- Входные документы заносятся в систему в несколько кликов со сканера, с почты или с сервиса обмена.
- С помощью интеллектуальных решений все реквизиты заполняются автоматически.
- Для быстрого создания выходных документов в системе есть готовые шаблоны.
- После занесения документ регистрируется в несколько кликов. Журналы регистрации и номенклатура дел ведутся в системе в соответствии с нормами делопроизводства. Номер присваивается автоматически в нужном формате.
- Документы можно отправлять адресатам в электронном виде, не выходя из системы — через сервис обмена или по электронной почте. А для отправки бумажных экземпляров можно распечатать конверты, в соответствии с установленными стандартами.
20-30% времени руководителя
- При рассмотрении документов руководитель может самостоятельно отправлять поручения или выносить только резолюции, а остальные работы поручить помощнику.
- Помощник может заранее подготовить проект резолюции (предыдущий вариант решения), а руководителю останется только утвердить его.
- Для обеспечения юридической значимости документы подписываются электронными подписями. Это гарантирует авторство и неизменность документа.
- С помощью мобильных приложений руководители, даже находясь в командировках, могут оперативно решать свои основные задачи.
- Сотрудники своевременно получают приказы, распоряжения и указания руководства для ознакомления.
- Передавать документы сотрудникам можно в электронном виде и под личную подпись.
- Контролировать процесс просто: в системе видно, кто из сотрудников ознакомился с документом, а кто еще нет.
- Дополнительное решение позволит автоматизированным сотрудникам знакомиться с документами через мобильный мессенджер.
- Все документы можно быстро найти с реквизитами и текстовым содержанием.
- Благодаря связыванию документов вы получаете быстрый доступ ко всему комплекту.
- Есть возможность найти документ в системе по штрихкоду на бумажном экземпляре, используя для этого специальный сканер.
- Риск потери документов сводится к минимуму благодаря контролю над местонахождением оригинала и его бумажных копий.
Электронный документооборот в Litiko — это воплощение концепции управления бизнес-процессами BPM, согласно которому компания автоматизирует не сами операции с документами, а внутренние рабочие процессы и регламенты, непосредственно связанные как с внутренними , так и внешними сервисами. Документ появляется только на определенном участке процесса и не всегда влияет на него в то время как, от улучшения сервиса напрямую зависит развитие компании.
Система электронного документооборота позволяет сконцентрироваться на главном — быстро и без лишней бюрократии предоставлять услугу, значительно экономить время клиента и сотрудников. При этом не имеет значения, задействован ли в процессе документ. Рассмотрим пример процесса подачи рекламации.
- Запуск процесса
Клиенту не понравилось качество продукта, поэтому он подает рекламацию компании-производителю — заполняет бланк, содержащий набор стандартных полей.
- Для чего необходим документ?
Рекламация поступает ответственному менеджеру компании, который ее принимает, фиксирует претензию — и дальше процесс запускается уже без применения документа. Документ нужен исключительно клиенту, чтобы зафиксировать факт предъявления рекламации.
Фактически же для старта процесса сам документ не нужен. Достаточно простого обращения клиента.
- Что действительно важно в процессе?
Клиенту необходимо быстро решить проблему. Компании же важно учесть сам факт нарушения, которое произошло, и как можно быстрее выявить причины, чтобы в итоге клиент остался доволен.
Эту задачу легко решить с помощью BPM-системы. В ней просто организовать взаимодействие сотрудников, а также проконтролировать эффективность предоставления услуги.
Вид процесса обработки рекламации в ЭДО:
Не нужно привлекать программистов, чтобы смоделировать маршруты движения документов в системе DIRECTUM RX.
Адаптивность процессов документооборота под изменения внутри компании, а также требования рынка.
СЭД измеряет параметры обработки документов и выполнения связанных задач. Благодаря этому оптимизируется работа с документами в рамках сквозного процесса.
Система DIRECTUM RX легко подстраивается под нужды клиента на разных уровнях: от дизайнера интерфейсов к среде разработки новых приложений.
Программа для документооборота DIRECTUM RX поддерживает различные способы интеграции и выстраивает в единую логику все процессы движения, а также обработки информации в компании.
оптимизация контроля исполнения поручений и документов, снижение затрат на ведение бумажного делопроизводства.
гарантия соблюдения регламентов и корректного оформления документов, автоматизация их учёта, исполнения и хранения.
сокращение времени и трудозатрат на обработку документов, контроль их перемещения и этапа жизненного цикла.
