Управління проектною діяльністю компанії
- ведення всіх проектів компанії в єдиному зручному середовищі
- імпорт структури проекту з сформованого раніше плану-графіка в MS Project
- аналіз ходу виконання проектів
- розмежування прав доступу до проектів відповідно до політики конфіденційності в компанії
- розрахунок відсотка виконання проекту
- версійність структури проекту (за варіантами планів-графіків)
- швидке формування звіту про статус проекту
Управління проектним документообігом
- зв’язок документів зі структурою проекту
- швидкий пошук проектних документів
Управління ресурсами і трудовитратами за проектами
- постановка робіт виконавцям і контроль виконання
- фіксація фактичного виконання робіт із зазначенням трудовитрат
- аналіз планових і фактичних показників
- отримання звітності по плановому завантаженню персоналу і фактично виконаним роботам
Опис роботи
Робота з технічним рішенням «Управління проектною діяльністю» полегшує життя керівникам проектів, а також допомагає виконавцям робіт з проектної команди. Першим – рішення дає можливість планування, аналізу і постановки робіт, другим же – дає середовище для фіксації виконаних робіт, пошуку проектної документації та аналізу планового завантаження.
Робота над проектом
Основним інструментом для роботи є довідник Структура проектів, кожен запис якого характеризує конкретну роботу з того чи іншого проекту.
Наповнення даного довідника може відбуватися як імпортом з файлу MS Project, так і вручну керівниками проектів або виконавцями за допомогою майстра дій. Проектні роботи мають набір основних реквізитів (проект, стадія, етап, дати планового і фактичного початку і закінчення, планові і фактичні трудовитрати, виконавець, ініціатор), а також додаткові реквізити (6 довільних аналітик, тип робіт, статус, дата прийняття,% виконання ). На окрему вкладку винесена таблиця виконання, де фіксується факт виконання даної роботи.
Виконання робіт відбувається за типовим маршрутом «Робота над проектом». Завдання ставляться Керівниками проектів з карток робіт. Кожне завдання включає в себе посилання на запис довідника Структура проектів, а також перелік документів, пов’язаних з нею. У міру виконання Виконавець заповнює вкладку «Виконання» фактичними затратами і проставляє відсоток виконання на поточну дату.
Аналіз проекта
У картці кожного проекту є можливість розрахувати загальний відсоток виконання проекту за формулою:
Виконання проекту (%) =? (Тi (план) / Т (план) * Вi)
де
Тi (план) – планові трудовитрати по конкретній роботі;
Т (план) – сумарні планові трудовитрати по всьому проекту;
Вi – відсоток виконання конкретної роботи.
За допомогою угруповань, сортувань, фільтрації, виведення підсумків є можливість налаштовувати зовнішній вигляд довідника Структура проектів для отримання різних уявлень і аналізу необхідної інформації з вивантаженням в Excel.
Створення та пошук проектної документації
У картки проектних документів є можливість додати вкладку «Додаткові аналітики» з реквізитами, що посилаються на довідники проектів. Таким чином, для пошуку необхідних документів можна створювати папки-пошуку, користуватися кнопкою Документи у відповідних довідниках технічного рішення, а також використовувати спеціальний пошук «Пошук проектних документів».
Формування звітів
Основним звітом є «Звіт про статус проекту», який керівники проектів формують кожен місяць і підписують із замовником. З використанням технічного рішення «Управління проектною діяльністю» процес побудови такого звіту зводиться до мінімуму: вказується проект і дата звіту.
Для аналізу планового ресурсного завантаження використовується звіт «Зведена таблиця по контролю планового завантаження співробітників»
Для аналізу фактичного виконання робіт може використовуватися звіт «Зведена таблиця по виконаним роботам»
Бізнес-ефект
Використання технічного рішення «Управління проектною діяльністю» проектної організації дає ряд переваг:
- підвищується керованість і контроль термінів реалізації проектів, що дає можливість керівництву оперативно приймати управлінські рішення;
- підвищується зручність роботи з портфелем проектом за рахунок концентрації інформації по проектам в єдиному інтерфейсі;
- поліпшується планування проектів за рахунок оперативного аналізу ресурсного завантаження та імпорту план-графіків з файлів MS Project;
- поліпшується контроль виконання проектних робіт у встановлені терміни за рахунок використання механізмів WorkFlow;
- скорочуються ризики втрат проектних документів за рахунок використання єдиного сховища електронних документів і прив'язки документів до проектної аналітиці;
- збільшується повнота проектних робіт за рахунок фіксації не тільки робіт по план-графіку, але і позапланових робіт;
- скорочується час на пошук проектної інформації, документів, отримання звітності.
