Управление качеством

Система менеджмента качества (СМК) — неотъемлемая часть системы управления организации, которая направлена на достижение результатов и удовлетворении потребностей заказчиков. Техническое решение «ФИНЭКС: Управление качеством» позволяет планировать и проводить внутренние аудиты, анализировать уровень удовлетворенности клиентов, выявлять и устранять несоответствия. Руководство компании за счет получаемой оперативной информации может контролировать систему менеджмента предприятия и принимать правильные бизнес-решения.

Бизнес-решение позволяет обеспечить неукоснительное выполнение ряда требований стандарта ISO 9001:2008, облегчить прохождение сертификационного и надзорных аудитов системы менеджмента качества сертифицирующими органами.

Техническое решение «ФИНЭКС: Управление качеством» позволяет выполнять следующие операции:

  • Управлять внутренними аудитами: формировать и утверждать программы внутренних аудитов на определенный период, уведомлять участников аудита, контролировать проведение плановых и внеплановых внутренних аудитов, вести записи по результатам аудитов.
  • Управлять несоответствиями: вести записи о несоответствиях, анализировать причины появления несоответствий, контролировать их устранение, выявлять повторные несоответствия.
  • Управлять корректирующими и предупреждающими действиями: вести записи, анализировать результаты.
  • Управлять замечаниями и рекламациями: фиксировать и анализировать поступившие замечания и рекламации, выявлять причины и проводить корректирующие действия, направленные на повышение удовлетворенности потребителя.

Преимущества для руководства компании

    • Руководители получают объективные, основанные на реальных фактах данные по качеству функционирования бизнес-процессов предприятия.
    • Возможность оперативного анализа качества работы системы менеджмента предприятия, в том числе в разрезе процессов, подразделений, утвержденных нормативных документов.
    • Контроль выполнения решений руководителя, принятые на основе анализа показателей качества системы менеджмента.

Технические возможности решения «ФИНЭКС: Управление качеством»:

  • Управление бизнес-процессами
  • Канцелярия
  • Управление документами
  • Управление записями
  • Внутренняя коммуникация
  • Процессный подход
  • Анализ и улучшение СМК

Описание работы

Высшее руководство компании, представители руководства по качеству, внутренние аудиторы, руководители структурных подразделений, используя данное Техническое решение, могут не просто автоматизировать процесс управления качеством, а определять наиболее оптимальный вариант работы менеджмента предприятия, регламентировать обязательные процедуры СМК.

Чтобы получить объективную оценку результативности системы менеджмента предприятия при внедрении решения «ФИНЭКС: Управление качеством», как правило применяются следующие измеримые показатели эффективности:

Показатель эффективности Единица измерения
Количество выявленных несоответствий за определенный период в разрезе процессов или подразделений шт.
Длительность анализа несоответствий, а также принятия действий по их устранению часы
Результат от внедрения корректирующих и предупреждающих действий % результативных
Загрузка внутренних аудиторов рабочие часы
Количество внутренних аудитов шт.
Количество нарушений, связанных с исполнением решений руководства относительно улучшения системы менеджмента шт.
Длительность составления программы внутренних аудитов на определенный период времени часы
Время, затраченное на формирование отчетов по результатам аудита часы
Время, затраченное на планирование и проведение корректирующих и предупреждающих действий дни
Время на подготовку входных данных для проведения анализа результативности СМК (информация о результатах аудитов, об обратной связи от клиента, о статусе корректирующих, либо предупреждающих действий) человеко-часы
Среднее время между тем, когда несоответствие было зафиксировано, и когда его устранили часы
Управление внутренними аудитами

Система позволяет планировать и проводить как внутренние плановые, так и внеплановые аудиты. Также возможно заносить информацию о проведении и результатах внешних аудитов.

Чтобы подготовить программу внутреннего аудита, сотрудник заносит в соответствующие справочники следующие данные:

  • период проверки структурных подразделений;
  • критерии оценки аудита;
  • команда аудиторов.

На основании внесенной информации можно сформировать годовую (трехлетнюю, квартальную и т. д.) программу внутренних аудитов, которую затем утверждает руководство компании.

Карточка записи справочника«Программы ВА»

Система автоматически разошлет напоминания участникам аудита, проконтролирует сроки проведения аудита, загрузку сотрудников (команды аудиторов, а также руководителей подразделений).

После проведенного аудита ответственный сотрудник заносит в систему данные о результатах аудита и все выявленные несоответствия. Сформированный отчет (на основе записей о результатах аудита) рассылается на согласование и утверждение руководству компании.

Управление несоответствиями
Все несоответствия, выявленные в ходе аудита, фиксируются в системе. Основанием для записи о несоответствии являются результаты внутреннего аудита, поступившее от контрагента замечание (рекламация), внутренняя переписка сотрудников предприятия (служебные и докладные записки).

По каждому обнаруженному несоответствию руководством компании назначаются ответственные. Они обязаны определить причины появления несоответствия, а также обеспечить их устранение (провести корректирующие действия).

Вкладка«Несоответствие» карточки записи справочника «Несоответствия»

Благодаря техническому решению «ФИНЭКС: Управление качеством» ни одно несоответствие, независимо от того, на каком участке оно было выявлено, не уйдет от пристального внимания ответственного сотрудника. Все несоответствия в обязательном порядке подлежат устранению и дальнейшему анализу.

Выполнение коррекций

Чтобы устранить обнаруженные в ходе аудита несоответствия в бизнес-решении встроен механизм планирования, организации выполнения и контроля коррекций.

Вкладка«Коррекция» карточки записи справочника «Несоответствия»

Управление корректирующими и предупреждающими действиями

Система позволяет не только анализировать выявленные несоответствия, но и определять причины, которые их вызвали. Участвовать в планировании и анализе результативности корректирующих действий может одновременно несколько сотрудников компании. Система сама контролирует результативность этих действий (на основании данных о повторных несоответствиях, которые выявлены в компании).

Вкладка «Анализ несоответствия» карточки записи справочника «Несоответствия»
Управление документами по качеству

Нормативные документы, регламентирующие порядок функционирования системы менеджмента качества на предприятии, можно регистрировать, переводить в электронный вид и хранить в базе данных системы. Сотрудники компании имеют беспрепятственный доступ к ним, чтобы быть в курсе последних изменений.

Анализ со стороны руководства

Руководители любого ранга, ответственные за качество, с помощью решения «ФИНЭКС: Управление качеством» получают доступ к развернутому анализу функционирования системы менеджмента на предприятии по таким важным параметрам, как:

  • Количество и структура выявляемых несоответствий (в разрезе подразделений, процессов, причин возникновения), периодичность их появления.
  • Скорость их устранения и результативность предпринятых мер.
  • Показатель загрузки персонала, который отвечает за качество продукции и обслуживания клиентов, оценка эффективности работы отдельно взятого менеджера.
  • Анализ удовлетворенности потребителя услугами, которые предоставляет компания, или товаром, выпускаемым предприятием.
  • Уровень соблюдения нормативных документов компании.
Отчеты по аудиту

Техническое решение «ФИНЭКС: Управление качеством» предоставляет пользователям возможность автоматически формировать отчеты в различной форме.

Вкладка«Основная» карточки записи справочника «Отчеты по Аудитам»
Пример отчета по результатам внутреннего аудита
Проведение аудита третьей стороной

Техническое решение значительно облегчает подготовку и проведение внешних аудитов — аудитор может в считанные секунды найти и получить требуемую ему информацию. При этом исключаются ошибки персонала, которые возникают при выполнении ими автоматизируемых действий.

Бизнес-эффект

Внедрение технического решения «ФИНЭКС: Управление качеством» выводит СМК предприятия на совершенно новый уровень, в том числе:

  • Регламенты процедур, подвергнутых обязательному документированию, соблюдаются в автоматическом режиме;
  • Все требуемые для аудита документы и записи переводятся в электронную форму;
  • Повышается качество работы сотрудников за счет:
    • своевременного контроля исполнения принятых на предприятии регламентов и документированных процедур;
    • наличия единой базы данных выявленных в ходе аудита нарушений, а также мер по их устранению;
    • свободного доступа каждого сотрудника к требуемым для работы документам и данным.

Как результат, достигается значительный эффект как для компании в целом, так и для отдельной категории сотрудников.

Преимущества для высшего руководства:

  • Линейные руководители активно и осознанно вовлекаются в процессы управления и контроля качества работы своего структурного подразделения.
  • За счет детального анализа гарантированно устраняются все выявленные в ходе аудитов замечания и причины, которые их вызвали.
  • Обеспечивается эффективная среда внутренней коммуникации между руководителем и исполнителем.
  • Анализ данных о функционировании системы менеджмента предприятия проводится на основе полученных оперативных фактах.
  • Повышается степень удовлетворенности клиентов компании.

Преимущества для представителей руководства по качеству:

    • Ускоряется и упрощается процедура планирования и анализа результатов внутренних аудитов.
    • Автоматизируется управление несоответствиями, обеспечивается контроль над исполнением корректирующих и предупреждающих действий ответственных сотрудников.
    • Данные по внутренним аудитам, информация по несоответствиям, корректирующим и предупреждающим действиям собирается в единую базу, аккумулируется и систематизируется.
    • Сокращается время подготовки входных данных, используемых при проведении анализа результативности СМК.
    • Повышается вероятность успешного прохождения внешнего аудита.

Преимущества для внутренних аудиторов:

  • Оптимизируется загрузка каждого члена команды аудиторов.
  • Обеспечивается своевременная подготовка к аудиту (система автоматически уведомляет сотрудников подразделений, где будет проводиться аудит, предоставляет данные о прошлых аудитах и прочее).
  • Подготовка отчетов по результатам проведенного аудита занимает минимальный промежуток времени.

Преимущества для руководителей структурных подразделений:

  • Контроль исполнения регламентов ведется в автоматическом режиме.
  • Формируется единая база данных обнаруженных несоответствий, а также мер по их устранению и предупреждению.
  • Ответственные сотрудники своевременно обеспечиваются необходимыми для работы документами и данными.
Наши услуги

Мы берем на себя ответственность за каждый проект и гарантируем вам реальный результат — внедрение программных решений в короткие сроки, с фиксированным бюджетом и минимальными рисками

IT-консалтинг

Предоставляем рекомендации и предложения, как успешно внедрить и в дальнейшем использовать системы автоматизации управления

Автоматизация управления бизнесом

Внедрение комплексных ERP систем, а также отдельных решений, позволяющих автоматизировать то или иное направление деятельности предприятия

Обслуживание и поддержка

Сопровождение и техническая поддержка управленческих и бухгалтерских систем после завершения проекта внедрения или гарантийного срока обслуживания

Заказная разработка

Разработка мобильных и Web-приложений, корпоративных порталов и e-commerce (интернет-магазинов)

Узнайте, какие бизнес-задачи вашей компании можно решить с помощью автоматизации бизнес-процессов

    Обратный звонок

    Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

    Получить консультацию по решению
    Управление качеством