Совместный приказ двух компаний одного уровня
По вопросам, представляющим взаимный интерес и относящимся к компетенции нескольких компаний одного уровня, могут создаваться совместные письма и распорядительные документы, в частности — совместный приказ по основным вопросам деятельности двух компаний одного уровня (далее — совместный приказ), о котором пойдёт речь в этой статье.
К основным вопросам деятельности компаний обычно относятся:
- управленческая деятельность (менеджмент);
- финансово-экономическая деятельность;
- маркетинговая деятельность;
- производственная деятельность;
- учетно-контрольная деятельность;
- инновационная деятельность.
Совместный приказ оформляется на чистых листах формата А4 (210 × 297 мм), а не на бланках компаний, что указано в нормативно-правовом акте. В частности, в пункте 8 главы 2 раздела II Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённых приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 года № 1000/5, указано:
«8. Не на бланках оформляются некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и т. п.) и документы, создаваемые от имени нескольких учреждений.
Совместные распорядительные документы и письма оформляются на чистых листах бумаги с указанием наименований учреждений на одном уровне, а название вида документа — по центру. Слева указывается дата, справа — регистрационный индекс (номер). При этом изображения гербов, эмблем, товарных знаков (знаков обслуживания) не воспроизводятся.»
Мы подготовили для вас образец совместного приказа.
Заполните форму — и мы отправим его вам.
СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ СОВМЕСТНОГО ПРИКАЗА
В совместном приказе могут быть оформлены следующие реквизиты согласно ДСТУ 4163:2020:
- полные наименования компаний — авторов приказа;
- коды компаний по ЕГРПОУ;
- название вида документа;
- дата документа;
- регистрационный индекс;
- место составления;
- гриф ограничения доступа (при необходимости);
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подписи;
- оттиски печатей;
- визы документа;
- гриф согласования (при необходимости);
- отметка о наличии бумажного или электронного экземпляра.
ОСОБЕННОСТИ СОДЕРЖАНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
Наименования компаний в совместном приказе указываются полностью в соответствии с уставами этих компаний. Они размещаются в верхней части приказа на одном уровне в два столбца.
Код ЕГРПОУ каждой компании указывается под её наименованием.
Название вида документа — ПРИКАЗ — печатается заглавными буквами полужирным шрифтом по центру относительно текста. Согласно третьему абзацу пункта 7.2 ДСТУ 4163:2020, для печати этого реквизита можно использовать разреженный шрифт размером 14–16 пунктов.
В совместном приказе указывается только одна дата — дата последней подписи одного из руководителей компаний. Дата может быть оформлена как словесно-цифровым, так и цифровым способом, например: 16 мая 2025 г. или 16.05.2025. Этот реквизит размещается ниже и слева от названия вида документа без отступа от левого поля листа.
Совместный регистрационный индекс включает индексы, присвоенные приказу в каждой компании. Они указываются через косую черту в порядке подписания документа руководителями компаний — авторами приказа, например: № 123/324. Этот реквизит размещается ниже и справа от названия вида документа.
Место составления совместного приказа должно соответствовать названию населённого пункта, где документ был фактически создан. Если компании находятся в разных населённых пунктах, допускается указание через косую черту, например: Киев/г. Днепр. Этот реквизит размещается под названием вида документа по центру.
Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно» и т. п.) при необходимости оформляется в соответствии с нормативно-правовыми актами, регулирующими порядок работы с документами, содержащими информацию с ограниченным доступом. Этот реквизит размещается в правой части верхнего поля документа.
Содержание совместного приказа кратко излагается в заголовке к тексту, который начинается с предлога «О» и формируется с помощью отглагольного существительного (например, «О утверждении…», «О создании…») или существительного (например, «О результатах…», «Об итогах…»). Если заголовок превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продолжать до правого поля и размещать по центру над текстом.
Текст приказа состоит из двух частей — вводной и распорядительной. Вводная часть печатается с абзаца, точка в конце не ставится. Здесь указывается основание, обоснование или цель издания приказа. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЕМ, которое печатается заглавными буквами без абзаца и кавычек, после него ставится двоеточие. Далее с абзаца формулируются действия, подлежащие выполнению. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные лица), конкретные задачи и сроки их выполнения. Исполнители могут быть указаны обобщённо, например: «руководителям структурных подразделений». Не допускается использование неконкретных формулировок типа: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить внимание» и т. п. Если приказ отменяет предыдущий, это указывается отдельным пунктом, начинающимся словами: «Признать утратившим силу…».
Если к приказу прилагаются документы (положения, инструкции, правила и т. п.), они оформляются на отдельных листах как приложения, а в тексте делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)». Отдельный реквизит «Отметка о наличии приложений» не оформляется.
Приложения должны быть пронумерованы. В правом верхнем углу первого листа каждого приложения делается отметка с указанием приказа, его даты и регистрационного номера.
Совместный приказ подписывается руководителями соответствующих компаний. Подписи размещаются на одном уровне в два столбца и заверяются оттисками круглых печатей (при наличии).
Визируют приказ в каждой компании ответственные исполнители (например, заместители руководителя, юрисконсульт и т. п.) и должностные лица, указанные в тексте приказа.
Если в процессе визирования в проект приказа вносятся существенные изменения, он подлежит доработке, перепечатке и повторному визированию.
Визы ставятся только на первом экземпляре приказа, который подшивается в дело. Этот реквизит размещается ниже подписи — на лицевой или оборотной стороне последнего листа.
Проект совместного приказа, затрагивающий интересы других компаний, учреждений и/или организаций, должен быть предварительно согласован с ними. В таком случае оформляется гриф согласования или отдельный лист согласования, который прилагается к приказу. При наличии разногласий к проекту прилагаются замечания или их суть указывается в сопроводительном письме.
Вступление приказа в силу Совместный приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не указано иное.
Он может быть отменён, изменён и/или дополнен только новым приказом.
LITIKO предлагает современные IT-решения для автоматизации документооборота, которые позволяют:
- быстро создавать и согласовывать приказы;
- контролировать выполнение решений;
- обеспечивать безопасное хранение и доступ к документам;
- интегрировать документооборот с системами управления компанией.