Технічне рішення «Планування відпусток» дозволяє виконувати наступні операції:
- Формування та узгодження графіка щорічних відпусток з урахуванням невикористаних днів відпустки за попередні робочі періоди;
- Оформлення та узгодження щорічної основної відпустки;
- Оформлення та узгодження додаткових відпусток відповідно до закону України «Про відпустки»;
- Формування наказів про відпустки;
- Формування звітів про хід планування відпусток.
Формування графіка щорічних відпусток
Щорічно, у встановлену дату в Компанії починається процес формування графіка відпусток на наступний рік. Система автоматично розсилає всім користувачам завдання на заповнення графіків відпусток.
Працівники, які мають облікові записи в Системі, самостійно створюють свої графіки щорічних відпусток. Графіки відпусток працівників, які не мають облікові записи, створюють відповідальні користувачі – табельщики.
Всі створені графіки працівників групуються по підрозділах і відправляються на узгодження керівникам структурних підрозділів.
Після узгодження графіків всіх структурних підрозділів по кожній службі / департаменту автоматично формується документ «Графік відпусток Служби / Департаменту», який відправляється на затвердження керівнику служби.
Після затвердження графіків всіх служб автоматично формується зведений графік відпусток організації, який відправляється на затвердження співробітнику відділу кадрів, відповідального за графік відпусток.
У будь-який момент відповідальний співробітник відділу кадрів може сформувати звіт з переліком працівників, які не створили графіки відпусток.
Довідник Графіки відпусток містить графіки відпусток співробітників. Записи в довіднику створюються окремо для кожного працівника.
Картка довідника Графіки відпусток містить реквізити, необхідні для планування щорічної відпустки і його розподілу — кількість днів в рахунок майбутнього періоду і за рахунок відпусток минулих років.
При створенні графіка співробітником Система контролює виконання умов:
- Планування проводиться на наступний календарний рік;
- Планування проводиться з урахуванням доступних залишків;
- Безперервна частина відпустки повинна бути не менше 14 днів;
- Облік святкових днів;
- Мінімальна і максимальна кількість днів планованої відпустки;
- Інші умови, передбачені корпоративним стандартом.
Для зручності користувача розроблений спеціальний інтерфейс календаря, безпосередньо в якому вибираються дати початку і закінчення запланованих відпусток.
За встановлену кількість днів до дати початку запланованої за графіком відпустки працівник отримує завдання зі вкладеною карткою довідника Відпустки. Картка відпустки створюється Системою автоматично на підставі даних, введених на етапі створення графіка відпусток.
Залежно від рішення працівника відпустка вирушає на узгодження з безпосереднім керівником або скасовується.
Після узгодження відпустки з керівником відповідальний співробітник відділу кадрів отримує завдання на формування наказу про відпустку.
Після виконання завдання на формування наказу інформація про відпустку передається в облікову систему.
Співробітники, які були прийняті на роботу після затвердження графіка відпусток компанії мають можливість вручну створити картку відпустки і відправити її на узгодження по типовому маршруту.
Для оформлення додаткової відпустки співробітники створюють записи в довіднику Відпустки і відправляють їх на узгодження по типовому маршруту.
Після узгодження з керівником і перевірки умов відпустки співробітником відділу кадрів відповідальний співробітник отримує завдання на формування наказу про відпустку.
Після виконання завдання на формування наказу інформація про відпустку передається в облікову систему.
Залежно від виду відпустки Система контролює виконання умов його надання:
- Облік залишків;
- Компенсований або без збереження заробітної плати;
- Наявність документів, що підтверджують право на відпустку;
- Перенесення відпустки на наступний рік;
- Поділ відпустки на частини;
- Облік святкових днів;
- Обов'язкове погодження з відділом кадрів.
Кожному виду відпустки відповідає одна або кілька підстав надання такої відпустки.
Для ведення залишків відпусток розроблений спеціальний довідник. Дані в довіднику Залишки відпусток заповнюються шляхом імпорту з облікової системи і оновлюються щодня за розкладом.
- Приведення процесу надання відпусток у відповідність до чинного трудового законодавства України;
- Отримання механізму контролю за дотриманням законодавства в частині надання відпусток;
- Скорочення часу на планування, оформлення та узгодження відпусток;
- Зниження особистих звернень співробітників у відділ кадрів та бухгалтерію.
