыновлением ребенка, для ухода за ребенком до достижения им возраста трех лет;
- отпуске без сохранения заработной платы;
- долгосрочных командировках за границу;
- командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, в том числе для участия в ликвидации последствий техногенных катастроф и аварий;
- краткосрочных командировках за границу и в пределах Украины;
- взысканиях;
- повышении квалификации;
- стажировке;
- предоставлении ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков, отпусков в связи с обучением, творческих отпусков, отпусков для участия в соревнованиях и т.д.
РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА
Приказы оформляют на специальном бланке – бланке приказа. Если такой бланк не заведен в компании, то приказ может быть оформлен на общем бланке компании или на стандартных листах бумаги формата А4 (210 мм × 297 мм), соблюдая требования Национального стандарта Украины ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ДСТУ 4163:2020). Состав реквизитов приказа зависит от его вида.
Мы предлагаем вам унифицированную форму приказа по основной деятельности компании, созданную в соответствии с ДСТУ 4163:2020.
Заполните форму, и мы отправим её вам.
В полностью оформленном и обработанном приказе могут быть максимально включены следующие реквизиты, установленные ДСТУ 4163:2020:
- изображение Государственного Герба Украины (только для компаний, которые согласно уставу имеют право использовать государственную символику);
- изображение эмблемы или товарного знака (знака обслуживания), зарегистрированного в установленном законодательством порядке (для компаний, которые не имеют права использовать государственную символику на бланках);
- наименование юридического лица высшего уровня (только для подведомственных компаний);
- наименование компании – автора приказа;
- код компании по Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины (ЕДРПОУ);
- гриф ограничения доступа к документу (только для приказов, содержащих служебную информацию, к которой имеет доступ ограниченный круг сотрудников компании);
- название вида документа – ПРИКАЗ;
- дата документа;
- регистрационный индекс документа;
- место составления документа;
- отметка о контроле;
- заголовок к тексту документа;
- текст документа;
- отметка о наличии основания для издания приказа (только для кадровых приказов);
- подпись;
- визы должностных лиц;
- гриф согласования документа (при необходимости);
- отметка об ознакомлении с документом (только для кадровых приказов);
- отметка о выполнении документа;
- отметка о наличии экземпляра с бумажным (электронным) носителем информации (при необходимости).
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ НЕКОТОРЫХ РЕКВИЗИТОВ ПРИКАЗА
Наименование компании – автора приказа указывается полностью в соответствии с уставом или положением о компании. Под полным наименованием допускается указание сокращенного в скобках или без них;
Дату и регистрационный индекс проставляют в день подписания приказа руководителем компании. Дата может быть оформлена как словесно-цифровым, так и цифровым способом. К регистрационному индексу может добавляться буквенное обозначение. Система индексации приказов разрабатывается с учетом специфики их составления, регистрации и формирования в дела, введенной в конкретной компании и определенной в инструкции по делопроизводству.
Место составления документа должно соответствовать названию населенного пункта, в котором фактически был создан приказ.
В заголовке к тексту документа кратко излагается содержание приказа, которое начинается с предлога «О» и составляется с помощью отглагольного существительного (например, «О утверждении…», «О увольнении…») или существительного (например, «О результатах…», «О итогах…»). Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его разрешается продолжать до границы правого поля и располагать центрировано над текстом.
Структура и содержание текста документа зависят от вида приказа.
Текст приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам обычно состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, каждая из которых имеет определенные особенности оформления. Констатирующую часть текста печатают с абзаца, в конце предложения точку не ставят. В этой части указывают основание, обоснование или цель издания приказа. Распорядительную часть текста начинают со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают заглавными буквами без абзаца и без кавычек, после него ставят двоеточие. Ниже с абзаца формулируют содержание действий, которые должны быть выполнены. Распорядительную часть текста приказа делят на пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В каждом пункте нужно указывать исполнителей (структурные подразделения или конкретные должностные лица), конкретные задачи (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы обобщенно, например: «начальникам структурных подразделений». В тексте нельзя применять написание неконкретных поручений, содержащих слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т.д. Если приказом отменяется предыдущий соответствующий приказ, то в распорядительной части текста оформляют пункт, который начинается со слов: «Признать утратившим силу…». Последний пункт распорядительной части текста приказа при необходимости может содержать решение о возложении на структурное подразделение или конкретное должностное лицо функций по контролю за выполнением этого приказа. При этом руководитель компании имеет право оставить контроль за выполнением документа за собой, например: «Контроль за выполнением этого приказа оставляю за собой».
Текст кадрового приказа, как правило, не содержит констатирующей части.
Распорядительная часть текста начинается с соответствующего приказного глагола «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ» и т.д., которое печатают заглавными буквами ниже заголовка к тексту без абзаца и без кавычек, после него ставят двоеточие.
Строкой ниже с абзаца указывают: ФАМИЛИЯ (заглавными буквами), имя, отчество, название должности (на которую принимают или с которой увольняют работника и т.д.); наименование структурного подразделения компании, в котором работает работник; дату принятия (перевода, увольнения, направления в командировку и т.д.); условия, на которых принимают на работу или переводят на другую должность, или ссылку на статью КЗоТ в случае увольнения и т.д.
Более подробно о подготовке кадровых приказов и требованиях к оформлению их реквизитов мы поговорим в отдельной публикации.
Если к приказу прилагаются другие документы (положения, правила, инструкции, порядки, регламенты и т.д.), то их оформляют на отдельных листах как приложения, а в соответствующих пунктах распорядительной части текста делают ссылки: «прилагается» или «(прилагается)». При этом реквизит «Отметка о наличии приложений» после текста приказа самостоятельно не оформляют.
Визирование проекта приказа зависит от его вида и содержания.
Визирование приказов по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам осуществляется в следующей последовательности:
- сотрудником, который подготовил проект приказа;
- руководителем структурного подразделения, в котором создан проект приказа;
- функциональными, территориальными структурными подразделениями, которые упоминаются в тексте проекта приказа;
- конкретными должностными лицами, которые указаны в проекте приказа как исполнители;
- должностным лицом финансовой службы или главным бухгалтером (если проект приказа касается финансовых вопросов);
- должностным лицом правовой службы (юрисконсультом) при необходимости;
- заместителем руководителя компании, который отвечает за вопросы, содержащиеся в проекте приказа.
Визы проставляют только на первом экземпляре приказа, который прилагается к соответствующему делу. Этот реквизит размещают ниже реквизита «Подпись» на лицевой или на оборотной стороне последнего листа документа. Если в процессе визирования в проект приказа внесены существенные изменения, он подлежит доработке, перепечатке и повторному визированию.
Проекты приказов, затрагивающие интересы других компаний, должны предварительно согласовываться с ними. В этом случае в приказе оформляют гриф согласования или составляют отдельный лист согласования, который прилагается к этому документу. При наличии разногласий к проекту приказа прилагают замечания или суть разногласий указывают в сопроводительном письме.
Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем компании и регистрации, если в тексте приказа не установлен другой срок.
Приказ может быть отменен, изменен или дополнен только новым приказом соответствующего вида.
LITIKO предлагает современные IT-решения для автоматизации управления документооборотом, которые позволяют:
- быстро создавать и согласовывать приказы;
- контролировать выполнение решений;
- обеспечивать безопасное хранение и доступ к документам;
- интегрировать документооборот с системами управления компанией.
Приглашаем на консультацию!
Оптимизируйте управление документами в вашей компании вместе с LITIKO! Запишитесь на бесплатную консультацию с нашим экспертом, и мы поможем подобрать лучшее решение для вашего бизнеса.