Система менеджмента качества (СМК) — неотъемлемая часть системы управления организации, которая направлена на достижение результатов и удовлетворении потребностей заказчиков. Техническое решение «ФИНЭКС: Управление качеством» позволяет планировать и проводить внутренние аудиты, анализировать уровень удовлетворенности клиентов, выявлять и устранять несоответствия. Руководство компании за счет получаемой оперативной информации может контролировать систему менеджмента предприятия и принимать правильные бизнес-решения.
Бизнес-решение позволяет обеспечить неукоснительное выполнение ряда требований стандарта ISO 9001:2008, облегчить прохождение сертификационного и надзорных аудитов системы менеджмента качества сертифицирующими органами.
Техническое решение «ФИНЭКС: Управление качеством» позволяет выполнять следующие операции:
- Управлять внутренними аудитами: формировать и утверждать программы внутренних аудитов на определенный период, уведомлять участников аудита, контролировать проведение плановых и внеплановых внутренних аудитов, вести записи по результатам аудитов.
- Управлять несоответствиями: вести записи о несоответствиях, анализировать причины появления несоответствий, контролировать их устранение, выявлять повторные несоответствия.
- Управлять корректирующими и предупреждающими действиями: вести записи, анализировать результаты.
- Управлять замечаниями и рекламациями: фиксировать и анализировать поступившие замечания и рекламации, выявлять причины и проводить корректирующие действия, направленные на повышение удовлетворенности потребителя.
Преимущества для руководства компании
-
- Руководители получают объективные, основанные на реальных фактах данные по качеству функционирования бизнес-процессов предприятия.
- Возможность оперативного анализа качества работы системы менеджмента предприятия, в том числе в разрезе процессов, подразделений, утвержденных нормативных документов.
- Контроль выполнения решений руководителя, принятые на основе анализа показателей качества системы менеджмента.
Технические возможности решения «ФИНЭКС: Управление качеством»:
- Управление бизнес-процессами
- Канцелярия
- Управление документами
- Управление записями
- Внутренняя коммуникация
- Процессный подход
- Анализ и улучшение СМК
Описание работы
Высшее руководство компании, представители руководства по качеству, внутренние аудиторы, руководители структурных подразделений, используя данное Техническое решение, могут не просто автоматизировать процесс управления качеством, а определять наиболее оптимальный вариант работы менеджмента предприятия, регламентировать обязательные процедуры СМК.
Чтобы получить объективную оценку результативности системы менеджмента предприятия при внедрении решения «ФИНЭКС: Управление качеством», как правило применяются следующие измеримые показатели эффективности:
Показатель эффективности | Единица измерения |
Количество выявленных несоответствий за определенный период в разрезе процессов или подразделений | шт. |
Длительность анализа несоответствий, а также принятия действий по их устранению | часы |
Результат от внедрения корректирующих и предупреждающих действий | % результативных |
Загрузка внутренних аудиторов | рабочие часы |
Количество внутренних аудитов | шт. |
Количество нарушений, связанных с исполнением решений руководства относительно улучшения системы менеджмента | шт. |
Длительность составления программы внутренних аудитов на определенный период времени | часы |
Время, затраченное на формирование отчетов по результатам аудита | часы |
Время, затраченное на планирование и проведение корректирующих и предупреждающих действий | дни |
Время на подготовку входных данных для проведения анализа результативности СМК (информация о результатах аудитов, об обратной связи от клиента, о статусе корректирующих, либо предупреждающих действий) | человеко-часы |
Среднее время между тем, когда несоответствие было зафиксировано, и когда его устранили | часы |
Управление внутренними аудитами
Система позволяет планировать и проводить как внутренние плановые, так и внеплановые аудиты. Также возможно заносить информацию о проведении и результатах внешних аудитов.
Чтобы подготовить программу внутреннего аудита, сотрудник заносит в соответствующие справочники следующие данные:
- период проверки структурных подразделений;
- критерии оценки аудита;
- команда аудиторов.
На основании внесенной информации можно сформировать годовую (трехлетнюю, квартальную и т. д.) программу внутренних аудитов, которую затем утверждает руководство компании.
Система автоматически разошлет напоминания участникам аудита, проконтролирует сроки проведения аудита, загрузку сотрудников (команды аудиторов, а также руководителей подразделений).
После проведенного аудита ответственный сотрудник заносит в систему данные о результатах аудита и все выявленные несоответствия. Сформированный отчет (на основе записей о результатах аудита) рассылается на согласование и утверждение руководству компании.
Управление несоответствиями
Все несоответствия, выявленные в ходе аудита, фиксируются в системе. Основанием для записи о несоответствии являются результаты внутреннего аудита, поступившее от контрагента замечание (рекламация), внутренняя переписка сотрудников предприятия (служебные и докладные записки).
По каждому обнаруженному несоответствию руководством компании назначаются ответственные. Они обязаны определить причины появления несоответствия, а также обеспечить их устранение (провести корректирующие действия).
Благодаря техническому решению «ФИНЭКС: Управление качеством» ни одно несоответствие, независимо от того, на каком участке оно было выявлено, не уйдет от пристального внимания ответственного сотрудника. Все несоответствия в обязательном порядке подлежат устранению и дальнейшему анализу.
Выполнение коррекций
Чтобы устранить обнаруженные в ходе аудита несоответствия в бизнес-решении встроен механизм планирования, организации выполнения и контроля коррекций.
Управление корректирующими и предупреждающими действиями
Система позволяет не только анализировать выявленные несоответствия, но и определять причины, которые их вызвали. Участвовать в планировании и анализе результативности корректирующих действий может одновременно несколько сотрудников компании. Система сама контролирует результативность этих действий (на основании данных о повторных несоответствиях, которые выявлены в компании).
Управление документами по качеству
Нормативные документы, регламентирующие порядок функционирования системы менеджмента качества на предприятии, можно регистрировать, переводить в электронный вид и хранить в базе данных системы. Сотрудники компании имеют беспрепятственный доступ к ним, чтобы быть в курсе последних изменений.
Анализ со стороны руководства
Руководители любого ранга, ответственные за качество, с помощью решения «ФИНЭКС: Управление качеством» получают доступ к развернутому анализу функционирования системы менеджмента на предприятии по таким важным параметрам, как:
- Количество и структура выявляемых несоответствий (в разрезе подразделений, процессов, причин возникновения), периодичность их появления.
- Скорость их устранения и результативность предпринятых мер.
- Показатель загрузки персонала, который отвечает за качество продукции и обслуживания клиентов, оценка эффективности работы отдельно взятого менеджера.
- Анализ удовлетворенности потребителя услугами, которые предоставляет компания, или товаром, выпускаемым предприятием.
- Уровень соблюдения нормативных документов компании.
Отчеты по аудиту
Техническое решение «ФИНЭКС: Управление качеством» предоставляет пользователям возможность автоматически формировать отчеты в различной форме.
Проведение аудита третьей стороной
Техническое решение значительно облегчает подготовку и проведение внешних аудитов — аудитор может в считанные секунды найти и получить требуемую ему информацию. При этом исключаются ошибки персонала, которые возникают при выполнении ими автоматизируемых действий.
Бизнес-эффект
Внедрение технического решения «ФИНЭКС: Управление качеством» выводит СМК предприятия на совершенно новый уровень, в том числе:
- Регламенты процедур, подвергнутых обязательному документированию, соблюдаются в автоматическом режиме;
- Все требуемые для аудита документы и записи переводятся в электронную форму;
- Повышается качество работы сотрудников за счет:
- своевременного контроля исполнения принятых на предприятии регламентов и документированных процедур;
- наличия единой базы данных выявленных в ходе аудита нарушений, а также мер по их устранению;
- свободного доступа каждого сотрудника к требуемым для работы документам и данным.
Как результат, достигается значительный эффект как для компании в целом, так и для отдельной категории сотрудников.
Преимущества для высшего руководства:
- Линейные руководители активно и осознанно вовлекаются в процессы управления и контроля качества работы своего структурного подразделения.
- За счет детального анализа гарантированно устраняются все выявленные в ходе аудитов замечания и причины, которые их вызвали.
- Обеспечивается эффективная среда внутренней коммуникации между руководителем и исполнителем.
- Анализ данных о функционировании системы менеджмента предприятия проводится на основе полученных оперативных фактах.
- Повышается степень удовлетворенности клиентов компании.
Преимущества для представителей руководства по качеству:
-
- Ускоряется и упрощается процедура планирования и анализа результатов внутренних аудитов.
- Автоматизируется управление несоответствиями, обеспечивается контроль над исполнением корректирующих и предупреждающих действий ответственных сотрудников.
- Данные по внутренним аудитам, информация по несоответствиям, корректирующим и предупреждающим действиям собирается в единую базу, аккумулируется и систематизируется.
- Сокращается время подготовки входных данных, используемых при проведении анализа результативности СМК.
- Повышается вероятность успешного прохождения внешнего аудита.
Преимущества для внутренних аудиторов:
- Оптимизируется загрузка каждого члена команды аудиторов.
- Обеспечивается своевременная подготовка к аудиту (система автоматически уведомляет сотрудников подразделений, где будет проводиться аудит, предоставляет данные о прошлых аудитах и прочее).
- Подготовка отчетов по результатам проведенного аудита занимает минимальный промежуток времени.
Преимущества для руководителей структурных подразделений:
- Контроль исполнения регламентов ведется в автоматическом режиме.
- Формируется единая база данных обнаруженных несоответствий, а также мер по их устранению и предупреждению.
- Ответственные сотрудники своевременно обеспечиваются необходимыми для работы документами и данными.