Какие проблемы решает система управления совещаниями?
Профессиональные качества сотрудников никак не связаны с проблемами рабочих совещаний. Все зависит от правильного планирования деловых встреч и контроля выполнения протоколов.
45%
совещаний малоэффективны. Согласно данным опросов Wall Street Journal.
15
часов в неделю В среднем менеджеры тратят на бесполезные встречи.
25%
совещаний лишние. Большинство вопросов можно решать «разумнее» - по телефону, по e-mail или служебной запиской.
Что я здесь забыл?
проблема
У сотрудника не должно возникать вопросов, почему его пригласили на конкретное совещание.
решение
Цели встречи и повестка дня определяются заранее. Приглашения с вводными данными отправляются только тем сотрудникам, участие которых действительно необходимо.
Дискуссии ни о чем
проблема
Это обычная болтовня и пустая трата времени — такие мысли часто посещают участников совещаний, особенно когда за пределами переговорной комнаты у них много невыполненных задач.
решение
Чтобы избежать разговоров ни о чем и затянувшихся дискуссий, необходимо организовывать собрания с четким таймингом и перечнем вопросов, которые требуют конкретных действий.
Мотивация на нуле
проблема
Пустые скучные разговоры лишь отнимают энергию. Правила организации собраний предполагают, что по итогам встречи каждый ее участник понимает дальнейшие свои действия.
решение
Принятые по ключевым вопросам решения повышают эффективность работы компании и мотивируют сотрудников.
Безрезультатные протоколы
проблема
Успешно пройденное собрание еще не гарантирует 100% выполнение всех принятых решений. Протокол делового совещания часто ведут формально.
решение
Добиться результата можно, если ставить задачи ответственным лицам согласно протоколу. А также автоматически включать отчет с результатами в повестку дня следующего заседания.
Превратите совещания в инструмент эффективного развития бизнеса
С решением Управления совещаниями от LITIKO процесс подготовки, организации и проведения собраний в вашей компании становится проще.
Назначайте встречи в один клик
С решением Управления совещаниями от LITIKO процесс подготовки, организации и проведения собраний в вашей компании становится проще.
Оповещайте участников вовремя
Система автоматически отправляет участникам совещания уведомления о предстоящем событии и поступлении задач согласно протоколу.
Контролируйте выполнение принятых решений
Отслеживайте ход выполнения задач и долгосрочных поручений.
Внедряйте готовое решение
Внутри решения уже настроены и налажены бизнес-процессы, способствующие проведению результативных встреч и обсуждений. Сотрудники могут не беспокоиться о том, как правильно организовывать встречи в компании, или с нуля выстраивать работу.
Процесс организации и подготовки разных типов совещаний
Процесс отправки приглашений, а также включение в повестку дня вопросов от сотрудников
Процесс работы с протоколами совещания и постановка задач ответственным сотрудникам.
Отчет по текущим статусам всех задач, поставленных сотрудникам по итогам собраний.
Как автоматизация помогает развитию
Внутри решения уже настроены и налажены бизнес-процессы, способствующие проведению результативных встреч и обсуждений. Сотрудники могут не беспокоиться о том, как правильно организовывать встречи в компании, или с нуля выстраивать работу.
- Оповещает участников предстоящего совещания.
- Генерирует протоколы в согласно шаблонам.
- Включает в повестку дня вопросы, предоставленные сотрудниками.
- Добавляет в протокол заседания данные о невыполненных задачах.
- Определяет маршруты согласований и ознакомлений с документами.
- Отслеживает статусы и сроки выполнения поручений.
Кому актуально?
Коллегиальные органы
Организация деятельности совета директоров, правления, комитетов при них.
Оперативные рабочие группы
Проведение оперативных и рабочих собраний групп.
Профильные команды и группы
Подготовка и проведение совещаний экспертных групп и профильных комиссий.
Государственные органы
Безопасное и комфортное проведение заседаний и совещаний.
Основные возможности решения Управление совещаниями
Планирование и подготовка совещаний
- планирование даты и времени (включая периодических – «планерок»);
- согласование даты и времени проведения со всеми участниками;
- составление списка участников;
- коллективное обсуждение пунктов повестки дня;
- рассылка уведомлений (приглашений) по e-mail;
- планирование ресурсов для организации собрания (помещений, компьютеров, проекторов и пр.).
Проведение встречи и оформление ее результатов
- возможность отмечать присутствие каждого участника (регистрация);
- фиксация хода обсуждения и решений согласно повестке дня;
- автоматическое формирование протокола заседания с дальнейшей отправкой его на согласование.
Организация исполнения решений по итогам собраний
- автоматическое формирование задач по решениям, принятым на собрании, и рассылка их ответственным сотрудникам;
- рассылка протокола по e-mail участникам и заинтересованным лицам;
- контроль исполнения через «рабочий стол» пользователя, а также с помощью отчетов в системе;
- предоставление исполнителям доступа к материалам, которые относятся к заданию;
- формирование отчетов (в формате MS Excel) по результатам прошедшей встречи.
Результаты внедрения
на 30-40%
повышается эффективность совещаний
в 2-3 раза
ускоряется согласование протокола совещания
на 45-75%
сокращается число невыполненных поручений
100%
контроль исполнения всех принятых решений
