Командировки и авансовые отчеты – автоматизация процесса

Создание и согласование командировочных заявок, автоматическое формирование приказа. Автоматизированная подготовка и согласование авансовых отчетов из электронных билетов, чеков или фото бумажных подтверждающих документов.

Вам знакомы эти проблемы?

Длительное согласование бюджета командировки

Трудности с оформлением командировки без доступа к компьютеру

Расходная логистика: приобретение билетов, бронирование гостиницы

Рутинный процесс отчетности по командировке

Решение

Мы рассматриваем командировки как единственный бизнес-процесс – от создания заявки до оформление отчета о поездке. LITIKO LLC полностью автоматизирует его выполнение, обеспечивая коммуникацию между департаментами компаний и назначая задачи роботам.

BPMS (Business Process Management System)

Класс корпоративных систем, предназначенных для управления бизнес-процессами предприятия

Обеспечение юридической значимости электронных авансовых отчетов

Быстрое регламентированное согласование командировки

Заявка на командировку создается в несколько кликов в системе, можно указать сразу несколько пунктов назначения.
Прямо в заявке можно запросить покупку билетов или обозначить, что поездка планируется на личном автотранспорте.
Согласование ведется в рамках задачи по настроенному маршрута с четкими сроками и ответственными, как предусмотрено регламентом компании.
При неточностях, допущенных в оформлении, ответственные лица могут отправить заявку на доработку инициатору.
Как только заявку согласуют все ответственные, система автоматически формирует приказ о командировке на основе данных из заявки. Руководителю остается подписать приказ с использованием электронной подписи (ЭП), а в бухгалтерии – перечислить аванс.

Корректность изъятия реквизитов из документа больше 90%

Подготовка авансового отчета минимальными усилиями работника

Карточка авансового отчета (АО) в системе формируется автоматически после перечисления средств работнику, который отправляется в командировку.
Документы, подтверждающие расходы (электронные билеты, чеки, скан-образы или фото накладных, квитанций), отправляются на специальный адрес электронной почты организации, откуда подхватываются интеллектуальными сервисами (роботами RPA) и направляются в систему.
С помощью интеллектуальных сервисов (роботов RPA) также извлекаются данные из чеков и билетов, а затем автоматически заносятся в табличную часть карточки отчета.
Карточку АО и корректность предоставленной информации проверяет сотрудник и согласовывает руководитель.
Электронный авансовый отчет формируется автоматически на основе данных в карточке. Сотруднику остается подписать АО и передать бумажные оригиналы документов в бухгалтерию.

Риск потери документов сводится к минимуму

Легкая выгрузка документов для налоговой проверки

Все авансовые отчеты хранятся в едином реестре в системе, доступ к ним ограничивается настроенными правами пользователей.
По заданным параметрам в системе можно быстро найти и выгрузить архив с отчетными документами для налоговых и аудиторских проверок.
Авансовые отчеты (АО) вигружаются в соответствии с требованиями контролирующих органов: вместе с файлами усиленными квалифицированной ЭП (КЭП) и сопроводительными документами. Кроме того, на отчете стоит штамп с информацией об ЭП. Если АО подписывается простой ЭП, то выгружается только документ со штампом.

Результаты внедрения

75%

Сокращение времени на процесс командировки

2 мин.

Тратит сотрудник на оформление командировки

40%

Сокращение прямых затрат на процесс командировки

Средний показатель в компаниях, где LITIKO LLC внедрило решение Командировки и авансовые отчеты

Используйте омниканальность в командировках

Запускайте процесс командировки через любой удобный канал - браузер, смартфон, мессенджер или нативное приложение. Например, напишите чатботу сообщение о том, что планируется поездка. Или позвоните голосовом роботу, который расспросит вас о всех необходимых деталях и запустит процесс подготовки командировки.

Работа с любым устройством

Запускайте процесс даже если вы уже в командировке, находитесь в дороге или просто далеко от компьютера.

Естественное общение

Не нужно изучать типичные команды. Текстовые и голосовые роботы работают как обычные операторы - они зафиксируют всю информацию и запустят процесс.

В любое время

Робот не ложится спать и не имеет выходных. Вы можете запустить процесс даже в самый неподходящий момент времени.

Почувствуйте эффект от внедрения

Пользуйтесь полноценной системой управления командировками, которая гибко интегрируется со всеми корпоративными учетными системами, дает возможность быстро собирать и анализировать все данные по расходам на командировки и встроить командировки в сквозной процесс коммерческой деятельности компании.

Эффективнее

Совершенствуется управление командировками сотрудников. Отчеты по расходам в командировках оформляются в автоматическом режиме. Специалисты больше не занимаются рутиной.

Быстрее

Организация командировки занимает заметно меньший промежуток времени, согласование документов и расчет логистики происходит в считанные минуты. Срок отчета по командировочным расходам не нарушается.

Дешевле

Решение позволяет экономить дорогостоящие ресурсы офис-менеджеров, руководителей и сотрудников. Благодаря автоматизации учета расходов экономится время бухгалтерии.

Прозрачнее

Автоматизируется учет затрат и их проводка. Все документы на расходы в командировке хранятся в единой системе.

Командировки и авансовые отчеты – автоматизация процесса

Примеры внедрения

Построена система ведения управленческого учета, которая позволила с разных сторон анализировать финансовые результаты деятельности компании, доходность направлений деятельности. Созданы и автоматизированы три основных финансовых отчета: P&L, Cashflow, Balance. Установлена CRM система для ведения продаж и проектов. Она позволила выстроить коммуникации с внешними контрагентами и между сотрудниками, назначить конкретного ответственного за каждый процесс внутри компании, наладить управление проектами и планирования концертной деятельности. В результате внедрения клиент получил единую интегрированную среду, в которой работают все его подразделения. Появилась четкая картина любого проекта — от первых переговоров, распределения ответственности и задач, к пониманию того, что включает учет доходов и расходов того или иного проекта.

Доработали компоненты учета МСФО на базе системы «1С: Предприятие» конфигурации «Управление производственным предприятием». Работу осуществляли в несколько этапов, в рамках которых реализовали: доработку механизма элиминации внутригрупповых операций, мапинг и трансляцию МСФО, доработку документа (отчета) «База продаж». Это позволило сократить время формирования финансовой отчетности, уменьшить количество рутинных операций по возведению данных, а также снизить риск возникновения ошибок, вызванных «ручной» обработкой данных.

В результате внедрения компания дополнительно стала получать по несколько миллионов гривен прибыли каждый месяц за счет экономии рабочего времени сотрудников, повышения производительности труда и сокращения производственного цикла — повышение скорости прохождения всей документации внутри предприятия.

Данный инструмент позволил клиенту моделировать и автоматизировать выполнение бизнес-процессов, проводить их мониторинг и глубокий анализ, выявлять и устранять проблемные места. В результате внедрения компания повысила свою операционную эффективность, обеспечила эффективное взаимодействие своих подразделений, минимизировала влияние человеческого фактора на рабочий процесс, исключив тем самым потери важной информации.