Вам знайомі ці проблеми?
Довге погодження відрядження бюджету
Труднощі з оформленням відрядження без доступу до комп'ютера
Витратна логістика: придбання квитків, бронювання готелю
Рутинний процес звітності по відрядженню
Рішення
Ми розглядаємо відрядження як єдиний бізнес-процес – від створення заявки в оформлення звіту про поїздку. LITIKO LLC повністю автоматизує його виконання, забезпечуючи комунікацію між департаментами компаній і призначаючи завдання на роботів.
BPMS (Business Process Management System)
Клас корпоративних систем, призначених для управління бізнес-процесами підприємства
Забезпечення юридичної значимості електронних авансових звітів
Швидке регламентоване погодження відрядження
- Заявка на відрядження створюється в кілька кліків в системі, можна вказати відразу декілька пунктів призначення.
- Прямо в заявці можна запросити придбання квитків або позначити, що поїздка планується на особистому автотранспорті.
- Погодження ведеться в рамках задачі по налаштованому маршруту з чіткими термінами та відповідальними, як передбачено регламентом компанії.
- При неточності, допущені в оформленні, відповідальні особи можуть відправити заявку на доопрацювання ініціатору.
- Як тільки заявку погодять всі відповідальні, система автоматично формує наказ про відрядження на основі даних з заявки. Керівнику залишається підписати наказ з використанням електронного підпису (ЕП), а бухгалтерії — перерахувати аванс.
Коректність вилучення реквізитів із документа більше 90%
Підготовка авансового звіту мінімальними зусиллями працівника
- Картка авансового звіту (АЗ) в системі формується автоматично після перерахування коштів працівникові, що відправляється у відрядження.
- Документи, що підтверджують витрати (електронні квитки, чеки, скан-образи або фото накладних, квитанцій), відправляються на спеціальну адресу електронної пошти організації, звідки підхоплюються інтелектуальними сервісами (роботами RPA) і направляються в систему.
- За допомогою інтелектуальних сервісів (роботів RPA) також витягуються дані з чеків і квитків, а потім автоматично заносяться до табличної частини картки звіту.
- Картку АЗ та коректність наданої інформації перевіряє співробітник і погоджує керівник.
Електронний авансовий звіт формується автоматично на основі даних в картці. - Співробітникові залишається підписати АЗ та передати паперові оригінали документів в бухгалтерію.
Ризик втрати документів зводиться до мінімуму
Легка вигрузка документів для податкової перевірки
- Всі авансові звіти зберігаються в єдиному реєстрі в системі, доступ до них обмежується налаштованими правами користувачів.
- По заданих параметрах в системі можна швидко знайти та вигрузити архів зі звітними документами для податкових та аудиторських перевірок.
- АЗ вигружаються відповідно до вимог контролюючих органів: разом з файлами підсиленими кваліфікованим ЕП (КЕП) і супровідними документами. Крім того, на звіті стоїть штамп з інформацією про ЕП. Якщо АЗ підписується простим ЕП, то вивантажується тільки документ зі штампом.
Результати впровадження
Скорочення часу на процес відрядження
Витрачає співробітник на оформлення відрядження
Скорочення прямих витрат на процес відрядження
Середній показник в компаніях, де LITIKO LLC впроваджено рішення Відрядження та авансові звіти
Використовуйте омніканальность у відрядженнях
Запускайте процес відрядження через будь-який зручний канал — браузер, смартфон, месенджер або нативний додаток. Наприклад, напишіть чатботу повідомлення про те, що планується поїздка. Або зателефонуйте голосовому роботу, який розпитає вас про всі необхідні деталі та запустить процес підготовки відрядження.
Робота з будь-яким пристроєм
Запускайте процес навіть якщо ви вже у відрядженні, перебуваєте в дорозі або просто далеко від комп’ютера.
Природне спілкування
Не потрібно вивчати типові команди. Текстові та голосові роботи працюють як звичайні оператори — вони зафіксують всю інформацію та запустять процес.
В будь-який час
Робот не лягає спати та немає вихідних. Ви можете запустити процес навіть в самий непідходящий момент часу.
Відчуйте ефект від впровадження
Користуйтесь повноцінною системою управління відрядженнями. Яка гнучко інтегрується з усіма корпоративними обліковими системами, що дає можливість швидко збирати і аналізувати всі дані з витрат на відрядження та вбудувати відрядження в наскрізний процес комерційної діяльності компанії.
Ефективніше
Удосконалюється управління відрядженнями співробітників. Звіти по видатках у відрядженнях оформляються в автоматичному режимі. Фахівці більше не займаються рутиною.
Швидше
Організація відрядження займає помітно менший проміжок часу, погодження документів та розрахунок логістики відбувається за лічені хвилини. Термін звіту за витратами на відрядження не порушується.
Дешевше
Рішення дозволяє економити дороговартісні ресурси офіс-менеджерів, керівників та співробітників. Завдяки автоматизації обліку витрат на відрядження економиться час бухгалтерії.
Прозоріше
Автоматизується облік витрат та їх проводка. Всі документи на витрати у відрядженні зберігаються в єдиній системі.
Відрядження та авансові звіти – автоматизація процесу
Приклади впровадження
Побудовано систему ведення управлінського обліку, яка дала змогу з різних боків аналізувати фінансові результати діяльності компанії, прибутковість напрямів діяльності. Створено й автоматизовано три основні фінансові звіти: P&L, Cashflow, Balance. Встановлено CRM систему для ведення продажів і проєктів. Вона дала змогу вибудувати комунікації із зовнішніми контрагентами і між співробітниками, призначити конкретного відповідального за кожен процес усередині компанії, налагодити управління проєктами і планування концертної діяльності. У результаті впровадження клієнт отримав єдине інтегроване середовище, в якому працюють усі його підрозділи. З’явилася чітка картина будь-якого проєкту – від перших перемовин, розподілу відповідальності та завдань, до розуміння того, що включає облік доходів і витрат того чи іншого проєкту.
Впровадження ERP і CRM систем на базі комплексу продуктів Бітрікс24 і 1С: Підприємство
Компанія, що працює у сфері шоу-бізнесу
Доопрацювали компоненти обліку МСФЗ на базі системи «1С: Підприємство» конфігурації «Управління виробничим підприємством». Роботу здійснювали в кілька етапів, у рамках яких реалізували: доопрацювання механізму елімінації внутрішньогрупових операцій, мапінг і трансляцію МСФЗ, доопрацювання документа (звіту) «База продажів». Це дало змогу скоротити час формування фінансової звітності, зменшити кількість рутинних операцій зі зведення даних, а також знизити ризик виникнення помилок, спричинених «ручним» опрацюванням даних.
Підвищили ефективність формування звітності за міжнародними стандартами МСФЗ
Сільськогосподарська компанія
У результаті впровадження компанія додатково стала отримувати по кілька мільйонів гривень прибутку щомісяця за рахунок економії робочого часу співробітників, підвищення продуктивності праці та скорочення виробничого циклу – підвищення швидкості проходження всієї документації всередині підприємства.
Впровадили систему електронного документообігу
Завод з виробництва насосного обладнання
Цей інструмент дав змогу клієнту моделювати й автоматизувати виконання бізнес-процесів, проводити їхній моніторинг і глибокий аналіз, виявляти й усувати проблемні місця. У результаті впровадження компанія підвищила свою операційну ефективність, забезпечила ефективну взаємодію своїх підрозділів, мінімізувала вплив людського фактора на робочий процес, виключивши тим самим втрати важливої інформації.
Впровадили систему Business Process Management System (BPMS)
Великий аптечний ритейл
