Делопроизводство

Обработка и регистрация документов, рассмотрение входящей корреспонденции, выдача поручений и контроль исполнения, ознакомление с документами, поиск и контроль местонахождения
На 35-50% сокращается среднее время регистрации документов
Быстрая обработка и регистрация документов
  • Входные документы заносятся в систему в несколько кликов со сканера, с почты или с сервиса обмена.
  • С помощью интеллектуальных решений все реквизиты заполняются автоматически.
  • Для быстрого создания выходных документов в системе есть готовые шаблоны.
  • После занесения документ регистрируется в несколько кликов. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в системе в соответствии с нормами делопроизводства. Номер присваивается автоматически в нужном формате.
  • Документы можно отправлять адресатам в электронном виде, не выходя из системы — через сервис обмена или по электронной почте. А для отправки бумажных экземпляров можно распечатать конверты, в соответствии с установленными стандартами.
Экономится
20-30% времени руководителя
Удобная работа руководителя
  • При рассмотрении документов руководитель может самостоятельно отправлять поручения или выносить только резолюции, а остальные работы поручить помощнику.
  • Помощник может заранее подготовить проект резолюции (предыдущий вариант решения), а руководителю останется только утвердить его.
  • Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.
  • С помощью мобильных приложений руководители, даже находясь в командировках, могут оперативно решать свои основные задачи.
В 3 раза быстрее ознакомление с документами
Выдача и контроль исполнения поручений
  • Сотрудники своевременно получают приказы, распоряжения и указания руководства для ознакомления.
  • Передавать документы сотрудникам можно в электронном виде и под личную подпись.
  • Контролировать процесс просто: в системе видно, кто из сотрудников ознакомился с документом, а кто еще нет.
  • Дополнительное решение позволит автоматизированным сотрудникам знакомиться с документами через мобильный мессенджер.
В 12 раз уменьшается время поиска документов
Быстрый поиск документов
  • Все документы можно быстро найти с реквизитами и текстовым содержанием.
  • Благодаря связыванию документов вы получаете быстрый доступ ко всему комплекту.
  • Есть возможность найти документ в системе по штрихкоду на бумажном экземпляре, используя для этого специальный сканер.
  • Риск потери документов сводится к минимуму благодаря контролю над местонахождением оригинала и его бумажных копий.
Преимущества автоматизации документооборота с помощью системы управления бизнес-процессами

Электронный документооборот в Litiko — это воплощение концепции управления бизнес-процессами BPM, согласно которому компания автоматизирует не сами операции с документами, а внутренние рабочие процессы и регламенты, непосредственно связанные как с внутренними , так и внешними сервисами. Документ появляется только на определенном участке процесса и не всегда влияет на него в то время как, от улучшения сервиса напрямую зависит развитие компании.

Пример процесса: подача рекламации

Система электронного документооборота позволяет сконцентрироваться на главном — быстро и без лишней бюрократии предоставлять услугу, значительно экономить время клиента и сотрудников. При этом не имеет значения, задействован ли в процессе документ. Рассмотрим пример процесса подачи рекламации.

Клиенту не понравилось качество продукта, поэтому он подает рекламацию компании-производителю — заполняет бланк, содержащий набор стандартных полей.

Рекламация поступает ответственному менеджеру компании, который ее принимает, фиксирует претензию — и дальше процесс запускается уже без применения документа. Документ нужен исключительно клиенту, чтобы зафиксировать факт предъявления рекламации.

Фактически же для старта процесса сам документ не нужен. Достаточно простого обращения клиента.

Клиенту необходимо быстро решить проблему. Компании же важно учесть сам факт нарушения, которое произошло, и как можно быстрее выявить причины, чтобы в итоге клиент остался доволен.

Эту задачу легко решить с помощью BPM-системы. В ней просто организовать взаимодействие сотрудников, а также проконтролировать эффективность предоставления услуги.

Вид процесса обработки рекламации в ЭДО:

Вид процесса обработки рекламации в ЭДО
Как это работает
На примере системы Directum RX
Преимущества автоматизации бизнес-процессов ЭДО
Доступен для обычного пользователя
Не нужно привлекать программистов, чтобы смоделировать маршруты движения документов в системе DIRECTUM RX.
Быстрое внесение изменений
Адаптивность процессов документооборота под изменения внутри компании, а также требования рынка.
Мгновенный мониторинг результатов
СЭД измеряет параметры обработки документов и выполнения связанных задач. Благодаря этому оптимизируется работа с документами в рамках сквозного процесса.
Легкая адаптация под нужды компании
Система DIRECTUM RX легко подстраивается под нужды клиента на разных уровнях: от дизайнера интерфейсов к среде разработки новых приложений.
Интеграция в любую ИТ-инфраструктуру
Программа для документооборота DIRECTUM RX поддерживает различные способы интеграции и выстраивает в единую логику все процессы движения, а также обработки информации в компании.
Выгоды решения «Делопроизводство»
Руководитель

оптимизация контроля исполнения поручений и документов, снижение затрат на ведение бумажного делопроизводства.

Делопроизводитель

гарантия соблюдения регламентов и корректного оформления документов, автоматизация их учёта, исполнения и хранения.

Секретарь

сокращение времени и трудозатрат на обработку документов, контроль их перемещения и этапа жизненного цикла.

Делопроизводство
Заполните форму ниже, и мы сделаем Предварительный расчет стоимости Внедрение решение в вашей компании
Другие решения Litiko
Обратный звонок

Оставьте ваш номер телефона и через 20 минут мы вам перезвоним

Получить консультацию по решению
Делопроизводство
Хотите узнать как ускорить бизнес процессы и получить X2 продуктивности компании?

Оставьте заявку и специалист Александр перезвонит вам в ближайшее время

Задайте вопрос
менеджер свяжется с вами в течении 20 минут