У великих компаніях щорічно ведеться листування з десятками тисяч контрагентів, а внутрішні документи створюють тисячі співробітників. Частина кореспонденції може надходити і оброблятися в паперовому вигляді. Але навіть в цьому випадку системи електронного діловодства допомагають компаніям підвищити ефективність роботи в кілька разів і сформувати єдине сховище всіх документів. Рішення «Канцелярія» оптимізує роботу з документацією і дозволяє:
- вести номенклатуру справ і журнали реєстрації;
- класифікувати і реєструвати вхідні, вихідні та внутрішні документи;
- виносити резолюції, відправляти доручення і контролювати виконання;
- контролювати місцезнаходження оригіналів документів і видачу паперових копій;
- готувати звітність по документообігу організації.
Затверджений склад номенклатури справ ведеться в спеціальному довіднику системи. У випадку децентралізованого обліку документів передбачені місця реєстрації всередині структурних підрозділів.
При підготовці документів для передачі в архів в кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи, і навіть опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання і пошук в архіві скорочується в кілька разів.
Затверджений склад номенклатури справ ведеться в спеціальному довіднику системи. У випадку децентралізованого обліку документів передбачені місця реєстрації всередині структурних підрозділів.
При підготовці документів для передачі в архів по кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи, а також опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання і пошук в архіві скорочується в кілька разів.
РКК містять первинні дані (підрозділ, дата реєстрації, реєстраційний номер і т.д.), а також інформацію про стан будь-якого паперового документа, наприклад, його місцезнаходження. При переміщенні документа між підрозділами на кожному місці реєстрації заводиться своя РКК. Відстежити рух паперового документа всередині компанії можна по ланцюжку створених РКК.
Після реєстрації вхідного документа подальша робота виконавців може вестися повністю в електронному вигляді, запобігаючи втрату оригіналу. За підсумками розгляду документа секретар або сам керівник формують доручення по документу, вказавши виконавців і терміни.
В процесі виконання доручень забезпечується:
- фіксація листування по виконанню;
- можливість делегування і відправки на доопрацювання;
- контроль термінів, запити нового терміну.
Контролери відстежують виконання візуально. Всім учасникам робіт доступно коротке зведення, що відображає ситуацію по зв’язаних дорученях.
Рішення тісно інтегровано з модулем «Обмін з контрагентами». Після узгодження вихідного листа його легко відправити одержувачам через системи обміну документами – це позбавляє від необхідності багаторазової роздруківки документа і скорочує витрати на доставку.
За відомими реквізитами може бути знайдений як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження і стадії виконання документа.
За відомими реквізитами може бути знайдений як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження і стадії виконання документа.
Веб-клієнт може використовуватися у віддалених офісах територіально розподіленої організації або як основний клієнт, що забезпечує крос-платформенность і зручність адміністрування. Для роботи потрібен лише доступ в інтернет.
З використанням рішення співробітники будуть своєчасно отримувати накази і розпорядження для виконання. Контроль виконання управлінських рішень стане повністю прозорий.
- До мінімуму зводиться ризик втрати документів
- В 2 рази скоротиться час на підготовку і узгодження вихідного листа
- У 12 разів прискориться пошук місцезнаходження паперових документів
- В 2 рази прискориться підготовка інформації керівництву щодо виконання доручень
- На 20% збільшиться виконання доручень керівництва
